データベースを始めよう（１）

みなさん、こんにちは
いきいきパソコンの山田です。

社内のデータの管理をどうされていますか？
Excelで管理されている方が多いのではないでしょうか。Excelは一人でデータを管理するには問題がないのですが、複数の人でデータを活用するにはあまり向いていません。

一番の問題は、Excelは複数の人が同時編集するようには出来ていないからです。共有されたファイルを開いた時、「使用中のファイル　XXX.xlsxは編集のためロックされています。」というメッセージが表示されることがあります。これは、社内の誰かが先にファイルを開いてしまっているときに表示されます。

また、Excelは自由度が高いのでフォーマットを変更されやすいので、メンバーのシートを統合するときに問題が発生します。

データは集めて、皆で再利用しなければ蓄積する意味がありません。そして、データを集めるのは皆で同じフォーマットで管理することが重要です。これを行うのにデータベースがぴったりなのです。

データベース製品は、Access、Oracle、SQL Server、MySQL、Postgreｓ、SQLiteなど多くの製品があります。この中で始めやすいのはAccessだと思います。Accessは１つの製品の中にデータベースとフォームとレポートが入っているので非常に便利です。フォームやレポートを作っているときにデータベースへアクセスできないということがないので初心者でも使いやすくなっています。

Accessは、OfficeのPro版に含まれています。もし、Accessを持っていない場合は最低１ライセンスはOfficeのPro版を購入する必要があります。そこでオススメなのがMicrosoft365 Bussiness Standerdです。

Microsoft365では、１ユーザで５台のPCかMacにインストールすることが出来ます。PCとMacを持っている方ならどちらにもOfficeアプリをインストールすることが出来ます。常に新しいバージョンが利用できるのもオススメポイントです。

１ユーザだけ購入したら、他の人はどうするの？と思われるかもしれませんが、Accessにはランタイム版というものがあります。こちらは無料で誰でも使用できますが、デーブル・フォーム・レポートを作成することが出来ません。データの加工は各自のエクセルで行うようにすれば良いと思います。

次回からは、データベースについて少しずつ説明していきます。