タスク管理ツールを使いこなせてないと感じたら始めるタスクリセット法
個人タスクの管理ツール、使いこなせていますか?
私は使いこなせていませんでした。
いろんなツールを試し、なんとか使いこなそうという一心でした。
タスクを管理する、というタスクが1番大変なのです。
試行錯誤の結果、メモ帳とちょっとしたルールを設けることでタスク管理が楽になりました。
そのルールとは1日1回、全てのタスクをリセットする(消す)方法です。
名付けてタスクリセット法です。
なぜ使いこなせないか?
タスクリセット法の説明の前に、課題を理解しておきます。
なぜタスク管理ツールを使いこなせてないのでしょうか?
それは膨大なタスクを整理しなくてはいけない、と思い込んでるからではないでしょうか。
よくあるタスク管理ツールの機能です。
・タグやカテゴリー
・日付
・リマインダー
・優先度
・親タスク
・子タスク
これらを使いこなしてしまうことに必死になり、時間だけがすぎていきます。
その根本にある原因は完璧主義です。
完璧主義はスティーブ・ジョブズみたいな細部までこだわる人って思われがちですが、実は違います。
その実態は必要以上にプランを立てがちで、完璧にこなさないと次へ進めない人のことです。
…と偉そうに書きながらも、自分のことなので耳が痛いです。
この完璧主義の特徴を説明するのにはエメットの法則が最適です。
エメットの法則は 「タスクを先延ばしにすると、実際にタスクをこなすよりも多くの時間とエネルギーを消耗する」 というものです。
その原因は、 プランを完璧に作らないと取りかかれないため、先延ばしになってしまうからと述べられています。
完璧主義の傾向がある人は、なるべく綿密なプランを立ててから作業に取りかかろうとします。筆者も、学生時代に英語の勉強をしているとき、「もっと楽に英単語を覚えられる方法はないか？」「英文が読めるようになるコツはないか？」などと調べているうち、1日が終わってしまったという経験がありました。
https://studyhacker.net/rita-emmett-law
似たような経験はないでしょうか?
私はあります。毎日あります！
私もエメットの法則に当てはまる完璧主義な人間です。
そのためタスクの整理に時間を取られ、取り掛かるのに時間がかかってしまうという課題を感じていました。
走り出してからプランは決まる
しかし、世の中に完璧など存在しません。
どんなに綿密にプランを作っても、残念ながら途中でプランが変わることは頻繁にあります。
だとしたら、プラン作りはほどほどにして今すぐ取り掛かるべきです。
ざっくりとしたプランを立てたら5分でも10分でもいいから、走り出してみるのがベストです。
そのあと、「今やっていることは正しいのか」「もっと違うやり方があるのではないか」を考え直せばいいのです。
つまり理想的な状態はタスク管理などそこそこにして、とりあえず走り出してみよう、ということになります。
タスクリセット方を使えばそれができます。
タスクリセット法のシンプルな説明
この方法は誰でも今すぐに始められます。
1. 使うのはメモアプリならなんでもいい
2. メモのセクションを「Today」と「Task」の2つ作る
これだけで始められます。私はメモアプリとしてNotionを使っていますが、テキストが書けるならなんでもいいです。
私のNotionはこんな感じです。
TodayとTaskについてもっと詳しく説明していきます。
Today
ここには今日やることをリスト形式で書き出します。
ただのリストですが、重要なルールがあります。
1. 毎朝全てをリセットする(消す)。終わってなくても消す。
2. 追加削除は自由に行える
3. タスクをセクションやグループ化などはしない。あくまでもただのリスト。
Task
こちらもただのリスト形式ですが、Todayとは異なるルールがあります
1. 最大5個までしか追加できない
2. 日を跨いでもリセット(削除)しなくてOK
一見使いづらそうな制約をかけていますが、ルールはシンプルなので試せるはずです。
なぜこの方法がいいのでしょうか。
【Today】1日で消えるから完璧を諦められる
"Today"は1日で消えます。
誰も1日で消えるものを完璧に整理しようとはしません。
そして毎朝タスクを作り直します。今日行うタスクだけを考えればいいため、無駄な整理を行うことはありません。
また、急に入ってきたタスクも"Today"に追加すれば明日にはなくなってしまうため「明日やろう」が減ります。つまり、すぐに取りかかれるということです。
やっていると感じますが、自然と"Today"は具体度の高いタスクを作るようになってきます。
【Task】とは言っても覚えておきたいタスクもある
こんなツッコミがきそうです。
「タスク管理はタスクを忘れないためにやっているので、1日で消えてたら意味ないよ」
ごもっともです。その解決策として"Task"セクションがあります。
"Task"は翌日でも消えないのでやろうとしていることを書いて置けます。
しかしその上限に制約があります。5個という上限があるため本当に重要なことを抽象的なタスクとして作成します。
5個であれば整理する必要がなく(あったとしても時間がかからない)、"Today"に集中することができます。
まとめると。
長くなってしまったのでまとめます。
便利すぎるタスク管理ツールを使いこなせず時間を浪費していました。
ならばタスクを必要以上に管理する必要のない環境を作ってしまえ、というのがタスクリセット法でした。
ただ、その制約に従った行動を取らないといけないため、自制心が必要なのは否定しきれません。
毎朝タスクをリセットするのは名残惜しい気持ちもあります。
慣れの問題もあるでしょうが、メモアプリで行うのはベストな解決策ではないのです。
幸いにも私はアプリを作って物事を解決していける人間なので、この斬新なタスク管理方をもっと気軽にできるようなものを作っていきたと考えています。
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最後までありがとうございました。