大学生のファイル管理術
大学生は日々、大量のレジュメとレポートに埋もれながら生活をしています。すると絶対に一度は「必要なファイルがない！」という問題に直面します。そんな時に毎回PDFをダウンロードしているのは非効率的ですよね！
そこで今回は、私がどのようにファイル管理をしているのかをご紹介します！
ファイル管理はクラウドを使う！
最初の極意はファイル管理にはクラウドを使うことをお勧めします。おそらく多くの大学でクラウドが学生に無料でライセンス付与されていると思います。私が通っている早稲田大学ではBoxが容量無制限で使えるようになっています。他にもGoogle DriveやOne Driveなど何かしらあるはずです。
クラウドはいろんな端末からアクセス可能
クラウドをお勧めする1番の理由はやはり色々な端末からアクセスできること。PCで見ていたPDFをiPadで見たり、移動中にスマホで確認することだってできます。Webでも確認ができるので学校の備え付けPCでもメールを送ることなくファイルが開けます。文章作成も最新版が常にさまざまな端末で見れるので効率が上がること間違いなし！
ちなみにiPadは大学生にとてもおすすめです！ 気になる方はチェックしてみてください
PCが故障した時にも安心
私は在学中に一度PCを落として修理に出したことがあります。電源がつかなくなりそのまま工場に送ったためデータはもちろん返ってきませんでした。しかし、私は資料のほとんど全てをBoxに入れていたため、重要なものは全てなくなりませんでした。
新しいPCのセットアップもログインするだけでそのままフィアルが戻ってくるので超簡単、あっという間に終わります。バックアップ取るのも面倒なのでクラウドを使わない手はない！
以前にはおすすめパソコンの記事も書いているのでそちらも是非！
エクスプローラーやファインダーの中でファイル管理ができる
意外と知られていませんが、多くのクラウドサービスではWindows PCであればエクスプローラーに、Macであればファインダーにそれぞれサービスを登録することができます。するといつもと同じようにファイルを保存したりショートカットを作成したりできます。私もBoxをエクスプローラーに入れて活用しています。
注意点
そんなクラウドサービスですがいくつか注意点があります。
①ネット環境がないと使えない。
クラウドサービスはWi-Fiやモバイル通信がある場合にしか使えません。ただ大学生にとってはそこまでネックにはならないはずです。キャンパスや家にはWi-Fiがある場合が多いでしょう。電車の中や出先で作業したい場合にはあらかじめダウンロードすれば良いのです。
②大学側が管理している場合がある
これはあくまで大学のサービスになります。なので、大学側からクラウドの中にアクセスできる場合が多いです。なのでプライベートの写真や機密文書は保存しない方が良いでしょう。
③卒業するとデータが消える
卒業するとライセンスが消えてしまうのでクラウドの中のデータは無くなってしまします。そのため卒業時に残しておきたいデータはバックアップをとりましょう。
授業ごとにフォルダをつくる
授業名のフォルダをつくる
PCのデフォルトではワードなどで作った文章は自動的にドキュメントに、WebからダウンロードしたPDFなどはダウンロードファイルに入ってしまいます。しかしそこに放置したまま溜めているとそのうちに探せないほどの大量のファイルでうめくつされてしまいます。検索機能もないので過去の資料を探すのは困難になるでしょう。
そこでおすすめするのが授業名ごとのファイル管理です。例えば「微分積分学」と呼ばれる科目があれば「微分積分学」というフォルダを作り、そこに授業のファイルを全て入れていきます。すると無くしがちだった大事なファイルも無くしません。
授業回数でファイルをつくる
そして私が実践しているのが授業名のファイルの中に授業回数のフォルダを作りそこに授業資料や課題をまとめています。例えば第一回の授業の内容はNo.1のフォルダに入れるといった感じです。このように管理することであとで内容を見返したいときに便利です。そして15個であれば同じフォルダに入っていても見失うことなく一覧で管理できるので、同じフォルダにあるファイルの情報量を減らすという意味でもとてもおすすめです。
ファイル名はしっかりつける
そしてファイル名もしっかりとつけるようにしましょう。私はレジュメは講義回数を、レポートでは何を書いたのか必ず書くようにしています。立ったひと手間で何がどこにあるのかわかるようになるのでここは手間を惜しまずに！ （ファイルを選択した状態でF2を押すとファイル名を変えられます！）
ちょっと応用機能
ここからはちょっと面倒だけれど生産性が爆上がりする応用機能を紹介します。
デスクトップに時間割
上のように授業名のファイルを作ると、デスクトップに時間割を作成することができます。やり方は簡単です。
①授業名ファイルのショートカットをデスクトップに作る。
※直接デスクトップに作るとクラウドに保存されなくなるので注意※
②ショートカットを時間割の形に並べなおす。
以上の手順で簡単にデスクトップに時間割型のファイルを作ることができます。時間割の確認にも使えるので便利ですね！
PDFの表紙を開かずに閲覧（Windows)
たくさんのPDFに埋もれていると、どれがどんな資料だったか資料名からは思い出せず結局すべてのPDFを開いて確認、なんてことになってしまいます。そこで便利なのがAcrobatのPDFのサムネイルプレビュー機能になります。
Adobe AcrobatはPDFファイルアプリとして多くの人が使っているものになります。本当に便利なのでこれも是非ダウンロードしてほしいのですが、意外と使われていないのがサムネールプレビュー機能です。
この機能はエクスプローラーで中アイコン以上の大きさの表示にするとみることができます。是非活用してみてください！
まとめ
今回は大学生が一度は直面するファイル管理術を紹介しました。PCの中が整理できていると、モチベーションにもなるし社会人になってからも絶対に役に立ちます。これを参考にしながら、効率よく大学生活を送りましょう！