ビジネス英文メールまとめ
海外で働く時に困るのが、その土地ならではのビジネスマナー。
中でも英文でメールを出す際などに、どのような書き出しが良いか、どのように結べば良いかなど地味に毎回迷ってしまう。
例えば、書き出しと結びについては以下のような例がある。
◯書き出しの表現
・相手がよく知らない場合や初めて連絡する場合
"Dear [Name],"（親愛なる[名前]様、）
これは、一般的でフォーマルな書き出しです。相手のフルネームが分かる場合はフルネームを使用し、役職が分かっている場合は役職を添えても良いでしょう。
"Dear Sir/Madam,"（拝啓、）
相手の名前が不明な場合に使われますが、かなりフォーマルな表現です。
・相手と親しい関係がある場合
"Hi [Name],"（こんにちは、[名前]さん、）
これは、もう少しカジュアルな書き出しで、相手と親しい関係がある場合に適しています。
"Hello [Name],"
（こんにちは、[名前]さん、）
フォーマルさを保ちながらも、フレンドリーな印象を与える表現です。
・メールの目的を明確にする場合
"I hope this message finds you well."
（このメールが[あなた]に無事届いていることを願います。）
これは一般的な書き出しで、少しフォーマルなニュアンスがあります。
"I am writing to inquire about..."
（[件名]についてお伺いしたくメールいたしました。）
メールの目的を迅速に伝えたい場合に使用されます。
◯結びの表現
・フォーマルな結び
"Sincerely,"（敬具、）
これはフォーマルなメールの一般的な結びの表現です。特に、初めての相手やあまり親しくない相手に適しています。
"Best regards,"
（どうぞよろしくお願いいたします、）
ややフォーマルですが、少し親しみを込めた表現です。
・カジュアルな結び
"Best,"（よろしく、）
「Best regards」の略で、カジュアルなやり取りに適しています。
"Kind regards,"
（よろしくお願い申し上げます、）
相手に対して好意的で、やや親しみを込めた結びの表現です。
・特別な場面での結び
"Thank you for your time and consideration."
（お時間とご配慮に感謝いたします。）
何かをお願いしたり、相手の協力を求める場合の結びとして使用されます。
"Looking forward to your response."
（ご返信をお待ちしております。）
返事を期待していることを伝えたい場合に使われます。
◯注意点
文化的な違い: 各国の文化やビジネスマナーによって、適切な書き出しや結びの表現が異なることがあります。例えば、アメリカでは比較的カジュアルな表現が好まれる一方、イギリスや日本ではよりフォーマルな表現が一般的です。
メールの内容に合わせる: メールの内容や目的に応じて、適切な表現を選ぶことが大切です。たとえば、クレーム対応の場合はより丁寧でフォーマルな表現が求められることが多いです。
毎回迷うことなく適切な表現を選べるように、いくつかのフレーズを覚えておくと便利です。
ということで、英文でメールを送る時の基本的な表現などを自分のためにまとめてみることにした。
実際に自分が困ったシチュエーションなどを参考にしつつ、AIに記事を執筆してもらったので、あくまでも参考程度にご覧ください。
1. 初めてのコンタクト
ビジネスメールの第一印象は大事です。初めてのメールでは、相手に良い印象を与えるためのフォーマルな表現を使います。
Subject: Introduction from [Your Name]
メール本文:
Dear [Recipient's Name],
I hope this message finds you well.
My name is [Your Name], and I am [Your Position] at [Your Company]. I am writing to you regarding [specific purpose of your email].
I look forward to your response.
Best regards,
[Your Name]
件名: [あなたの名前] からの紹介
メール本文:
[受信者の名前] 様
お世話になっております。
（このメッセージがお手元に届きましたら幸いです。）
私の名前は [あなたの名前] で、[あなたの会社] の [あなたの役職] を務めています。[メールの具体的な目的] についてお知らせいたします。
ご返信をお待ちしております。
よろしくお願いいたします、
[あなたの名前]
2. 返信の際の定型文
返信の際も、適切な表現を使うことで、コミュニケーションがスムーズになります。
Subject: Re: [Original Subject]
メール本文:
Dear [Recipient's Name],
Thank you for your email.
I appreciate you reaching out about [specific topic]. In response to your inquiry, [provide relevant information or answer].
Please let me know if you need any further assistance.
Kind regards,
[Your Name]
件名: Re: [元の件名]
メール本文:
[受信者の名前]様
ご連絡いただきありがとうございます。
[具体的なトピック]についてご連絡いただき、感謝いたします。ご質問にお答えいたしますと、[関連情報や回答を提供]。
何か他にお手伝いできることがございましたら、お知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
3. フォローアップ
メールのフォローアップは、相手にリマインダーを送る時に使います。ビジネスメールでは礼儀正しさが大切です。
Subject: Follow-up on [Previous Subject]
メール本文:
Dear [Recipient's Name],
I hope you are well.
