人材紹介サービスを活用して採用を成功させるためにやっていること
こんにちは。フィードフォースで人事をしていますいくみんと申します。人事・採用界隈ではリファラル採用やオウンドメディア採用など、自社の力で採用する手法に主流が移りつつありますが、並行して人材紹介も利用している企業はまだまだ多いのではないでしょうか。弊社では新卒採用で人材紹介を利用していますが、その中で人材紹介の効果を最大化するために取り組んでいることをご紹介したいと思います。私は中途採用もやっていますが、中途採用に応用できる点も多いかと思いますので、新卒中途問わず何か参考になることがあれば幸いです。
※この記事はフィードフォース Advent Calendar の8日目の記事です。前回は ごろうさんのマネーリテラシー向上のススメでした。若手向けに書かれたお金のお話ですが、人事として労務に関わるようになったことをきっかけに社会保険や年金といったトピックにより関心を持つようになってきた頃だったので、非常に興味深く読ませてもらいました。20代若手社会人の方、ぜひご覧ください！
「人材を紹介してくれるサービス」と考えない
具体的な取り組みを紹介する前に、人材紹介を利用する際の心構え的な部分について、少しだけお話しさせてください。そもそも、人材紹介サービスを「人材を紹介してくれるサービス」だと考えてしまうと、採用成功のために必要な視点が抜け落ちやすくなると思っています。「紹介してもらう」こと自体はサービスの中身として間違いありません。ただ、最終的なゴールは紹介会社も自社も、ターゲットの候補者にミスマッチなく入社し、活躍してもらうことであるはずです。人材紹介会社はそのための出会いを提供することが主な役割になるかと思いますが、お互いにこのゴールをブラさずに協力体制を築くことが重要です。
そして何より、出会い～入社後の活躍に至るまでの長い道のりを、自社と紹介会社が二人三脚で創っていくというスタンスが一番大事だと思っています。もちろん、認知をして応募に至るまでは紹介会社がメイン、その後は自社がメインで動いていくことにはなりますが、そのような分担をしつつも、フロー全体を通してとことん協力することで採用成功にぐっと近づきます。最近は候補者の紹介のみならず、説明会のコンテンツや選考フローの設計などトータルにコンサルティングまでしてくれるような紹介会社も増えてきますが、人事側として選考フロー全体を通じて紹介会社を巻き込んでいくスタンスを私も持つようにしています。
準備で9割決まる！紹介スタートまでにやっておくこと
さて、前置きが長くなりましたがいよいよ具体的な取り組みについて紹介します。書き出してみるとほとんどが紹介スタート前の準備に関することで、いかに準備が大事かということが浮き彫りになりました。
・採用方針の整理
紹介会社の利用有無にかかわらず必ず行うことにはなりますが、紹介会社にしっかりと共有できるよう、採用計画・求める人材像・紹介数の目標など要点をまとめて資料にしておきます。初めてお世話になる会社がある時は、ミッションや事業内容、社風などそもそも自社について知ってもらうための情報も整理しておくと安心です。
・キックオフの実施
基本的なことではありますが、弊社では紹介を依頼する会社の担当者の方と、紹介開始の約1か月前にキックオフにて採用方針のすり合わせを行います。前年から継続してお世話になる場合も、採用計画や社内の最新の状態を伝えるために必ず実施します。事前にアンケートでその他確認したいことを聞いておくと、準備がしやすく便利です。
▼キックオフ資料の一部
・候補者情報の共有方法・仕組みの整備
紹介会社にとって一番負担になりやすく、かつ紹介開始後のPDCAに欠かせないのが候補者情報の共有ではないかと思います。オンラインで管理表を作成したり、情報共有用にチャットツールを利用したりとやり方は色々あると思いますが、選考結果や次回日程をなるべくリアルタイムに伝え、できればフィードバックも候補者ごとに共有できる仕組みがあるとスムーズです。弊社では今年から紹介会社とのやりとりに Slack を導入し、弊社側の候補者管理表の更新内容を紹介先ごとに自動で通知するような仕組みにチャレンジししています。
▼Slack での日程調整完了通知
・紹介促進のためのコンテンツ作成
キックオフでは主に企業担当者（営業）の方と実施することが多いですが、実際に候補者に紹介する立場のアドバイザーの方々が紹介しやすくなるよう、紹介促進のサポートも重要です。弊社では、内定者に実施する選考体験と就活のアンケート結果をもとに匿名ですが内定者プロフィールを作成し、人物像をイメージしやすくしています。
それ以外だと去年は選考フローの入り口である採用セミナーの予告編のようなスライドを作成していたのですが、紹介促進材料として好評をいただいたため今年はオウンドメディアで記事にしました。
紹介開始してからはひたすらPDCAを回す
上記のように準備をしっかりして、いよいよ紹介を開始し始めたら、定期的に現状を確認しながら順調に進んでいること、改善できること、新しくやっていくことを確認します。
・定例ミーティング
実はお恥ずかしながら定例はこれまでやり切れてはおらず、今年こそはと準備をしている取り組みです。候補者の細かい情報共有は常日ごろから行いつつも、一定の期間でご紹介いただいた候補者の選考状況や合格率などをみながら、翌月以降ご紹介いただく際に改善できる点はないか？を確認する場です。よりターゲットイメージを持っていただくためにできることや、自社側の候補者フォローで改善できることなど、双方で改善できそうなことをリストアップします。
・魅力付け作戦会議
選考を通過した候補者が出たら、紹介会社の方と作戦会議を行い内定承諾までの道筋を一緒に考えます。弊社では2次選考以降で行っていることが多いですが、候補者の方にとってのミスマッチを防ぎ、納得してご入社の決意をしていただくために伝えるべき情報は何か、どのような社員と会っていただくとよいか、相談する場です。先述の候補者情報の共有がきちんとできているとこの段階がスムーズになりますね。この場を設けることで、どのような仮説のもとにどのようなアクションをしてどのような結果が出たのかが蓄積されるので、それをもとにアプローチの質を高めていくことができます。
自社採用へのシフトにもプラスになることがたくさんある
こうやって書き出してみると、基本的なことがほとんどでした。ただ、このように人材紹介サービスをしっかりと活用するために念入りに準備し、ガッツリと巻き込んで協力体制を築くことは自社の採用力そのものの向上にもつながると感じています。最初から最後まで紹介会社の方と二人三脚で主体的に取り組むと、紹介会社様からのフィードバックも幅広い視点でいただけるようになり、自社だけでは気づけない改善点が見つかるのです。実際に、候補者情報の共有方法や採用セミナーの内容については紹介会社の方からのフィードバックをもとに改善した点が複数あります。
すべては候補者のために！
いかがでしたか？特別なことはあまり見つかりませんでしたが、ポイントとしては紹介会社にお任せではなく、二人三脚で主体的に取り組める工夫を行うことです。もちろんそれは採用を成功させるためでなのですが、結果的には候補者の方の体験を向上させ、ミスマッチなく入社いただくことにつながります。売り手市場が強まる中、次々と新しい採用サービスが生まれていますが、採用成功のカギははやり自社が主体性を持ってコミットすることだと感じています。特に紹介サービスはサービス内容自体に大きな差があるものではないので、利用する側の工夫次第で結果も大きく変わってくるのではないでしょうか。
8月ごろから上記の準備を少しずつ進めてきて、いよいよ選考が本格開始する時期になったので、自分のふりかえりもかねてやったことをまとめてみました。少しでも参考になることがありましたら幸いです！