面接の日程調整が意外とクリエイティブな業務だと思う理由をまとめてみた
面接の日程調整というと定型業務と思われがちですが、やってみると実はかなり頭を使う、クリエイティブな業務なのではないかと思っています。
その理由について、まとめてみました！
日程調整は選考フローのペースメーカー
まず大前提として、選考の日程を決めるということは、選考フロー全体のペースを決めるというとても重要なタスクであり、候補者さまの選考体験にも影響があるわけです。
候補者さまごとに状況が違うため、ペースが早ければ早いほどいいとも限りませんし、もちろん時間がかかりすぎてもいけません。
通常、転職活動では複数の候補企業を同時に受けることが多いです。
そうなると、自社の候補者さまが受けている他社の選考スケジュールを把握しながら、比較検討のされ方や自社の志望度への影響などふまえて、どのタイミングでどの選考を設定するとよいのか考える必要があります。
そして複数の候補者さまが選考に進んでいる場合、そういった個々の候補者さまの状況を把握しながら、どの候補者さまの選考をどのタイミングで実施するとよいのか、進行中の選考全体をふまえて個別の日程を決めることになります。
つまり、日程調整は選考フローのペースメーカーとして、戦略的におこなう必要があるのです。
同時に満たすべき条件が多いのに、機械的に判断しづらい
なんといっても、日程を決める際に考慮しなければいけない条件の多さは、日程調整がクリエイティブであると思う理由のひとつです。
パッと思いつく条件を挙げてみます。
・候補者さまの希望スケジュール
・面接官のスケジュール
・面接前後でフォローに入る人事のスケジュール
・戦略的に理想のタイミング
・会議室の空き状況
・対面実施かリモート実施か
条件が多いだけならツールの力でなんとかなりそうですが、これらの条件が機械的に判断できないうえ、採用成功にも影響を及ぼす点で調整者の判断力が求められる気がしています。
たとえば「面接官のスケジュール」。
特定の面接官が、複数ポジションの面接官を兼任していることは少なくありません。
ひとりの面接官の空き日程に複数ポジションの日程候補が重なってしまったときは、どちらのポジションの面接を優先するか？という視点も必要です。
また、面接官のカレンダーを見て空いているように見えても、実はその前にも面接が連続していたり、前の予定からの移動時間を考慮しないといけなかったりと、機械的に決められない場合もあります。（このあたりはカレンダーの入れ方ルールを決めるなどで標準化できますが、完璧に浸透させるのは簡単ではありません）
「戦略的に理想な実施タイミング」についても、たとえば他社からすでにオファーを受けている方の選考を進めるときは、他社の内定承諾期限を考慮する必要があったり。複数の候補者さまが進んでいる場合は、それぞれの選考のペースに差が開きすぎないようにするなど、状況に応じて考えなければいけません。
このように、多くの条件を満たしつつ、個別の事情に沿って判断が必要になるんですね。
スピードが求められる
選考のペースは「早ければ早いほどいいとは限らない」と書きましたが、候補者さまにとって、日程連絡は早ければ早いほどいいです。
つまり、上記のような判断を「なる早」で求められます。
日程調整に時間がかかっている間に他社の選考で候補者さまの予定が埋まってしまい、自社の選考が後回しになってしまうかもしれないですし、そうはならなくても候補者さまをお待たせしてしまうからですね。
関係者全員に確実に伝わるところまでが日程調整
日程が無事に決められても、それを全関係者にただしく伝えるところまでが日程調整です。
とくに、候補者さまへのご連絡には、日程を確実に伝えることはもちろん、オンラインツールを使う場合のURLや、面接前にお読みいただきたい参考情報などのご案内など、スムーズに面接をおこなうための工夫も大切です。
内容が固定の部分はテンプレートを活用しつつ、カスタマイズすることもあるかもしれません。
ミスが許されない
これだけ複雑な条件を満たしながら、スピーディな判断をもとめられることにくわえ、ミスが許されないきびしさがあります。
当然ですが、日程調整にミスがあると、関係者に大混乱を招きます。
「予約システムの操作を間違えて違う日を選んでいた」
「ダブルブッキングをしてしまった」
候補者さまはもちろん、社内の関係者にも迷惑がかかってしまいます。
このようなオペレーションミスはツールの活用で大幅に減らせるとは思いますが、候補日程をこちらで選んで送る場合など、どこかで人が入ればミスの余地はあります。
自動化への道のりはまだ遠い？
わたし自身は、昨年に育休も挟んでおり採用実務からしばらく離れていたため、いろいろ思い出しながらまとめてみました。
こうしてみると、自動化や効率化ができそうな余地はありつつも、やっぱり人が判断しないといけないことが多いなと感じます。
そして、「人」といっても誰にでもできるわけではなく、選考体験や選考全体の状況、候補者さまの状況などを注意深く把握していないとできないなとも思いました。
もしかしたら「そんなの××で解決できるじゃん」みたいな話があるかもしれませんので、もし思いついた方や「こんなやり方してるよ！」みたいなのがあれば教えてください。
お読みいただきありがとうございました！