何故か忙しい状況を脱する考え方。【緊急度と重要度】103日目

2021年4月19日 21:06

こんばんは。今日は何か忙しい日でした。

カウンセラーはカウンセリング以外にもいろいろとやることがありまして。。もちろん、皆さんもお忙しいことは承知の上ですが、今日はぼやかせて下さい。笑

そんなこんなで。今日は忙しい状況を脱却するために私が普段行っているタスク管理についてお話します。

ちなみにとある著書の考え方を応用していますので、その辺も予想してみてください◎

▽タスクを緊急度と重要度の高低で分ける

皆さん、やらなければいけない事があった際にどのように優先順位を決めていますか？

・タスクの発生した順番
・クライアントからの要望
・上長からの指示

など様々な決め方があるかと思います。

私の基準としては、重要度と緊急度の高低で考えるようにしています。

・報告書の処理、作成
・クライアントからのメール
・部下、同僚からの相談への返答

など様々なタスクに今日は包まれた一日でしたが、これらを緊急度と重要度の高さで振り分け、一つ一つ取り組んでいきました。

忙しい、、と言われている方の多くは、緊急度も重要度も高いタスクを取り組んでいるイメージがありますが、実はそうではないケースが多い場合もあります。

例えば、本日中に作成しなければならない報告書の作成を行っていた際に、クライアントからメールがあったため、迅速に返信をした。

というケースがあったとします。

一旦見ると普通の流れの様に感じますが、本当にそのメールはすぐに返す必要があるのかどうか。という事がポイントとなります。

もちろん、メールを蔑ろにして良いという訳ではありませんが、相手からのアクションによって自分の優先順位が乱されてしまうと、人は忙しいという状態に陥りやすくなってしまいます。

双方の関係性もありますので、その都度重要度が変わって来る場合もありますが、何でもかんでも、相手からのアクションで仕事の優先順位が変わってしまっている方は、

「これは今すぐに取り組むべきことなのか？」

と、考えてから実践してみてください。

よし！優先順位は決めた！と意気込んでタスクに取り掛かっている最中、またもクライアントからメールが。

あれ？優先順位はどうしたんだっけ？？とりあえずメール返すか、、

と、ならないようにも、決めた優先順位は可視化する事をお勧めします。

私はデスクの横にホワイトボードを置いているのですが、必ずそこにメモをし、終わったら消す。という事を行なっています。

目的は2つ。

・タスクが増えたときに順位の組み替えをしやすい
・終わって消す快感が良い

これはやったことのある方であればわかっていただけるかと思います。

ぜひお試しください。

今回は7つの習慣から引用して記事を書いていきました。
私もこの考え方を実践するようになってから、パニックに陥ることが少なくなりました。

皆さんも様々なタスク管理をされているかと思いますので、コメントなどで紹介頂けると嬉しいです！