I am following up on my previous email regarding [specific topic]. I wanted to check if you had the chance to review [document, proposal, etc.] and if you have any questions or need further information.
Thank you for your attention to this matter.
Best wishes,
[Your Name]
件名: [前の件名]についてのフォローアップ
メール本文:
[受信者の名前]様
お世話になっております。
先日の[具体的なトピック]に関するメールについて、再度ご連絡させていただきます。お送りした[ドキュメント、提案書など]をご確認いただけましたでしょうか。ご不明点や追加の情報が必要な場合は、お知らせください。
本件にご対応いただき、誠にありがとうございます。
どうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
4. 謝罪のメール
ビジネスシーンでは、誠実な謝罪が信頼を築きます。
Subject: Apology for [Specific Issue]
メール本文:
Dear [Recipient's Name],
I am writing to apologise for [specific issue or mistake]. I understand the inconvenience this may have caused, and I sincerely regret the error.
We are taking steps to ensure this does not happen again and would like to offer [compensation or solution, if applicable].
Thank you for your understanding.
Yours sincerely,
[Your Name]
件名: [具体的な問題]に関するお詫び
メール本文:
[受信者の名前]様
この度は、[具体的な問題やミス]についてお詫び申し上げます。この件でご不便をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
同様のことが再発しないよう対策を講じております。また、[補償や解決策がある場合はその内容]をご提案させていただきます。
ご理解いただきますようお願い申し上げます。
敬具
[あなたの名前]
5. 感謝の意を示す
感謝のメールもビジネスでは重要です。簡潔に、しかし心のこもった言葉を使いましょう。
Subject: Thank You for [Specific Reason]
メール本文:
Dear [Recipient's Name],
Thank you very much for [specific action or favor]. Your assistance is greatly appreciated and has been very helpful.
I look forward to working with you again.
Warm regards,
[Your Name]
件名: [具体的な理由]に対するお礼
メール本文:
[受信者の名前]様
[具体的な行動やご厚意]をしていただき、誠にありがとうございます。ご協力に深く感謝申し上げます。非常に助かりました。
またご一緒にお仕事できることを楽しみにしております。
心より感謝を込めて
[あなたの名前]
6. 会議や打ち合わせの案内
会議の案内メールでは、日程や場所を明確に伝えることが重要です。
Subject: Meeting Invitation: [Meeting Topic]
メール本文:
Dear [Recipient's Name],
I would like to invite you to a meeting on [meeting date] at [time]. The purpose of the meeting is to discuss [meeting agenda or topics].
Please confirm your availability or let me know if you require any adjustments.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
件名: 会議のご案内: [会議のトピック]
メール本文:
[受信者の名前]様
[会議の日付]の[時間]に、会議にご参加いただきたくご案内申し上げます。会議の目的は、[会議の議題やトピック]について議論することです。
ご都合をお知らせいただくか、調整が必要な場合はお知らせください。
ご返信をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
7.英文メールの定番フレーズ
書き出しの定番フレーズ
一般的な書き出し
・I hope this email finds you well.
（お元気でしょうか）
・Thank you for your email.
（メールありがとうございます）
・I am writing to...
（～について書いています）
・I am contacting you regarding...
（～に関してご連絡しています）
・I am reaching out to...
（～についてご連絡しています）
相手がよく知らない場合や初めて連絡する場合
・Dear [Name],
（親愛なる[名前]様、）
一般的でフォーマルな書き出し。相手のフルネームや役職が分かる場合は併用可。
・Dear Sir/Madam,
（拝啓、）
相手の名前が不明な場合のフォーマルな表現。
相手と親しい関係がある場合
・Hi [Name],
（こんにちは、[名前]さん、）
カジュアルな書き出しで、親しい関係に適しています。
・Hello [Name],
（こんにちは、[名前]さん、）
フォーマルさを保ちながらフレンドリーな印象を与えます。
メールの目的を明確にする場合
・I hope this message finds you well.
（このメールが[あなた]に無事届いていることを願います）
一般的で少しフォーマルな書き出し。
・I am writing to inquire about...
（[件名]についてお伺いしたくメールいたしました）
メールの目的を迅速に伝えたい場合に使用。
自己紹介のフレーズ
・My name is [名前], and I work for [会社名] as a [役職].
（[名前]と申します。[会社名]で[役職]を務めています）
・I am [名前] from [会社名]'s [部署名] department.
