【なぜなぜ分析で、あなたのスキルを磨こう！】#23

ある日の出来事から始まる、あなたの成長物語

あなたは、ある地方自治体の職員として日々業務に励んでいます。ある日、部署内で小さなミスが発生しました。上司からは「なぜこんなことが起きたのか、原因を究明し、再発防止策を考えなさい」と指示されます。

「原因なんて、もうわかってるよ…」

そう思ったあなたは、とりあえず目についた問題点をいくつか指摘しました。しかし、上司は「それは表面的な原因に過ぎない。もっと深く掘り下げて、根本的な原因を見つけ出す必要がある」と返答します。

さて、あなたならどうしますか？

なぜなぜ分析で、問題解決のプロへ！

なぜなぜ分析とは？

「なぜなぜ分析」とは、問題が発生した原因を「なぜ？」という問いを繰り返すことで、根本的な原因を特定していく手法です。まるで玉ねぎの皮を一枚ずつ剥いていくように、問題の核心に迫っていくのです。

5つの観点で原因を探る

なぜなぜ分析を行う際には、以下の5つの観点から原因を探ることが有効です。

1. 人: 誰が、どのような状況でミスを犯したのか。

2. 物: どのような道具や設備が使用されていたのか。

3. 方法: どの手順で作業が行われたのか。

4. 環境: 作業が行われた場所や時間、周囲の状況はどうか。

5. 管理: 関係者間のコミュニケーションや、マニュアルの整備状況はどうか。

実践！あなたの部署でなぜなぜ分析を始めよう

例えば、先ほどの小さなミスをなぜなぜ分析で考えてみましょう。

• なぜミスが起こったのか？ → 手順書が分かりにくかったから。

• なぜ手順書が分かりにくかったのか？ → 専門用語が多く、図が少なかったから。

• なぜ図が少なかったのか？ → 作成者が図を描くスキルがなかったから。

このように、なぜという問いを繰り返すことで、問題の根本原因は「手順書の作成者のスキル不足」ということが分かります。

プロンプト紹介

# 実行指示
{具体的な事象の詳細} をもとに、なぜなぜ分析を用いて予想とは違う現状の根本原因を特定し、今後の対応策を検討してください。分析は、以下の5つの観点（人、機械、材料、方法、環境）を考慮して行ってください。

# 前提条件:
- タイトル: 組織における問題解決：なぜなぜ分析を用いた根本原因特定と対応策策定
- 依頼者条件: 組織内において、問題解決や業務改善に取り組むすべての人。
- 制作者条件: 問題解決、業務改善、なぜなぜ分析の基礎知識がある専門家
- 目的と目標: 予想とは違う現状に対して、なぜなぜ分析を用いて根本原因を特定し、効果的な対応策を策定し、実行すること

# なぜなぜ分析
- 問題解決や改善のために、問題の根本原因を探求する方法です。
- 問題に対して「なぜ？」を繰り返し問いかけることで、表面的な原因ではなく、真の要因を明らかにします。
- ５つの観点（人、機械、材料、方法、環境）から分析することで、多角的な視点を得ることができ、より効果的な対策を立てることができます。

# なぜなぜ分析の手順:
1. 問題の定義:  発生した事象、現状を具体的に記述し、分析の対象を明確にする。
2. なぜなぜ分析の実施:  
    - 問題に対して、なぜ？ を5回繰り返し、深堀していく。
    - 各「なぜ？」に対して、以下の5つの観点から具体的な原因を検討する。
        - 人:  人的要因（知識、スキル、経験、体調、注意散漫、モチベーションなど）
        - 機械: 機械や設備の不具合、故障、設計上の問題、老朽化など
        - 材料: 材料の品質、劣化、保管方法、入手経路など
        - 方法: 作業手順、マニュアル、ルール、教育訓練、情報共有など
        - 環境:  作業環境、照明、温度、湿度、騒音、人間関係、組織文化など
3. 根本原因の特定:  5回の「なぜ？」を繰り返すことで、事象の根本原因を特定する。
4. 対策案の検討:  
    - 特定された根本原因に対して、以下の手順で具体的な対策案を検討する。
        - 複数の対策案を brainstorming する。
        - 各対策案の実施可能性 (費用、時間、人的資源など) を評価する。
        - 効果と実現可能性を考慮し、最適な対策案を選択する。
5. 実行と検証:  
    - 選択した対策案を実行する。
    - 実行後、効果を検証し、必要があれば対策案を修正する。


# 出力:
| 問題 | 5つの観点からの原因 | 
|---|---|---|---|---|
| なぜ？1 |  |  |  |   | 
根本原因
対策案
実施可能性

#ユーザー入力
{ユーザーが入力した具体的な事象の詳細}}=
”””
新しいデジタル技術が浸透しない。興味を示さない
”””

あなたの成長を後押しする、なぜなぜ分析

なぜなぜ分析は、単なる問題解決の手法にとどまりません。この手法を身につけることで、あなたはより深く物事を考え、論理的に判断できるようになるでしょう。そして、それは、あなた自身の成長に繋がります。

「でも、私なんて…」と不安に思うかもしれません。しかし、なぜなぜ分析は、特別なスキルや知識が必要なわけではありません。大切なのは、「なぜ？」というシンプルな問いを繰り返すこと、そして、諦めずに考え続けることです。

さあ、あなたも今すぐ、なぜなぜ分析を始めませんか？あなたの部署で発生した小さな問題から、大きな問題まで、あらゆる場面で役立つはずです。