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電話を扱う仕事をしているのに電話が苦手なワケ

Hiro |モノ、思考、デジタルの整理。

スマート整理コンサルタントのHiroです。
今回は、本業で現役の通信インフラエンジニアとして電話を扱う仕事をしているのに電話が苦手なワケについてお話ししていきます。

電話について

電話は、迅速で直接的にコミュニケーションが取れる便利なツールです。しかし、その便利さが裏目に出ることもあります。私自身、電話を多く使う仕事をしていますが、実は電話が苦手な一面があります。

電話は相手の時間や状況を考慮せずに、こちらの都合で一方的にかけられるツールだからです。
例えば、こちらは要件を伝えたいだけでも、相手は忙しかったり、手が離せない状況にあるかもしれません。そんな時、電話は相手の時間を無理に奪うコミュニケーション手段になりがちです。

電話でのコミュニケーションに潜む課題


電話のもう一つの難しさは、相手の話し方や伝え方に大きく依存する点です。話し手が要点を整理していないと、受け手は混乱しやすく、理解に時間がかかってしまいます。文章であれば何度も読み返せますが、電話では一度きりのやり取りが基本です。そのため、受け取る側としては集中力が要求され、ミスコミュニケーションが発生しやすくなるリスクがあります。

特に仕事では、複雑な内容を伝えたり、状況説明をする必要がある場面が頻繁にあります。こうした状況では、電話でのコミュニケーションが一層ストレスフルに感じられます。もちろん、文章でも要点がまとまっていないメールや長文メッセージは困りものですが、少なくとも後から確認ができる分、文章の方が整理しやすいというメリットがあります。

進化するコミュニケーション手段


近年では、電話だけでなく、メールやチャットツールといったテキストベースのコミュニケーションツールが広く普及しています。これにより、仕事や日常生活におけるコミュニケーションの取り方も変わりつつあります。私もできるだけチャットツールで要件を済ませる派ですが、どうしても電話が必要な場合、まずはチャットで「〇〇の件についてお電話で確認させていただきたいのですが、〇〇時頃ご都合はいかがでしょうか？」といった形で相手の都合を確認してからかけるようにしています。こうすることで、相手の時間を奪わずに、円滑なコミュニケーションが可能となります。

スマート整理の視点で捉える電話コミュニケーション


ここで、私の提唱する「スマート整理」の視点が役立ちます。スマート整理とは、単に物理的な整理だけでなく、デジタルな環境や思考の整理も含めた総合的な整理の考え方です。この考え方を電話でのコミュニケーションに応用することで、より効率的でストレスの少ないやり取りが可能になります。

例えば、複雑な内容を電話で伝える際には、事前にメモを取り、話すべき要点を整理しておくことが有効です。このプロセスは、頭の中の思考を整理し、話の筋道を立てる手助けになります。さらに、スマート整理の考え方を活用して、複数のツールを組み合わせることで、より効率的なコミュニケーションが実現できます。例えば、チャットで相手の都合を確認し、必要に応じて電話をかける。電話で話す前に要点を整理しておき、話し終わった後は要点をメールで共有して記録に残す。このように、ツールごとの特性を活かしつつ、目的に合わせて整理されたコミュニケーションを取ることが可能です。

AIの活用でさらなる整理を


また、最近ではAIツールを活用してコミュニケーションを整理することも一般的になってきています。例えば、チャットGPTのようなAIに話す内容を整理させることで、短時間で整った文章を作成できます。これにより、自分の考えがクリアになり、相手との共通認識が得やすくなるのです。特にビジネスの場では、正確で簡潔なコミュニケーションが必要とされるため、AIのサポートは大きな力になります。


また、最近ではAIツールを活用してコミュニケーションを整理することも一般的になってきています。例えば、チャットGPTのようなAIに話す内容を整理させることで、短時間で整った文章を作成できます。これにより、自分の考えがクリアになり、相手との共通認識が得やすくなるのです。特にビジネスの場では、正確で簡潔なコミュニケーションが必要とされるため、AIのサポートは大きな力になります。

一方的なコミュニケーションから共感的なコミュニケーションへ


電話は、便利である反面、一方的なコミュニケーション手段にもなりかねません。だからこそ、相手の立場や状況を考慮し、配慮のある使い方が求められます。私が提唱するスマート整理の視点では、コミュニケーションも一つの「整理対象」として捉え、無駄を省き、相手との共通理解を深めることを大切にしています。

おわりに

今回は、電話を扱う仕事をしているのに電話が苦手なワケについてのお話しをさせて頂きました。

電話やチャット、メールといったツールを整理し、使い分けることで、よりスムーズでストレスの少ないコミュニケーションを実現しませんか？相手の時間を尊重し、思考を整理したうえで、的確に要件を伝えることが、結果として双方にとって効率的で有益な結果をもたらすでしょう。

最後まで読んで頂きありがとうございました。
また次回の投稿でお会いしましょう。

Hiro

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