【 JC論考 】 会議は、「一座建立」 ② ｜ 会議時間を短くするには？
会議は、「一座建立」
みんなでより良い場にする
茶道の言葉に「一座建立」という言葉があります。
これは、主客（招く側と招かれる側）がお互いに思いやる心を持ち、「その場をより良いものにしたい」という気持ちで通じ合うこと、主客一体となって座を盛り上げることを意味します。
「一座」とは、集まりの一席、同席の者全部。
「建立」とは、築き上げること。
会議も正に同様で、全員の協力がなければ、会議の質を高めることも、会議の時間を短くすることもできません。
例えば、決める会議の「理事会」を2/1に開催する場合、JCI猪苗代では、原則次のようなスケジュールになります。
■ 五役会（理事長、監事、副理事長などによる上役会）
① ［1/18］エントリー
・開催7日前。
・副理事長より上程内容を専務理事に連絡。
・専務理事はエントリーに基づき、会議案内やアジェンダを作成。
② ［1/20］会議資料提出
・開催5日前。
・専務理事は内容を確認し、誤字脱字、リンクエラー、コンプライアンスなど不備をチェックし、アジェンダを作成。
③ ［1/21］五役会案内
・開催4日前。
④ ［1/22］アジェンダ展開
・開催3日前。
・五役者は資料を確認し、質問や意見を「意見書」に入力。
・各委員会は「意見書」を確認し、対応できるところは対応する。
⑤ ［1/25］五役会開催
・理事会1週間前。
・協議。
■ 議案の修正・対応
⑥ ［1/25-1/28］フィードバック・対応
・五役会終了後直ちに。
・五役会の質問や意見を副理事長から委員長へフィードバック。
・委員会で検討、対応。
■ 理事会
⑦ ［1/28］理事会案内／会議資料提出
・開催4日前。
・専務理事は内容を確認し、誤字脱字、リンクエラー、コンプライアンスなど不備をチェックし、アジェンダを作成。
⑧ ［1/29］アジェンダ展開
・開催3日前。
・理事者は資料を確認し、質問や意見を「意見書」に入力。
・各委員会は「意見書」を確認し、対応できるところは対応する。
⑨ ［2/1］理事会開催
・協議／審議。
一人ひとりの「準備」の問題
何か一つ遅れが生じると、トコロテン式に遅れていき、結果的に会議中に資料に目を通すことになり、時間が取られます。
そして、その場で質問や意見を考えるため、的を射た意見が出にくく、会議の質も落ちてしまいます。
会議が「ムダ」に長くなり、質も落ちると、イヤになってきます。
こうなってしまうと、負の連鎖です。
一人ひとり役割を担っています。
一人ひとりが役割を果たすことで、初めてシステムが機能します。
それぞれがプライベートや家庭、仕事があり、その合間を縫って、時間を作って活動しています。
それに対して、思いを遣り、敬意を表す必要があり、まず行動で示す必要があります。
決められた期日を守る。
事前に資料を確認し、質問や意見をまとめておく。
つきつめれば、これだけです。
そもそも、五役会などの上役会の開催、エントリー、案内、アジェンダ、議案書フォーマットといったシステムは、議論や事業の質を上げるため、会議時間を短くするための工夫です。
こうしたシステムに問題があるのであれば、改善することができます。
会議が「ムダ」に多かったり、長くなっているのだとしたら、それはJCの問題ではなく、一人ひとりの「準備」の問題ということです。
■ 一人ひとりの準備
◯ 委員会を計画的に開催し、事業設計の精度を上げる。
◯ エントリー、会議資料提出、会議案内、アジェンダ展開の期日を守る。
◯ 期日までに出欠返信する。
◯ 事前に資料に目を通し、質問や意見を「意見書」にまとめる。
ここで「あれ？会議時間は短くなるかもしれないけど、その分自分の時間が削られるんじゃない？」と気づく人もいると思います。
はい。その通りで、「みんなの時間」を大切に、有意義なものにするためには、一人ひとりが自分の時間を使って入念に準備するしかありません。
だからこそ、会議は、「一座建立」であって、お互いを思いやり、敬意を払わなければなりません。
特にJCの場合は、お金という対価を受け取って行っているわけではなく、むしろ、自己投資として会費を納めて活動していますので、なおさらです。
なぜ、JCは会議が多く、長くなりがちなのか？
それは、「新しいことに挑戦するから」です。
基本的にJCでは、その時々の情勢や問題意識に応じて、課題を設定し、新しい事業を行います。
ですので、一からメンバーのコンセンサスを得、動機づけしなければなりません。
過去に似た事業があったり、他のJCの事業を参考にできることもありますので、全てが「0→1」というわけではありませんが、それに近いことを行いますので、事業設計にも時間がかかります。
ただ、これは必要な過程・時間ですので、決してムダなことではありません。
ただ、会議をスムーズに進めるための押さえておくべき勘所はあります。
決める会議のポイント
決める会議である理事会の場合、主に［やる意義／実行性／ブランドイメージ］といったところが問われます。
◯ やる意義
背景・目的が明瞭かつ具体的で、JCとしてやる意義があり、「そうだね、これはやらないとね！」というコンセンサスが得られ、メンバーを動機づけできるか。
◯ 実行性
手法が具体的で実効性（なぜそうしたのか理由が分かる）があり、実施にあたって必要となる関連資料が整っており、「これなら良い事業ができそうだね！」と実現がイメージできるか。
◯ ブランドイメージ
会として発出される内容や資料などの体裁が格好良く、コンプライアンスが守られ、「きちんとしてるなあ」とブランドイメージが高められるか。
事業計画立案にあたっては、このポイントを押さえておくと、会議で余計な質問や意見が少なくなり、事業の質を高めるための建設的な意見が出やすくなります。
是非、意識してみてください。
人間は、不確実な生き物
人間は不確実な生き物です。
体調不良や仕事でのトラブルなど様々な事情により、決められた通りにできないことはあります。それも仕方のないことです。
そういうときは、相談しましょう。
「どうしたの？」と声をかけましょう。
お互いを思いやる心は忘れたくないものです。
実際の組織で、様々な立場で、様々な人間関係の中で、こうした基本的な姿勢が学べるのは、プライベートや家庭、仕事においても貴重な経験になると思います。
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宮澤重嗣／MIYAZAWA Shigetsugu
會津藩祖保科正之公を始め、歴代會津藩主を祀る「土津神社」禰宜。
「幸福感受性の回復」という使命のもと、健やかな人間形成に資する會津武士道の矜持である「義」の心の発信に努めている。