【若手ビジネスマンが大切にすべき習慣5選】
はじめに
仕事をしていると、色々な悩みが出てきます。
「成果が出ない」「人間関係がうまくいかない」「今日も怒られた」…
特にこの時期、新入社員は部署に配属され約1ヶ月経ち、様々な仕事をし始めた時期だと思います。また、同じ部署や近くに新人が配属され、初心を見つめ直すことも多い時期でもあると思います。
そこで、仕事をする上で特に大切にすべき習慣を5つピックアップして紹介します。
①100点をいきなり目指さない
仕事を任された時、「やってやろう！」と意気込んで完璧の仕上がりを目指そうとしがちです。丁寧な仕事はとても大切なことです。しかし、仕事で評価されるのは「かけた労力」ではなく、「成果」です。たっぷり時間をかけたにも関わらず、的外れな内容の仕事をしていては成果は出せず、価値はありません。
100点を目指す悪い例
上司から提案資料作りを1週間後の締切で任された。色や配置など細かなところまで気合を入れて作り込み。締切当日に「自分なりの100％」で提出。
しかし、上司からは「意図が全く違う」「デザインも分かりづらい」「どうしてギリギリに出すんだ」と指摘の嵐…。3つのポイント
こんな悪い例を避けるために、以下の3つのポイントを意識する必要があります。
手をつける前に意図を確認する。
…「青」と言われてもAさんがイメージするのは空のような水色で、Bさんがイメージするのはローソンの看板のような濃い青色かもしれません。フワッと理解したつもりでいても、認識齟齬はどうしても起きてしまいます。
このすれ違いを避けるためにも、「何のために」「何を伝える内容として」「誰に対して」など、いわゆる『5W1H』でアウトプットの姿をできる限りクリアにしておくべきです。細部に手を出すのは最後
…資料を作ったりしていると、色や図形の種類、各要素の配置など、細部にどうしても気がいってしまいます。各ページを作るたびに、時間をかけて細かな修正をしたのに、何度もそれを再修正するなんてことはよくあります。これでは、せっかくかけた時間が台無しになってしまいます。
まずは内容。その後に表現。最後にデザインなどの細部の流れが鉄則です。70点で出す
…0点→70点にするための労力と、70点→100点にするための労力はまるで別物です。クオリティももちろんですが、仕事には「納期」が存在します。時間だけいたずらにかければ良いということではありません。
また、自分なりの100点を作ったとしても、経験ある上司の求めるものとは少なからず乖離はあります。（※仕事は本来顧客のためですが、社内のチェック先として、ここでは提出先を上司とします。）
こうした理由から、70点くらいで締切から余裕を持って中間提出をすることで、認識齟齬もすり合わせ、上司からより良くするためのアドバイスももらい、確認しながら100点を目指していく姿勢が大事になります。
②1次情報にあたれ
毎日様々な情報に溢れて生活をしています。自分の体験、新聞、ニュース、SNS、YouTube…。
仕事でも、日々の情報収集を踏まえてアウトプットしたり、アウトプットを出すために情報収集をすることが求められています。その時の「情報の質」が仕事のパフォーマンスにも大きく影響してきます。
悪い情報収集の例
「新規事業の企画をするために市場情報を集めないと。」「ネットのまとめ記事では、〇〇のサービスが増えているのか」「こういうサービスの店舗が増えているらしいな」「近くにそのお店があるみたいだけど、行くのは面倒だな。ネットに口コミや体験記事が上がっているからそれを引用しよう」情報にも質の良し悪しがあります。また、ネットの記事など2次情報以降のものは全て「誰かの主観を介した情報」と変化しています。例えば、あるサービスのネット記事を書いた人も、書いてあること全てを体験した訳ではありません。一部の側面だけを見て記事にしていることも多々あります。最近のYouTubeの切り抜き動画が分かりやすい一例ですね。
3つのポイント
こうした悪い情報に左右されないために、3つのポイントを紹介します。
実際に足を運んでみる。
…紛れもない事実を知るためには、自分が現物を確かめることが一番です。現場調査なら実際にその場に行ってみる。サービスであれば実際に自分で使ってみる。こうした一次情報は紛れもない真実です。
また、仕事において情報を活用する目的は、顧客の心を動かしたり、社内を説得するなど、ゴールあってこそのものです。こうした成果を出すためには、「あなたの意見」が不可欠です。情報は誰にでも手に入れられる。価値を生んだり、人を動かすきっかけになるのは「あなたの意見」であり「あなたの考え」です。
