グループウェアについて

組織内における情報共有やコミュニケーションを目的として、
いまや大企業だけでなく様々な規模の企業で導入されているグループウェア。
社内の情報やナレッジを全体で共有でき、チームやプロジェクトでの業務を
効率化できるグループウェアには、仕事に役立つ便利な機能が搭載されており
数多くのベンダーから製品が提供されています。
しかし、あまりにも種類や機能の数が多すぎて、最適なツール選びや導入メリットなどに
困っている方も多いのではないでしょうか？

グループウェアの基礎知識や導入メリット

オンプレミス型とクラウド型の違い、製品の選び方などをご紹介します。

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内での情報共有や
コミュニケーションを円滑にするためのソフトウェアの総称です。
メールやチャットの他に、スケジュール管理やファイルの共有、掲示板など
チームで仕事をする上で必要な機能を備えたものがグループウェアと呼ばれます。ドキュメントの共同編集やテレビ会議・ウェブ会議機能を備えた製品も出ています。

ビジネスに必要な機能が1つのソフトウェアに集約されており、
社員一人ずつにそれぞれアカウントを付与してネットワーク経由で利用します。以前はPCにソフトウェアをインストールして利用する方法が一般的でした。しかし、現在はウェブブラウザで利用するタイプが主流となっています。また、企業内にサーバーを立ち上げて導入する「オンプレミス型」から
インターネットを経由してサービスを利用する「クラウド型」のグループウェアへの移行が進んでいます。
今ではPCだけでなく、スマートディバイスを対象とするソフトウェアが主流となり
PCが無くても情報を共有することが可能となっています。

なぜ今グループウェアが必要とされているのか

今までは社内での情報共有といえば、手書きのメモを置く、職場のホワイトボードに予定を書き込む掲示板に周知文書を張り出すといった方法が一般的でした。しかし、メモやホワイトボード、掲示板では情報共有のスピードや範囲、確実性などの点で制限がありました。
では、グループウェアを導入した企業は、どのような理由から導入しているのでしょうか？

情報共有の遅れ・もれを防ぎたい

ホワイトボードに連絡事項を書き込む方法は
そのホワイトボードを社員が見に行かなければ情報は伝わりません。
掲示板を社内で回覧する場合は、全員に回るまでに時間がかかります。
会議や外出などで席をはずしていたり、社内にいなかったりする場合
オフィスの自席に戻るまで連絡事項が伝わらないため、情報共有に遅れが発生してしまいます。
また、きちんと情報が伝わったのかどうかがわかりづらい、多くの連絡事項が書かれていた場合はもれが発生しやすいなどの難点もあります。情報共有の遅れ・もれは、顧客対応の遅れや
トラブルの対応の遅れなど、企業の利益に直接の影響を与える可能性があります。

グループウェアを導入すると、毎朝定期的に確認すべき情報や業務予定
業務完了後の日報などを、すべて即時に配信して電子データとして残すことができます。
また、各自が自分の都合の良いタイミングで確認することができるため、連絡事項が伝わりやすく
もれを防げます。このような理由からグループウェアが導入されることが多いようです。

企業の成長に応じた情報共有の必要性に迫られている

社員の数が少なく、全員が1つのスペースで顔を合わせてコミュニケーションできる環境であればホワイトボードや掲示板で十分だと思われる方もいるかもしれません。ですが、企業が成長し、社員数が増えるのと同時に、一度に会社全体に情報を共有するのが難しくなりグループウェアの導入する企業は少なくありません。
また、支店が複数あり物理的な情報連携が難しい場合などにグループウェアを導入するケースも多くあります。

ペーパーレスを実現したい

掲示板の回覧やメモによる社内連絡は、情報を紙に書いて
（または印刷して）共有することが前提となります。
そのため、多くの紙が必要となり、紙や印刷のコストが発生するのはもちろん不要となった紙の処理にも手間や配慮が必要となります。
機密情報が書かれた書類を都度シュレッダーにかけたり
セキュリティに配慮した処分を行ったりする手間暇・コストを考慮すると
グループウェアを導入する方が安く、手間もかからないという点がメリットになります。

働き方の多様化に合わせた情報共有を行いたい

会社を構成しているのは、フルタイムで働く正社員だけではありません。
アルバイトやパート、育児や介護により短時間勤務の社員もいるでしょう。
また正社員の中にも、外出の多い営業職の社員や、内勤で1日PCと向き合う社員や店舗や工場・お客様先などの現場で働く社員など、働き方はそれぞれに異なります。

