e-signatureで契約締結をした

人生を情熱的に刺激的に荒々しくジェット中島です。

冒頭から激しいやりとりから始まる。

(北の聖地の某所にて・・・)
ジェット
「オレは怒っている！お前は怒っているのか？」

クロサワこと、某氏
「怒ってますよ！」

ジェット
「誰にだ！？」

クロサワこと、某氏
「全日に行った武藤です！」

ジェット
「おめえはそれでいいや！」

というやりとりがあったとか無かったとか。

でもオレは怒っているのには違いない！
何に怒っているのかは下記で明らかになる。

決して全日に行った武藤に怒ってい無いことだけは伝えておく。

はじめに

先日ベトナムだと有名な某IT会社さんとKintoneとChatworkに関する契約をすべてDOCUSIGNで行った。

日本-ベトナム間の契約になるから、通常だと国際郵便で書類送付をするんだけど、これを使って郵送の手間も時間も省けて快適だった。

(オレがこういう総務的な仕事が全然ダメでちょっと迷惑を掛けてしまった以外は順調に行けたと思う。)

ところで、Docusignが何か分からないって？

調べろ、てめえで！

電子契約システムとは・・・

アントン的なコメントは控えて、真面目に説明する。

Docusignは電子契約(E-SIGNATURE)と言われるオンライン上で契約締結が完了するシステム。

アメリカでは1998年に電子署名に関する契約の法整備が行われ、日本では2001年にはもう法整備が完了していた。

この電子契約の会社で働く友達の情報によると、本場アメリカでは芸能人がプロダクション事務所と契約をする際にこのシステムが非常に多く使われているとの事。

ブロックチェーンの技術が発達した今お互いに情報を改ざん出来ないようになりこの数年で一気に加速した。

日本だと印紙代がバカにならないから、最近はよく取り入れられているシステム。
日本の印紙代は請負の形態と金額で価格が変わってくる。

内装業だと一般的には500万円〜1000万円前後が一番多いかな。

国税庁のWEBページによると、500万円以上の請負で5000円になる。

遊び心も加えてスクリーンショットしたから、国税庁の説明資料は下記で確認してみて。

思ったのは・・・

高えーー！

そしてこれが何より嫌なのは、誰が負担するのかって事。
日本だと普通は請負側が立場が弱いから、これが企業側のコストとして掛かってきてしまう。

仮に年間200件の受注があって、1案件あたり5000円だとしたら

200件x5000円=100万円　

ゆきなちゃんの縁戚でもある、竜馬をこんなギャグに使ってしまってショウジキスマンカッタ。

それと書類保管の義務もあるから5年間はこれをオフィスに置いとかないと行けない。
前の会社で働いている時もそうだったんだけど、紙資料って年単位だとものすごい量になるから、保管だけでも無駄に賃料を払う事になる。

そして、これ溜め込んだ人は分かると思うんだけど、昔の保管義務がある書類って、捨てたい衝動に駆られるんだよね。

「なんでこんな古い書類取っておかないといけなんだよ。」って思ってします。

電子署名でやればこれが150円から200円/通に削減できるから

単純計算だと100万円→4万円にコスト削減が可能。

そして、書類保管もデータだけで良いからスペースの削減も出来る。

業務の効率化を推し量る意味でも、運用コストを下げる意味でも最近だと注目されている。
日本だとまだまだ押印文化が残っているけど、実際にリモートワークに切り替わった今導入も早いんじゃないかな？

逆にこんな状況でも未だに押印しようとしているんだったら、高山善廣の言葉を借ります。
2003年9月21日鈴木みのるとのNWF戦にて、当時新日本の所属外の2人が新日本のリングでメインをつとめる事に対して)

同様のシステムとしては

・CLOUD SIGN
・ADOBE SIGN　

等がある。
別にどれを使っても大差は無いけど、オレの場合は友達がDOCUSIGNに務めている事もあったのと、価格が安かったのもあってこれにした。

実際の運用方法。

前職では日本法人-ベトナム法人との契約に使っていた。
その時はバックオフィスの人が全部手配をしてくれて、自分でやるのは署名・捺印のみだった。
で、今回は実際にプランを購入して、書類をセットして、先方に送るまでをセットでやったが実際には超簡単・・・といっても一回しくじっているけどね汗
これ別の回でも操作方法でも説明した方が良いかな？
やりかたも簡単だし、料金プランも単純だから難しくは無いけど、分からない人はDMちょうだい。
要望が多ければやるよ。

