《番外編》リモートワークでも生産性を落とさない コミュニケーション 5つのコツ

リモートワークの機会が増える一方、生産性が落ちるから…という悩みの声もよく聞きます。「実際、慣れていない環境でやっているのだから、生産性が多少落ちても仕方ない。」そう思っていませんか？

生産性はコミュニケーション次第

お気づきの通り、生産性を落としている大きな要因のひとつは、コミュニケーションロスやミスコミュニケーション。時間差があったり、テキストだったりで、誤解やストレスが生じやすい状況をどうカバーするか？いやむしろ、オフィスで直接やりとりするより効率的で気持ちいいかも？！そう思えるようなリモートコミュニケーションは、実は工夫次第で作れるのです。

10年間培ったノウハウの中から5つをご紹介

では一体どうやって？今回ヒントとしてご紹介するのは、10年間、オフィスを持たずフルタイムリモートワークで仕事をしてきたナラティブベースのテキストコミュニケーションを中心としたノウハウの一部です。すぐに実践に移せる簡単な5つコツをピックアップしたので、これを参考に仕事のメンバー同士やチームで話し合い、確認して作って行くと早いかもしれません。

超具体！最短で気持ちいいやりとりのコツ

以下にご紹介する5つのコツは、心がけや習慣化を何度か確認することで、すぐに根付かせることができる簡単なものです。当たり前に思えることも、あらためてリモートワークだからこそ気をつけようと周りに働きかけるだけで、共通意識が芽生え、グッと生産性アップします。無駄なコミュニケーションやストレスがチリツモになる前に、周りに働きかけて今すぐ開始してみましょう！

【コツ1】 はじめに宣言する

チャットやコールなどコミュニケーション開始の際に、それが何の目的のコミュニケーションなのかを宣言します。今から話すことは、報告なのか？確認なのか？質問なのか？相談なのか？提案なのか？普段メールなどでは注意して件名や冒頭に入れるガバニングの情報も、チャットやコールでは意外と抜けがちです。数分経ったところで「あれ？これ何の連絡？」となって整理し直すなど、コミュニケーションロスを生まないように、最初に宣言してからコミュニケーションを開始しましょう。

×「□□の件なのですが、△△の経緯があり、◎◎になりました。これについて、、、」
○「これからしたいのは相談です。経緯から話しますね。□□の件なのですが、、、」

【コツ2】 再説明を惜しまない

メーリングリストやチャットなどで、一度書いたことを省略したり、相手が分かっている、もしくは分かっていなくても、前の文章を探して読み返す前提で話を進めるのは逆に非効率です。大量のテキストが行き交う中で、書いたことはどんどん流れていき目につかないところに行ってしまう環境では、相手が見落とすことは相手の非とは言い切れません。「前にも書いた通り」などと、相手に「探し読み返す手間」を強いるコミュニケーションをするのならば、もう一度書くか、引用をして繰り返した方がずっとスムーズです。

× 「先ほどこのスレッドに書いた通り、連絡を受けて対応を変えました」→前述を読み返すことを暗に指示
○「 繰り返しになってしまいますが、□□という連絡が△△さんから来ていたため、◎◎◎に対応を変えました。」→一度書いたことを再説明

【コツ3】 質問を深読みしない

テキストだと、相手はただ質問しているだけなのに、受け取り手は指示だと思ったり、責められていると感じたりする誤解がよくあります。
例えば、単純に「納期は明後日でも大丈夫ですか？」と質問されているのに、「明後日までにお願い」という指示のように感じたり。
「どうしてこのやり方に変更したのですか？」と尋ねられているのに、「変更してほしくなかったのなら言って欲しい」と責められているように感じたり。
大抵が、受け取り手のコンディションが悪かったり、発信側に他にネガディブな感情があると起きがちな取り違えなので、まず、もう一度気持ちをリセットしてシンプルな質問ではないか？と読み返す習慣をつけるだけで、無駄な深読みだと気づくことができます。

× 「どうしてこのやり方に変更したのですか？」→解釈：変更したらまずかったのかな？？変更してもいいって言ってたよね（怒）
○「どうしてこのやり方に変更したのですか？」→解釈：そっか、変更した理由や背景を説明してなかったな、ちゃんと伝えよう！

【コツ4】 棚に上げ立ち戻る

自分からの返事が遅れたり、自分の説明に不足があったことでやりとりがややこしくなったりなど、コミュニケーションになんらか自分に非がある状態があるとします。すると今度は、相手の返事が遅かったりなどの非が起きても、指摘することに遠慮が発生しがちです。
「自分が悪いから」といえば聞こえがいいですが、この場合「自分を悪く思われたくない」という仕事の目的と別の事情が先立っていることがほとんどです。そんな自己防衛の遠慮によって仕事の進行に無駄な時間がかかるのであれば本末転倒ですよね。
無駄な寄り道を断ち切り、小さな非をお互い「棚に上げる」ことを習慣にするとスムーズです。例えば、謝った上で「棚に上げて本題に戻りますね（戻らせてくださいね）」といった合図の言葉を作っておくのも有効です。

× （連絡を躊躇）この件、私の不備で対応してもらっているから、催促がしつこいのも印象悪いよな、、、
○「この件、私の不備がありすみませんでした。棚に上げて本題に戻りますね、締め切りが△△なので実は急いでいます、、、」

【コツ5】「ありがとう」を深掘りする

最後にはテキストコミュニケーションだからこその生産性を上げる方法をお伝えします。
リモートコミュニケーションの中で、相手になんらかの感謝を伝えるシーンで「ありがとう」を書き添えることも多いかと思います。ただ、せっかくの「ありがとう」も、挨拶に近い言葉ゆえに受け取った相手も社交辞令のように聞こえてしまうことが多々あります。
送信前に一瞬立ち止まり、この「ありがとう」って何の「ありがとう」だろう？と少し掘り下げる時間をとってみてください。「ありがとう」を具体的な言葉を書き換えるだけで、グッと相手の気持ちに留まるモチベーションをアップさせるメッセージになります。リアルなコミュニケーションでは一瞬立ち止まるその時間が難しかったり、言葉にするのが照れ臭くても、テキストメッセージであれば、そういった工夫ができリモートコミュニケーションならではの温かいやりとりが作り出せます。

×「新しいやり方の提案、ありがとうございました。」
○「□□さんが提案してくれたやり方、とってもやりやすくて良かったです。他のシーンでも使えますね！今度また別でも使ってみようと思っています。」

いかがでしたか？ぜひ5つのコツをあなたの職場のリモートワーク にも取り入れてみてください。

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