（[会社名]の[部署名]部門の[名前]です）
・Allow me to introduce myself. I am [名前], the [役職] at [会社名].
（自己紹介をさせていただきます。[会社名]の[役職]、[名前]です）
依頼・お願いのフレーズ
・Could you please...?
（～していただけますか？）
（例）Could you please send me the report by tomorrow?
（明日までにレポートを送っていただけますか？）
・Would it be possible for you to...?
（～していただくことは可能でしょうか？）
（例）Would it be possible for you to review this document by the end of the day?
（今日中にこの書類を確認していただくことは可能でしょうか？）
・I would greatly appreciate it if you could...
（～していただけると大変助かります）
（例）I would greatly appreciate it if you could provide feedback on the proposal.
（提案に関するフィードバックをいただけると大変助かります。）
・I was wondering if you could...
（～していただけないかと思っています）
（例）I was wondering if you could help me with the presentation preparation.
（プレゼンテーションの準備を手伝っていただけないかと思っています。）
情報提供のフレーズ
・I am writing to inform you that...
（～をお知らせします）
（例）I am writing to inform you that the project deadline has been extended.
（プロジェクトの締め切りが延長されたことをお知らせします。）
・I wanted to let you know that...
（～をお伝えしたく思います）
（例）I wanted to let you know that I have completed the report.
（レポートを完成させたことをお伝えしたく思います。）
・Please be advised that...
（～をご了承ください）
（例）Please be advised that the office will be closed on Friday for maintenance.
（金曜日にメンテナンスのためオフィスが閉鎖されることをご了承ください。）
・Please note that...
（～にご留意ください）
（例）Please note that the meeting time has been changed to 3 PM.
（会議の時間が午後3時に変更されたことにご留意ください。）
返信・フォローアップのフレーズ
・Thank you for your prompt response.
（迅速なご返信ありがとうございます）
（例）Thank you for your prompt response regarding the budget.
（予算に関する迅速なご返信ありがとうございます。）
・As per our previous conversation...
（先日の会話に関連して～）
（例）As per our previous conversation, I have updated the project timeline.
（先日の会話に関連して、プロジェクトのスケジュールを更新しました。）
・Following up on our discussion...
（先日の議論に関連して～）
（例）Following up on our discussion, I wanted to share the final draft of the report.
（先日の議論に関連して、レポートの最終草案を共有したいと思います。）
・I wanted to touch base with you about...
（～について連絡を取りたく思います）
（例）I wanted to touch base with you about the upcoming conference.
（今後の会議について連絡を取りたく思います。）
添付ファイル・リンク送付のフレーズ
・Please find the attached file...
（添付ファイルをご確認ください）
（例）Please find the attached file containing the latest project updates.
（最新のプロジェクト更新内容が含まれている添付ファイルをご確認ください。）
・I have attached...for your reference.
（参考までに～を添付しています）
（例）I have attached the meeting minutes for your reference.
（参考までに会議の議事録を添付しています。）
・The link to the document can be found below:（書類へのリンクは以下の通りです）
（例）The link to the document can be found below: [insert link here].
（書類へのリンクは以下の通りです：[リンクを挿入してください]。）
日程調整・会議設定のフレーズ
・I would like to schedule a meeting to discuss...
（～について会議の日程を設定したいです）
（例）I would like to schedule a meeting to discuss the new marketing strategy.
（新しいマーケティング戦略について会議の日程を設定したいです。）
・Please let me know your availability.
（ご都合の良い日時をお知らせください）
（例）Please let me know your availability for a meeting this week.
（今週の会議のご都合の良い日時をお知らせください。）
・Can we set up a call to discuss...?
（～について電話で話し合えますか？）
（例）Can we set up a call to discuss the budget changes?
（予算の変更について電話で話し合えますか？）
締めのフレーズ
フォーマルな結び
・Sincerely,（敬具、）
初めての相手やあまり親しくない相手に適した一般的なフォーマルな結び。
・Best regards,
（どうぞよろしくお願いいたします、）
ややフォーマルで、少し親しみを込めた表現。
カジュアルな結び
・Best,（よろしく、）
「Best regards」の略で、カジュアルなやり取りに適しています。
・Kind regards,
（よろしくお願い申し上げます、）
相手に対して好意的で、やや親しみを込めた結びの表現。
特別な場面での結び
・Thank you for your time and consideration.（お時間とご配慮に感謝いたします）
何かをお願いしたり、相手の協力を求める場合に使用。
・Looking forward to your response.
（ご返信をお待ちしております）
返事を期待していることを伝えたい場合に使われます。
・Please do not hesitate to contact me if you have any questions.