ちなみにオレは月10ドルのプランを選んだ。
これで1ヶ月は5回までの契約締結が可能。
オレみたいな人数が少なければまず最安のプランで選択して、多くなったら増やしていくというやり方で良いかと思う。

大企業の人はあまり見ていないと思うけど、その際は営業担当者に連絡してそこからプランを組んでみてくれ。

実際どこらへんで楽だと感じたかというと、一度情報を登録してしまえば次回からは銀行口座であるような二重認証のような複雑な認証方法も無い。
また、押印や署名もPNGデータでアップするだけで本当の契約書っぽくなる。

ベトナムでの実態

オレの読者はベトナムで知り合った人達だから、一番気になるのは「ベトナムで使えるの？」というところだと思う。

答えは「YES」だ！
これもDOCUSIGNのURLには記載されているから見て欲しい
(これによると2005年には電子署名は法により認識されているとある。)
https://www.docusign.com/how-it-works/legality/global/vietnam?fbclid=IwAR39HVetZHcJ5tKSKLcGCINNzOEm6eR5xb2YhZ8PbE0ttPhO0N18nLNIKyI

実はこの法的効力の件で怒りがふつふつと湧いたから、この記事を書くことにした。
ベトナムで仕事をしている知人からこの電子契約の件で相談を受けた。
導入をしたいが、弁護士さんに相談したらかなり難しいとの答えをもらった。理由としては前例が無いため。

その弁護士ささんとの細かいやりとりは分からないよ。
でも、そういう我々で判断出来ない事を果敢に判断して勇気を与えるのが法に関わる人達の義務なんじゃないの？

我々、一般人は役所のお偉いさんにもコネが無いし、法務局や税務局の実際の仕事のやり方は分からないよ。でもいつもオレが大事だと思う価値観は「出来ない」を言わない事。
これだって電子契約を提供している会社の人と連絡を取って、可能性を探ってもっと前向きな答えになるようなヒントを得てもいいわけなのに、それすら無かったとしたら残念だよね。

上記のスクリーンショットでも記載されている通り、ベトナム自体は法整備がされていても実態が追いついていないという事実はある。

だから顧問契約をしている弁護士さんやコンサルに入っている会計事務所さんにはそこの事情を説明してうまく纏めてくれることを期待している。

小話になってしまいうけど、オレが最初ベトナムに来た時はこちらのサインする書類の数に驚いた・・・
工事を受ける際には最低でも下記が存在する

①発注書
②請負契約書
③引渡書
④工事完了書

1案件毎に日本語・ベトナム語で書類を作るから、上記【4通】x【2言語】で8通。
それを下請け業者さん10社いるとしたらさらに80通・・・もうこれはベトナムで働く際は辟易としてしまう。
だから最後の方は、①は顧客の署名だけもらってくれればOKとか、③と④を纏めたりして署名数の削減に励んでいた。
そして、②の請負契約書の社長だけではなく部長クラスでも上限金額を定めて出来るようにしたりして、効率化に励んでいた。
一個一個は小さいことだけど、それを積み重ねると大きな違いになってくる。
前職の時はこれに加えて、承認業務も紙ベースからシステムベースに代えて、オレがオフィスに来なくても、休暇中でも稟議が通るようにしていた。
最初は社員のみんなもシステムベースでやることには疑問を抱えていたけど、いざ導入したらすぐに慣れて大幅な時間削減に繋がった。

最後に・・・

今現在コロナの影響で押印文化の非効率性に気がついている人も多いと思う。
これを気に現地に行かないと出来ない契約締結の形も見直してみよう。
最後のまとめで新しい言葉を入れるのは気が引けるが、大事な事なので一言だけ引用したい。

多くの場合、問題があるのは人ではなくシステムのほうである。

いくら優秀な人材でも、悪いシステムに入れたら悪い結果しか出てこない。育ってほしい花には水をやらなくてはならないのだ。

『７つの習慣』の「WIN-WINを考える」より引用

今未曾有のコロナという状況に直面しており、強制的に人との接触を避けねばならない。
「リモートワークに切り替えんかーい！」と言っても、それをしっかり支えるシステムが無いと機能しない。

今あるボトルネックを解決するためには、日本人のように几帳面な国民性でも、オレみたいな大雑把な性格でも機能するように設計しないと行けない。

今世界はデジタルで繋がっており、物理的には移動が無くても、人と会わなくても仕事が出来る素晴らしい環境にいる。

これを気に全てを前向きに捉えて、変化に対応出来ることを探してみよう。
そのための第一ステップとして電子署名をオススメするよ。

電子署名と聞くとなんか難しく聞こえると思うが、やってみると大した事はない。簡単に出来るよ。