会社を構成するこれらのメンバー全員に確実に情報を届けるためには
従来の掲示板やホワイトボード、メモによる情報周知では不十分だと考える企業が増えています。
多様な働き手とのスムーズな情報共有のためにグループウェアを導入は今後さらに増えていきそうです。

グループウェアの導入で改善されるポイントと仕組みづくり

グループウェアを導入すると、どのような改善が見込めるのでしょうか？
グループウェアの導入は様々な業務効率の向上をもたらしますが
ここでは特に大きな改善が見込める3つのポイントと合わせてそれぞれの仕組みづくりについて
ご紹介していきます。

円滑なコミュニケーション

組織の中では様々なタイプのコミュニケーションが発生します。
全社への一斉情報周知、チーム内の連絡、他部署との連絡
離れた拠点との連絡などは、情報の対象や性質がそれぞれ異なるため
常に同じ連絡手段が正しいとは限りません。
グループウェアを導入すると、メールやカレンダー、ウェブ上の掲示板
ファイル共有などの機能を1つのシステムで利用することができます。
伝えたい相手や求められるスピード、情報の性質によって
これらのツールを使い分けて共有を行うことにより
スムーズなコミュニケーションが可能になります。
また、オンラインですぐに情報共有が行えるため、外出や打ち合わせなどで席を外すことが多い場合
それぞれの都合に合わせてタイムリーに情報を確認することができ、
情報共有の遅れやもれの改善を図ることができます。

情報周知の徹底

グループウェアの良い点は、アクセスできる環境さえあれば
誰もが必要な情報を入手できる点にあります。
業務に必要な情報を全員が確実に知ることができれば、日々の業務効率は大きく変わるでしょう。
また、それまでメールや電話、FAX、掲示板、ホワイトボードやメモなど　バラバラだった情報共有の手段を1つのツールに統一することができると、
どこに情報があるかが分かるようになるため、情報周知を徹底することができます。

例えば、アルバイトのシフト管理をメールで一斉送信を行うことも可能です。この場合の仕組みづくりとして、予め〆切を設けることが必要です。
希望のシフト提出締め切り日、仮の状態でのシフト開示、確定したシフト開示など確定までに段階を設けることで、シフトの微調整も可能です。
またリマインド設定を行うことで、アナウンスもれを防ぐことも可能です。

過去の履歴もデータとして、保存されているので提出が遅れがちの人や
シフト勤務に偏りがある人など、個々の情報を分析することで不公平感に対してもケアが可能です。

改めて、仕組みづくりのポイントとして期日を設けることが大切です。

業務の「見える化」と「脱・属人化」

グループウェアの一番の利点は、各自がそれぞれの範囲内でしか行っていなかった業務が自動的に「見える化」されることです。
たとえば、カレンダーを共有すると、チーム内の他のメンバーや
他部署のメンバーの予定が分かるようになり、予定の調整は格段に楽になるでしょう。誰がどのような業務を行っているのかが透明化するため、
管理者にとっても業務の状況把握や業務の割り振りが容易になり、
各自の報告を待たなくても良くなります。
また、個人が作成したファイルを共有して他の人が編集できるようにしたり
過去の資料を蓄積したりしておくことで、ナレッジの共有が進み、
個人ではなく会社全体で業務を進めることができるようになります。
グループウェアにより日々の業務状況や成果物などを共有することは、
業務の属人化を防ぎ、組織力を高めることにもつながると言えるでしょう。

上記で記載したようなシフト管理にカレンダー共有機能は有力です。
月事、日毎、時間事にシフト勤務を共有することで稼働時間の管理が可能です。

また、メール一斉送信の仕組みづくりで期日を設けることが必要と紹介しました。期日の共有もカレンダー上で周知可能です。

グループウェアの導入に関して悩んでいる場合、一度業務フローを洗い出すことをお勧めします。その中で時間が掛かることや二度手間になる業務があればその部分だけでもシステム化することで改善ができます。

必要のない機能まで盛り込んだグループウェアを導入してしまうと
新たなルールや業務が増えるばかりか、従業員への周知、ルール徹底などに
余計な手間が掛かってしまいます。

業務のボトルネックを特定したうえで
効果的なグループウェアの導入をすることは
会社や従業員の生産性を向上させるための有効な一手段だといえるでしょう。