「会議以外の会話がない」リモートワークの改善点から生まれたバーチャルオフィス

社内コミュニケーションを重要視するハレガケでは、4月,5月のリモートワーク経験から、社内で問題点・改善点を話し合い、その解決策として6月からDiscordを使ったバーチャルオフィスを導入しました！

暫くリモートワークを続けてみて、ハレガケでは社内から色々な改善点が上がってきました。

・企画アイデアを気軽に相談できない
・気軽なコミュニケーションが取りにくい
・会話の機会が会議だけになっている
など

また、制作チームの中には、「オフィスにいる時のように雑談聞きながらの方が作業しやすい」という声もありました。効率面でも、チャットのみの環境の場合はちょっと口頭確認したい時でも「チャットで都合を聞いて、カレンダーに予定作成して、その予定にhangoutMTGを設定して、hangoutMTGのURLをチャットに貼り付ける」というようにステップがかさんでいました。相手の今の状況が見えないので、「話しかけていいタイミングが計りにくい」という意見もありました。「各自の状況がわかりにくい」というのが課題として多く上がりました。

音声機能を使えるDiscordを活用してみよう！

各自の状況が分かる・すぐに話しかけられる環境をどう確保できるのかを様々検討し、代表自ら下調べをした上でDiscordを使ったバーチャルオフィスを実装スタートしました！

バーチャルオフィスのルール？

課題ポイントを踏まえて、このような基本ルールを設定しました！

＜ルール＞
・仕事を始めたらDiscordにログインする。
・話しかけられたことが分かるように出力音声はオンにしておく。(話しかけられる以外はマイクはオフでも良い)

また、「ルール等」という掲示板を設置することでバーチャルオフィスについてのルールや、全体への共有事項をいつでも確認できるようになっています。

運用にあたってDiscord上で設定したもの

各自の仕事がしやすい環境を確保できるよう、仕事のスタイルごとにチャンネルを設置。これによって各自がどのような状態で作業しているかがわかります！

＜作業中に接続しておくチャンネル＞
・オフィスフロア
比較的オープンな場として設定。「いつでも話しかけてOK」という人が使う

・集中部屋
基本的に会話はしないで集中したい時に使う

・雑談しながらお仕事(チャンネル数３つ)
雑談しながら仕事したい人や、企画アイデアなどのブレストを行いたい人が使用するチャンネル。複数人で話す場合や特定の人と話したい場合なども加味して「雑談しながらお仕事1〜3」の３つのチャンネルを設置しています。

＜各種会議室＞
主に、社員全員での会議に使用する「大会議室」、プロジェクトチーム複数人の会議で使用する「中会議室」、ちょっとした個人間での口頭確認や少人数での会議で使用できる「小会議室1〜3」

＜離席状況＞
Discordを確認すれば一目で「今その人に声をかけて良いか」が分かる方法として、離席状況用のチャンネルを設置しました。自分が離席する(discordで話しかけられても反応できない)場合にはこのチャンネルに移動しておくことでメンバーに自分の状況を示すことができます。

・一時的に離席中
一時的に離席する際、こちらに移動（目安：10分以内くらい）

・暫く離席中
しばらく離席する際、こちらに移動（目安：10分以上）

・打ち合わせ中
Discord外（外出含む）での打ち合わせをしている時に、こちらに移動

・休憩室
休憩、食事などをとる時に使用するスペース

各自の動きがよく見える！それぞれのスタイルで仕事ができる！

オンライン状況が見え、仕事中であることが視覚的に確認できて話しかけやすくなり、チャンネル毎に「集中したい」「雑談したい」などの個人の状況も分かるようになったので、コミュニケーションのタイミングが測りやすくなりました！

音声で直感的に声をかけられるツールを取り入れ、リモートワークのコミュニケーション環境をバージョンアップできた6月でした。

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＜用語説明＞
「NAZO×NAZO劇団」とは、リアル謎解きゲームの企画制作を専門とする
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