組織運営におけるチェック体制の重要さ
前の会社の所属していた部門が管理体制で大揉めしたという噂
前の会社の所属していた部門が管理体制で大揉めしたという噂というか事実をを聞きました。前の会社とはいえ、まだ少なからず伝手はあります。
それを聞いた時、まぁ遅かれ早かれ大問題化しただろうなと納得してしまいました。
守秘義務があるので詳細は明らかにできませんが、その問題がなぜ起こったのかを完全に外野ではありますが、分析してみました。
今回起こった問題
問題の全容をここで書くことはできませんが、例えて言うならこういうことです。
例）１０万円で売れるとある商品あります、普通であればその商品のためにかかる経費は仕入れや人件費を含めて４0％です。ところがとある場所では、その経費率が８0％でした。それが1回きりのことでなく、（普通はそういう売り方はしないが）長期間その売り方で売り続け、本来入るべき会社にはいる利益が大きく目減りしてました。しかも長期間気づく人（チェックする人）がいなかったので、ずっと放置されたままでした。
問題の原因１：運営を基本丸投げ
全体の運営マニュアルは一応ありましたが、運営は基本個人に任されていました。よく言えば裁量が大きいということであり、悪く言うと丸投げでした。よって仕事ができる人は色々と効率よく仕事ができ、仕事のできない人のできていないところは隠し放題です。
問題の原因２：その割にチェック体制がない
事業所の数は30弱ありましたが、SVのような各事業所が適正に運営されているかどうかをチェックする体制がありませんでした。
よって仕事のできない人の仕事は大問題になるまで明るみに出ることはなく、その問題が明るみに出るタイミングは大体が異動のときです。仕事のできない人の尻拭いをせざるを得なくなり、仕事へのモチベーションがなくなったことは前回の記事で紹介しました。
結果として適正に運営されているか確かめられない
閑話休題：スーパーバイジングの重要性について
ここで、スーパーバイジング（supervising）の重要性について確認しておきたいと思います。
学習と成長の促進: スーパーバイジングは、個人やチームがスキルや知識を向上させるためのフィードバックや指導を提供します。これにより、従業員やメンバーはより効果的に仕事を遂行し、組織全体での能力向上が期待できます。
品質管理: スーパーバイジングはプロセスやプロジェクトの品質を確保し、問題が早期に発見されて修正されることを可能にします。品質管理を通じて、製品やサービスの水準を維持し、顧客満足度を高めることができます。
コミュニケーションの円滑化: スーパーバイジングは、チームメンバー間のコミュニケーションを促進し、意思疎通を円滑にします。これにより、誤解やコンフリクトを減少させ、協力的な作業環境を構築することができます。
目標達成のサポート: スーパーバイジングは、個人やチームが設定した目標に向けて進むための支援を提供します。適切なガイダンスやリソースの提供により、目標達成のプロセスが効率的に進行します。
リーダーシップの発展: 上司やリーダーが部下やチームを適切にスーパーバイズすることは、リーダーシップのスキルを向上させます。リーダーが優れたスーパーバイザーであることは、組織全体のリーダーシップの質を高める効果があります。
要は定期的にチェックを受ける体制が整っていれば、サービス提供を一定水準以上に保つことできます。
一部重複しますが下記のようなメリットがあります。
品質管理と向上: スーパーバイジングは品質管理の中心的な要素であり、サービスの一貫性と品質を確保する役割を果たします。SVが存在することで、プロセスや業務の規範に従って作業が進められ、品質向上のためのフィードバックや修正が効果的に行われます。
トレーニングとスキル向上: SVは従業員やチームに対して指導とトレーニングを提供し、彼らのスキルや能力を向上させます。これにより、サービス提供者が最新の知識やベストプラクティスにアクセスし、サービスの質を向上させることができます。
問題解決と改善: SVは問題が発生した際に早期に対応し、解決策を見つける役割を果たします。定期的な監査やフィードバックを通じて、改善の余地がある場合には適切な措置が取られ、サービスの効率性や効果を向上させることができます。
コミュニケーションの円滑化: SVはチームメンバーや関係者とのコミュニケーションを促進し、情報共有を効率的に行います。これにより、誤解や不確実性が減少し、サービス提供全体の一貫性が確保されます。
顧客満足度の向上: 一定水準以上のサービスを提供することは顧客満足度の向上に直結します。SVがサービスの品質を保ち、スタッフが適切に対応できるようにサポートすることで、顧客は信頼感を得てサービスに満足することが期待されます。
問題その３：チェック体制を構築した方がいいことは提案していたが流されたこと
上記のようなメリット・デメリットも含めて上申というか件の上長へ提案したことがありました。
返ってきた返答は
「今はその時期じゃない」
「君が言っても説得力がない」
「そうする余力がない」とのことでした。
前向きな提案しても上記のような暖簾に腕押し状態だったので、途中から提案することを諦めました。
結果結果として大問題化した（らしい）
チェック体制が整っていれば、かなり前の段階で防ぐことができた問題だと思いますが、誰も問題があるかどうかチェックしなかった、チェックした方がいいという意識すらなかった。
結果として部門を超えて会社内で大問題になった（らしい）、部門を超えて社長が怒り心頭で、上長が相当な処分を受けたとのことでしたので