【50代おっさん仕事頑張る】「エクセル四苦八苦③」
こんにちは！ ひで＠５０代リバイバルの「ひで」です。私は５０代独身男性で、仕事のちょっとしたコツ等に取り組んでおり、noteで発信しています。
ここでは、先日の「エクセル四苦八苦②」の続きを書きます。
１．新たな指示
先日の表作成から数日したある日、またO上司から表作成の依頼。
「顧客が購入した請求書データ（CSV）をエクセルに変換して、店別、担当別に支払種類別の件数と割合を出しておいて」とのこと。
＜まず考えたこと＞
・確かO上司はそろそろ外出して、夕方頃に戻るだろうな（今１１時頃）、
それまでにできていた方がいいな。
・表の体裁は前回の形を準用していいかな
・今後も、こうした表の作成依頼がありそうだな。応用できる様にしておいた方がいいな
一応お伺い。「今日中位に作成の目途で、また経過報告させて頂いていいでしょうか？」⇒「いいよ、他の業務もあるだろうし、全然急がないから」
（出たー！、この言葉。O上司は配慮してくれているのだろうけど、むしろ明確に期日を云ってもらう方が有難いのだけど・・・）と思いつつ、やることを整理（メモ書き）
＜やること（今日16時までに）＞
①システムでCSVデータの抜き出し
②作成する表のイメージ（下記）
③今後必要になる可能性があるデータを他部署に依頼
④作成
２．作業開始
CSVデータをエクセルに変換済。②のイメージもできて、③で他部署にデータ提供も依頼済み（多分今日中には来るかな？）。
今回、店名や店長・副店長のキー項目の読み取りを「数式の中でセル参照」でやってみることにした。
というのも、前回もそれは考えてはじめはキーを「セル参照」にしてみたが、何回やっても値が反映せず（エラー表示もでない）、自分で設定した期日（木曜の夜）までにできそうにないので、数式の中に全て「店名」や「担当名」を手打ちして対応したのだった。
今回は「テーブル参照にしておかないと、また全て店名（100以上）、担当種別等を一つ一つのセルで数式に手打ち（下記イメージ）しないといけないし、修正もすべて手作業となってしまう、応用が利かない・・・」と決め、セル参照で式を書くことに。
３．やはり反映せず・・・何とか解決
セル参照で式を書き、Vlookup関数で値を引っ張ってこようとしても、なぜかデータが反映せずエラーが出る。（数値をカウントしない）。念のため元のCSVデータを確認すると、ちゃんと該当の値はある。
「こんな時は？」と２０分くらいで諦め、頼りの他部署のT上司のところに行くも、今日明日と出張で戻らないとのこと。
（やばいな～、多分O上司は前と同じような表だから、すぐできるだろうと思ってるだろうな・・・。どうしようか？ 今回も手打ちするか？でもな～）など思考がぐるぐる。
2時ごろまでいろいろ試したが解決せず。「よし、もう一度だけネットで調べて、わからなければ手打ちしよう」と決め、「Vlookup、反映せず、エラー無し」等いくつかのキーワードで検索。
すると反映しない場合の例で、セルの値の前後に空白があると不一致というのを発見。
元となるCSVから返還したエクセルデータを見てみると、「〇〇支店」の後ろに空白（半角英数）があった。他のセルも前に半角の空白があったり、店名、店長名の後ろに空白があったりバラバラ。
Vlookupで完全一致（false）で数式をつくると、元データに空白がある（〇〇支店の後ろに▢▢の空白、下記イメージの赤枠）が、参照したテーブル（A9：〇〇支店）は空白がないので、同一とは判断せず、らしい。
空白を削除する関数をネットで確認し、「TRIM」を使って元データの空白を消し、再度Vlookupで確認し、更新。
なんとかデータは反映。すでに15時30分過ぎ。急いでデータ検証をし、なんとか完成。O上司が帰社されたので、「表を作成しました」と云ってデータを提出し、OKを貰う。
O上司はその後表を他の方にすぐに連携して、資料作成を依頼していたので、「やはり急いでよかったな」とホッと一安心。
今回はここまで。