（ご不明な点がありましたら、お気軽にご連絡ください）
質問があれば連絡を促す際の表現。
・I look forward to hearing from you soon.
（お返事をお待ちしています）
返事を早く欲しい旨を伝える際の結び。
謝罪のフレーズ
・I am writing to apologise for...
（～についてお詫び申し上げます）
（例）I am writing to apologise for the delay in responding to your email.
（メールの返信が遅れてしまったことについてお詫び申し上げます。）
・I sincerely regret...
（～について心よりお詫び申し上げます）
（例）I sincerely regret any confusion caused by the error in the report.
（レポートの誤りによって引き起こされた混乱について、心よりお詫び申し上げます。）
・Please accept my apologies for...
（～についてお詫び申し上げます）
（例）Please accept my apologies for the oversight in the project schedule.
（プロジェクトスケジュールの見落としについてお詫び申し上げます。）
・I am sorry for any inconvenience this may have caused.
（ご不便をおかけして申し訳ありません）
（例）I am sorry for any inconvenience this may have caused during your work.
（この件によりお仕事にご不便をおかけしましたこと、申し訳ありません。）
感謝のフレーズ
・Thank you very much for...
（～について大変感謝しています）
（例）Thank you very much for your support on the recent project.
（最近のプロジェクトでのご支援に大変感謝しています。）
・I am grateful for...
（～に感謝しています）
（例）I am grateful for your advice on the proposal.
（提案に関するアドバイスに感謝しています。）
・Many thanks for your assistance with...
（～についてご協力いただき、誠にありがとうございます）
（例）Many thanks for your assistance with the event planning.
（イベントの企画にご協力いただき、誠にありがとうございます。）
・I appreciate your help with...
（～についてご支援いただきありがとうございます）
（例）I appreciate your help with the client meeting arrangements.
（クライアントとの会議の手配についてご支援いただきありがとうございます。）
提案のフレーズ
・I would like to suggest that we...
（私たちが～することを提案します）
（例）I would like to suggest that we extend the deadline by one week.
（締め切りを1週間延長することを提案します。）
・Perhaps we could...
（おそらく～するのが良いかもしれません）
（例）Perhaps we could consider an alternative approach to the project.
（おそらくプロジェクトに対して別のアプローチを検討するのが良いかもしれません。）
・How about...（～はどうですか？）
（例）How about we schedule a follow-up meeting next week?
（来週、フォローアップの会議を設定するのはどうですか？）
・It might be a good idea to...
（～するのが良いかもしれません）
（例）It might be a good idea to review the contract terms before proceeding.
（進める前に契約条件を確認するのが良いかもしれません。）
同意のフレーズ
・I agree with you that...
（～についてあなたに賛成です）
（例）I agree with you that we should focus on improving customer service.
（顧客サービスの改善に集中すべきだという点であなたに賛成です。）
・I concur with your point of view.
（あなたの見解に同意します）
（例）I concur with your point of view regarding the marketing strategy.
（マーケティング戦略に関するあなたの見解に同意します。）
・That sounds good to me.
（それは良いと思います）
（例）That sounds good to me. Let’s proceed with the plan.
（それは良いと思います。その計画で進めましょう。）
・I am on board with...（～に賛成します）
（例）I am on board with the proposed changes to the project timeline.
（提案されたプロジェクトスケジュールの変更に賛成します。）
否定的な内容の伝え方
・Unfortunately, we cannot...
（残念ながら、私たちは～できません）
（例）Unfortunately, we cannot approve the budget increase at this time.
（残念ながら、現時点で予算の増加を承認することはできません。）
・I am afraid that...
（～について申し訳ありませんが）
（例）I am afraid that we will have to postpone the meeting.
（申し訳ありませんが、会議を延期しなければなりません。）
・Regrettably, we will not be able to...
（残念ながら、私たちは～できません）
（例）Regrettably, we will not be able to participate in the conference this year.
（残念ながら、今年の会議に参加することはできません。）
・It is not possible to...
（～することは不可能です）
（例）It is not possible to accommodate your request for an earlier delivery date.
（早めの納品日のご要望に応じることは不可能です。）
8.最後に
英語メールは、相手に良い印象を与え、ビジネスをスムーズに進めるための重要なツールです。
これらのフレーズを使いこなせば、メールのやり取りがもっとプロフェッショナルに、そして効率的になることでしょう。
ここまで読んでくださりありがとうございました！
上記はあくまでもAIが作成したまとめなので、実際に使ったり、現地の方の表現に触れる中でアップデートしていけたらなと思います。
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※記事内の画像は筆者個人が撮影したものか、生成AIにて生成しています。
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