忙しい先生必見！Chat GPTで学年便りを手早く完成させるコツ

はじめに

保護者に向けた学年便りや案内文を書くのって、どうしてこんなに大変なんでしょう？

伝えたいことはたくさんあるのに、うまく文章にまとまらなかったり、「この敬語で大丈夫かな？」と不安になったり…。
結果として、「文章を考えるのが面倒だな」と思ってしまい、学年便りの作成がついつい後回しになっていませんか？

実は、私自身も同じような悩みを抱えていました。
「もっと簡単に、でもきちんとした文章を作りたい」
そんな気持ちを抱えながら、時間のない中で何とか仕上げる日々…。気づけば、いつもギリギリで仕上げてはため息をついていました。

しかし！「ChatGPT」を使い始めてから、そんな悩みが驚くほど解消されたんです！

プロンプト（指示文）を入力するだけで、私が欲しかった文章案が数秒で出てくるようになりました。
敬語や言葉遣いも適切で、保護者にわかりやすく伝わる文に仕上がるので、ほとんど手直しをせずにそのまま使えるんです。

今回は、そんなチャットGPTの活用方法を、学年便りを例にご紹介します。「これならできる！」と感じていただける内容になっていますので、ぜひ参考にしてみてください！

Chat GPTの基礎的な紹介については以下の記事で紹介しています

学年便りの基本構成は？

学年便りを作成するとき、次のような構成をよく使いませんか？

一般的な構成例
1. タイトル（季節やテーマに合わせたもの）
2. 挨拶（季節感や最近あったエピソード）
3. 今月の行事（具体的な日時や内容）
4. 持ち物（行事や準備に必要なもの）
5. 時間割（特別なスケジュールや変更点）

これをそのままチャットGPTに入力すると、簡単に草案ができあがります。

実際にプロンプトを使って作成してみましょう！

以下のプロンプトをそのままチャットGPTに入力してみてください。

プロンプト例

「『ひまわりだより』3月号を作成してください。以下の構成に基づいて文章を作成してください。
1. タイトル：『ひまわりだより 3月号』
2. 挨拶：3月らしい挨拶と最近のエピソード（例春の花を探しにいきました
　　　　など）を含めてください。
3. 今月の行事：卒業式と春休みについて日程を入れる。
4. 持ち物：行事に必要な持ち物を入れる。

これを入力すると、以下のような学年便りが生成されます。

生成された例文：ひまわりだより 3月号

タイトル：ひまわりだより 3月号

こんにちは！早いもので3月を迎え、春の暖かさを感じる季節となりました。今年度もいよいよ終わりを迎えますね。
先日、クラスのみんなと校庭で春の花を探しながら、季節の変化を楽しむひとときを過ごしました。子どもたちの笑顔に、春の訪れを感じています。

今月の行事
• 卒業式：3月○日（○曜日）10:00～12:00 体育館にて行います。ぜひ保護者の皆様もご参加ください。
• 春休み：3月△日～4月△日までです。新年度に向けて楽しい時間をお過ごしください。

持ち物
• 卒業式の日には、上履きやハンカチをご用意ください。
• 春休み中は、毎日の生活リズムを整えながら、読書や外遊びを楽しんでください。

時間割作成をさらに効率化！

時間割やスケジュールの記載は、保護者にとっても重要な情報ですよね。ただ、手作業で日付や曜日を確認するのは意外と面倒です。
チャットGPTなら、指定した月のカレンダーを正確に作成し、時間割を簡単に整えることができます！

以下のプロンプトを入力してみてください。

「2025年3月の2週目と3週目のカレンダーを作成してください。日付と曜日を正確に記載してください。 表形式で出力してください。 また、日付、曜日、活動内容を午前と午後に分けて列を作ってください。
・月曜日は午前：生活単元　午後：音楽
・火曜日は午前：美術　午後：個別課題
・水曜日は午前のみの授業で自立活動
・木曜日は午前：国語　午後：個別課題
・金曜日は午前：算数　午後：個別課題 」

すると、以下のような表が生成されます。

このように、日付や曜日を正確に反映した表形式の時間割が一瞬で完成します。カレンダーを基に予定を入力するだけで、保護者にもわかりやすい学年便りが仕上がりますよ！

以上が、チャットGPTを使った学年便り作成の具体的な方法です。
この方法を使えば、文章作成の負担が大幅に軽減され、他の業務に時間を割くことができます。ぜひ試してみてください！

有料記事ではさらに効率化の具体策を紹介します！

ここまで読んでいただき、「Chat GPTを使えば学年便りが簡単に作れる！」と思っていただけたのではないでしょうか？
でも、こんな声が聞こえてきそうです…

• 「とは言っても、うちの学校には決まった学年便りの書式があるんです！」

• 「4月に新しく作るならいいけど、既存のフォーマットに合わせるのは結局手間がかかる…」

そうなんです。学校の書式は意外とクセモノですよね。内容を考える負担が減ったとしても、フォーマットに合わせる作業が面倒に感じる方も多いはずです。

実は私も同じ悩みを抱えていました。そこで試行錯誤しながらたどり着いたのが、**「今使っている書式に合わせて効率的に作る方法」や、「移動中にスマホで素早く作業をして、学校で簡単に共有する方法」**です！

有料記事でご紹介する内容

• 既存のフォーマットを使って効率的に学年便りを作る方法
  学校で使われている既存のフォーマットに、Chat GPTで生成した文章をスムーズに組み込むテクニックを解説します。
  フォーマットを事前にChat GPT用に調整することで、手間なく内容を埋め込むことができ、作業時間をさらに短縮できます！

• スマホで便りを効率よく作成＆学校で共有する方法
  移動中や隙間時間を活用して、スマホだけで学年便りを作成する方法をお教えします。作成した内容はそのまま学校の共有フォルダやシステムにアップロード可能。どこにいても効率的に便りが作れる実践的な方法を紹介します。

少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ有料記事もご覧ください。
「既存のフォーマットを活用した効率化の方法や隙間時間の活用法をもっと知りたい！」という方に役立つ内容をたっぷりと詰め込んでいます。
記事へのご感想やご意見もお待ちしていますので、ぜひ見ていただけると嬉しいです！

[有料記事はこちらから]

通勤時間を有効に！既存のフォーマットを使って効率的に学年便りを作る方法

私が通勤時間中にChat GPTを使って学年便りのほとんどを完成させる方法をご紹介します。
この方法を使えば、学校に着いてからはパソコンで少し修正するだけで完成します。