オンライン会議進行のポイント

オンライン会議も今では当たり前かつスムーズになりましたよね。コロナ禍でほぼ強制的に導入せざるを得なかったリモートや在宅ワーク下だったかもしれません。その一方でその場しのぎというよりは、状況に応じて使い分けることが可能になっている感があります。移動や拘束時間にかかっていたストレスが軽減された一方で、その進行如何によってはよりストレスを感じたり。少なくともここは抑えてほしいオンライン会議の進行について綴ってみました。

オンライン会議のメリット

改めて、オンライン会議もあたり前になった今、状況に応じてリアル会議とを使い分けることで幅が広がったように感じます。

オンライン会議のメリットは、

１．ネット環境が整えばどこからでも参加ができる
２．会議の前後の動きがとりやすい
３．一人の発言に集中できる
４．必要なことのみにフォーカスでき無駄を省ける
５．会議録等がデジタルデータで保存しシェアしやすい

ということでしょうか。リアル会議だと前後の予定も制限を受け、移動時間のロスタイムや、参加者と必要以上の雑談につきあわされたり、ということが最小限になります。また、発言する人に集中できたり、ツールの活用によって会議録が様々に記録しやすく、瞬時にシェアできることは大きなメリットだと思います。

オンライン会議のデメリット

とても可能性の広がるオンライメリットですが、一方のデメリットですが、ここでは10名前後の規模とすると

１．ネット環境で途切れたり、聞こえなかったりする
２．空気感や雰囲気が読みづらく、発言するタイミングが難しい
３．集中力が保ちにくい
４．傍観者をつくりやすい
５．参加者同士の意図せぬ交流は生れない

ということでしょうか。ネット環境が悪く大事なことを聞きのがしたり、同じことをいわざるを得なかったり、いきなり途切れるなんてことは誰しも一度は体験したかもしれません。

議論になった時の進行の如何によっては、発言のタイミングが掴みづらかったり、相手の背景が気になったり、画面を注視するので集中力が保ちにくいということもあります。リアルの会議であれば気にならないことも、オンラインになることで気になることってないですか？例えば、相手の聴く態度や反応などが画面上のマス目に一目瞭然なので、凹むことも。

手元で別の作業もしやすかったり、また対面だから起こりうる意図せぬ参加者同士の交流や情報交換がほぼ生れません。

オンライン会議も事前準備が大事

オンライン会議ありきの場合もありますが、当初はリアル会議を予定していたものが急遽オンラインに切り替わる、ということもすでに想定内になっています。いずれにせよ準備段階から、オンラインをも想定した会議の段取りをする必要があります。

進行等で不都合や制限がでないか、事前にイメージしてやるべきことを整えていくことがポイントです。その中でも特に、会議進行の段取り不足は、ただでさえ切れがちな集中力だけでなく、参加意欲をもそぐことも。私も最近そんな会議に参加しました。

社内の会議ならまだしも、外部の方が大半をしめるような場合、また会議の目的によっては、オンラインにするかどうかの判断のタイミングから資料の配布方法など、その時に慌てないように確認することは大事です。

オンライン会議の進行のポイント３つ

事前準備をした上でオンライ会議の進行のポイントは
＊zoomを想定しています

１．会議の目的とゴール、参加者に期待する役割を確認する
２．なるべく早い段階で全員に発言機会とブレイクアウトルームを活用する
３．インプットは事前資料で。ポイントのみ確認し議論やアウトプットの配分を多くする。

リアル会議と同様のものは多いですが、オンラインだと上記のように集中力や発言の機会により制限がかかるため、限られた時間内に議論すべくアウトプットの量をどのくらい確保するかは重要です。

画面上に顔が写っているだけでよい参加者＝傍観者は、そもそも会議によぶ必要があるかどうかから検討する必要のあることです。会議の目的とゴールを見据えた時に、誰に何を期待するかを明確にすること。それぞれの限りある時間がより有効に、未来の豊かさや幸せにつながる場や進行を設計していきたいですね。

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