20201208 【書評】段取りの教科書

はじめに
段取りとは、仕事の目的を定め、突発的なことも先回りして 時間通りに完遂させることです。今回紹介する本「段取りの教科書」(水野 学 著)では、仕事のタスクなどを段取りするために意識すること・準備することについて記載されています。
この本では自身が 特に 重要だと思った箇所を抜き出して説明いたします。
※ 再度書き換えるかもしれません。 by 12/9

【キーワード】
●ルーティン化する
● 達成後の姿をリアルに想像する
● タスクを細かく洗い出し、時間を割り当てる


1. 目的地を決める
目的を決めるときや 目的をもとに行動するときのポイントについて下記説明いたします。
● 目的地を決めるとき大切なのは、「想像すること」
　 → 完成形をリアルに想像することが重要です。
想像するときのポイントとして下記があります。
・本当にこれでいいのか、もっと良い方法がないか
・これをやることで誰が喜ぶか、何と言っているか

目的達成後を想像することで、本当にこのやり方で目的達成すればいい方向に進むのか 考え直すことができます。

● 人に依頼されたような場合は、疑う/依頼通りする必要があるか考える
本書では下記のような例を記載しております。
例. あのモミの木を切ってくれと依頼をされた場合、、、
- 本当に木を切ってよいのか考える。
- 木を切ってほしい という依頼主の意図を理解し、もっと良い方法があるかもしれないと考える。
といったように いわれた通りやるのではなく、「疑う」ことが重要です。

また木を切ったその後 (ex. 5年後、10年後・・・) について 考え、木を本当に切ってよいか/切るならどの方向が良いのか など 考察することが重要です。（行動する前に立ち止まって考えることが重要）
　　　

2. 目的地までの地図(プロセス)を考える
2.1 パターン化について
仕事において重要なのは、パターン化であると本書には記載しております。
例えば、毎週 この時間に 何をするといったことが決まっているならば、先にスケジュールを押さえておくことや この日はこの仕事をすると決めてしまうなど が当てはまるかと思います。
パターン化し、自らのルーティンを決めることにより、物事を決定する回数を減らし、生まれた余裕で 仕事などの質を上げることができます。

2.2 段取りする前の準備について
物事のプロセスと関連して、段取りする前の準備が必要となります。
段取り前の準備として 本書で 取り上げられていた下記2点を 記載します。
・事前に関係のあることをリサーチする(小冊子ができるレベルにリサーチ)
　- 相手にインタビューすることも大切
・関係のない知識も増やしておく

上記2点を意識する上で重要なのは、「格好つけない、恥ずかしがらない、わかったふりをしない」です。
私も 以前は 知らないことで 色々と 人に言われることを恐れていましたが、極力人に聞く・調べるを意識するようにしています。

3．目的地まで最短距離で進む
3.1 タスクの締め切りについて
タスクを割り振られた状況のとき、まずはこのタスクについてどれくらいの時間がかかりそうか 考え、時間を決める必要があります。(本書では時間ボックスに入れると表現)
タスクに締め切りがある場合は、まずプレ締め切りを作りましょう。この時必要なのは、締め切りについてできることなら上司や会社の同僚に相談することです。(締め切りがない場合でも 自分で締め切りを設定しよう)
例: 1週間かかると見込んだ場合、プレ締め切りから1週間前にタスクを開始する

3.2 タスク実施におけるPOINT
本書で記載されている タスク実施のPOINT を 下記にまとめました。

● 重いタスクか軽いタスクかで測るのではなく、時間がかかるタスクかそうでもないタスクかで考える。
→ テトリスの要領でタスクをいつやるか割り当てる

● バッファは確実に含める (30分のタスクであれば、割り込みも含めて45分といった形)

● スケジュールは3時間ごとに見直す

● 段取り表を作ろう
下記の要素をもとに段取り表を作成することで、段取りよくタスクを遂行できます。
・やるべきリストを全て並べる
・締め切りとプレ締め切りを確認する
・やるべきリストの所要時間を設定

4. 脳に余白を作る
やることは下記の要領で自分の頭の外に出してしまい空白を作ることで、ゴールを考えたり、アイデアを考えたりすることに 頭を使うことができます。
・紙に書く
・スマホに入力する
・人に振る

5. チームへの声のかけ方について
チームに対する対応に関して下記2点が特に印象に残りました。
● 時間に限らず、数字で考えることは大切
　ex. アドバイスなどするとき「頑張ろう」と声をかけるだけでなく、「〇年後にこうなれるよう頑張ろう」と声をかける
→ 明確に進む道が分かり行動しやすくなる

● チームで活動する場合、相談の時間をルーティンに組み込めるようにする
　→ 困っている点などあればそこで改善し、効率化につなげる

まとめ
●ルーティン化し、選択の回数を減らす
● 達成後の姿をリアルに想像する
● タスクを細かく洗い出し、時間を割り当てる

以上