だからこそ、ネットに上がっている他人の講評をあたかも自分の考えとして使うのは、薄っぺらくもなり、何より自分らしさを自ら損ねてしまう原因になります。ネットなら公式情報に触れる。
…とはいえ、忙しい日々、全て現場現物を試せるわけではないのが正直なところ。その場合は、「公式情報」を活用すべきです。
誰かがまとめた情報は、少なからず偏りがあったり、利権が発生していたりとフェアな情報ではありません。「事実」と「意見」は切り分けないといけません。主観が入っていない「事実」が載っている公式情報を参考にしましょう。比較をする。
…「確証バイアス」という言葉があります。
この本は面白いらしい！と思い込むと、面白いという情報ばかり集めたり、目についてしまうように、「こうだ！」と思い込んでしまうと、思い込みで集める情報が偏ってしまいます。必ずしも悪いことではないですが、思い込みが間違っていた場合、集まる情報も的外れになってしまいます。
自分の思い込みではなく、フェアに判断をするため、1つのサービスやジャンルの情報だけでなく、他サービスとも比較をしたり、多角的に情報を並べることで、より精度の高い情報収集が必要です。
③アウトプットありきのインプット
学生の頃はたくさん勉強せざるをえない環境がありました。
社会人になっても勉強は必須です。むしろ、社会人こそ、「勉強しなさい！」と言われる機会がなくなるため、主体的な勉強が求められます。
しかし、勉強しようしようとすると、次第に「勉強すること」「インプットすること」が目的になってしまいます。
インプットの目的は、仕事でより良い成果を出すためです。つまりは良いアウトプットを出すためです。
悪いインプットの例
「営業の本は一通り読んだから、次はマーケティングの本を読もう。」「自己啓発の本もまだ読んでいないから読まないと。」「仕事では使わないけど、なんとなくビジネス書読んでおこう。」ととりあえずビジネス書を漁り読み。
読んだ冊数はたくさんあるが、肝心の本業の成果はイマイチ…。インプット自体、全く悪いことではありません。何もしないより、読書したり、ニュースを見たり、インプットをすることは100倍良いです。
ただし、目的のないインプットは、漫然としてしまい、情報も身に付きづらくなってしまいます。
より効果的にインプットし、高い成果につなげるための3つのポイントを紹介します。
3つのポイント
課題意識を起点にする。
…「仕事で当たった壁」「仕事で分からなかったこと」こうした明確に現実と結びついている課題を起点にインプットは始まるべきです。
本の情報は、内容が一般化されています。誰にでも伝わるように、あまり具体的なシーンは書かれていないため、なんだか分かったような気になってしまいがちです。しかし、自分が体験し、困った具体的なシーンがあれば、本の情報を現実のシーンに当てはめやすくなります。こうすることでインプットの精度を高めやすくなります。アウトプットを前提にする
…「ただ読むだけ」のスタンスで本を読むと、読んだら終わりになってしまいます。前述の通り、「成果を出すため」のインプットです。実際に学んだ内容を実践するところまでを、1つのサイクルにするべきです。
実際に仕事でやってみるなり、Twitterなどで発信するなり、学んだ内容を自分の頭から出してみることが必要です。ノウハウコレクターになってはいけません。アウトプットこそ最大のインプット
…アウトプットしたら終わりではありません。学んだことを活かしてアウトプットしてみると、本の内容通りだったこともあれば、自分の環境においては当てはまらなかったということもあります。
それも含めて学び、インプットです。本という一般的な内容から、自分の体験を通した「自分の学び」として体に刻まれます。
ここまでしてこそ、価値あるインプットになります。
④知ったかぶりをしない
入社したては右も左も分からないことだらけ。私は4年目になりますが、今でも分からないことだらけです。同時に誰しもが「仕事ができる」と思われたい。プライドが高かったり、学生時代優等生だった人は尚更かもしれません。しかし、このプライドが成長を妨げてしまいます。
知ったかぶりをする悪い例
「このファイル、いつものフォルダに入れてメンバーに共有しておいて」
こう指示されたけど、どのフォルダだったか、誰に送っているか、まだ教えてもらっていなくてあまり分からない。でも、こんな簡単な仕事もできないと思われたくないから、記憶曖昧だけどやっておこう。…結局間違った対応をして、メンバーに迷惑をかけてしまう。「聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥」という言葉の通りです。
