ビジネスメールに時間がかかりすぎるという悩み、ありませんか？
みなさんは、仕事上のメールを書く時はどのくらい時間をかけていますか？
仕事で毎日使っているビジネスメールは、自分なりのやり方があるので、それに費やしている時間の感覚が薄れている人も多いのではと思います。
私は性格からだと思いますが、結構メールに時間がとられていると感じています。
きっぱりと「苦手宣言！」できます・・。
(;^ω^)
自由に表現できるこのnoteを書く時ですら、何度も読み返して、
「これで大丈夫かな～。
漢字の変換が間違ってないかな～。
ココ、やっぱりちょっと書き直そう・・・」
なんて、文章や表現にねちねち迷ってしまってるのです。
まあ、noteやブログはこんな風に悩みながら時間をかけるのも楽しみなので良しとしましょう！
(^o^)丿
しかし、私はビジネスメールでもこんな風に悩んで書いていることが多く、
「こんなに時間かけてやることなのかな～？」
と、疑問が湧いてきました。
リモートワークが増えたことで確実にメールでのやり取りが増えており、私は早急に「秘策」を探し始めました。
(*´ω｀)
「秘策」を伝授していただいた本がこちらです！
『テレワーク時代のメール術』
平野友朗さんの著書です。
私が、ビジネスメールの秘伝として心に留めた部分をご紹介します。
【メールに時間をかけすぎない】
文章を考える時間と入力する時間の両方を減らしましょう。
単語登録やテンプレートを使えば、入力する時間が短くなるので、メール作成の時間を大いに短縮することも夢ではありません。
これは、すでにやっている方も多いでしょう。
初めにひと手間かけることで、後がすべて楽になるなら着手しない手はないと痛感しました。
【絶対に間違ってはいけない誤字脱字を見なおす】
重点を置いてチェックするのは次の箇所です。
・人名、会社名
・製品名などの固有名詞や型番
・金額
・数量
・日付
私の経験談です。
以前、お仕事を依頼しようと考えていた会社からのメールで、請負金額が桁違いで間違っていたことがありました。
（5万円が50万円という感じです）
50万円が間違いなのは明らかだったのですが、この間違いに気が付かないならお仕事を依頼するのが恐いなと思い、やんわり断った経験があります。
(;^ω^)
自分もやらかさないようにしたい肝の部分ですね。
【良いメールの定義】
相手からの質問が出ないくらい情報が網羅されていて、かつ無駄な情報が一切ない。
良いメールはその目的と、いわゆる５W1Hが伝わる内容を目指せばよいのだと思いました。
丁寧な言葉づかいや敬語の使い方に気を取られているよりは、必要十分な中身が大切なのですね。
(^^♪
ビジネスメールは伝達のために利用するものではあると思いますが、文面から相当のコミュニケーションがとられているとも感じます。
受け取ったメールを読んでいると、なんとなく「上から目線を感じる」とか「この人、責任回避するつもりだな」とか、ビンビン伝わることがありませんか？
文章だけのコミュニケーションはやっぱり難しいと思います。
ご紹介した本の中では文章などスキルだけではなく、コミュニケーションに配慮した具体例も多く参考になりました。
「TO・CC・BCC」の使い分けなども、いまさら聞けない内容のアドバイスもありました。
私のようにお悩みの方がいらっしゃれば、一読をお勧めします。
(*´ω｀)
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