プライドが邪魔して聞くのをためらっていると、より大きな問題として現れてきます。分からないことは聞くがマストです。聞くことは全く悪いことではなく、ベテランの方でも分からないことは聞くのが当たり前です。
とはいえ「聞くことそもそもが難しいんだよ」という人のためにポイントを3つ示しておきます。
3つのポイント
そもそもプライドを捨てる
…まず「自分は優秀だ」という大前提を捨てるべきです。分からないものは分からない。この考えを持つべきです。そもそも聞くことは全くプライドを傷つけるものでも何でもないですが、「無能だと思われたくない」という気持ちが邪魔をしているのであれば、その考えは不要です。新人は新人。若手は若手。分からないのが普通、というスタンスが大事です。聞くルールを共有しておく
…聞くのは恥ずかしくないと伝えながらも、さすがに何度も同じことを聞いていたら無能と烙印を押されてしまいます。事前に良く質問をする相手に「この期間は何でも質問させてください」「○回までは質問させてください」と共通のラインを共有しておけば、「これは聞きすぎかな…」という不要な心配をせずに済みます。メモをする
…繰り返しになりますが、何度も同じことを質問してはNGです。初めてのことであれば聞くのは当たり前、むしろ必要なことです。これは初めて、これは数度目、というラインを明確にするためにも、日々メモをとる癖をつけましょう。自分の中でそのラインが曖昧だと、「以前も質問したっけ…」と不安になってしまいます。記憶でなく、記録に残すことで、自信を持って質問することができます。
⑤とにかく議事録をとる
社会人になりたての頃の一番の悩みが「会議で何を話しているか分からない」でした。良く、「会議で発言しない人は存在意義がない」みたいなことを言われますが、発言以前に内容が理解できず、追いつくのに精一杯でした。
自分の理解を追いつかせるためにも、思考を整理するためにも、そして副次的にメンバーからの信頼を獲得するためにも、議事録をとることは非常に有効な一手です。
議事録を取らない悪い例
出席した会議の内容がさっぱり分からなかった。でも初めてだし仕方がないか…。
振り返ろうにも、何も記録をしていないため、どこが分からなかったかも思い出せないし、後で勉強しようと思っていたフレーズも思い出せない。議事録も発言もなかったため、出席メンバーにはいつまで経っても覚えてもらえない…。こんな状況をいち早く脱するためにも、議事録を積極的に書くべきです。頼まれなくてもです。最初は時間がかかったり、うまく書けないとしても、書いていくうちにコツが掴めてきて理解も追いつくようになってきます。
この積み重ねが個人の成長はもちろん、チームの生産性アップにも大きく貢献することができます。
議事録を書くときのポイントを3つ、以下に記載します。
3つのポイント
とにかく最初は全部書いてみる
…最初は、どこが必要な情報で、不要な情報かの区別がつきません。いらないと思っていた内容が非常に重要だったりもします。だからこそ最初は文字起こしレベルで書き上げても問題ありません。
内容が理解できない状況においては、全て書き起こすことで、後から自分で会議の内容を振り返り、勉強する貴重な素材にもなり得ます。事実と意見を分けて書く
…議事録の目的は、会議の内容を残し、後から見返したり欠席者に情報を伝えるためです。記載されている情報が事実なのか、それとも誰かの意見なのかを明確に分けることは、後から見返す上で非常に重要です。
議事録の作成を通して、この区別の癖がつけられると、自分が発言をする時、ビジネス文書を書くとき、様々なシーンにおいて転用することもできます。
事実と意見を分けられるというだけでも、若手ビジネスマンにとって信頼を勝ち取る材料になり得ます。自分の意見も添えてみる
…議事録に慣れてくると、会議の内容は記載できるようになります。でもそれだけではまだ不足しています。前述の通り、ビジネスで大切なのは「あなたの意見」。個々で異なる経験や思考から生まれる自分なりの意見にこそ価値があります。
会議を通して自分がどう感じたのか、思うことはあっても最初は発言で伝えることは難しいかもしれない。その時、議事録にも自分の所感として添えておくと、自分の考えを周りに伝えることができます。私の経験でも、そのコメントを後日上司が拾ってくれたりと、自分の考えを伝えたり、講評をもらえるきっかけになり得ます。
以上、若手ビジネスマンが大切にすべき5つの習慣とそれぞれのポイントを紹介しました。
学んだことは、ぜひ実践で活かしてみましょう！
学んで、やってみて、継続してこそ、効果を実感できるものです。
5つのうち、どれか一つからでも、ぜひ一緒に取り組んでみましょう！
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