整理整頓をすることで効率アップ、職場編
整理整頓は、探し物をするという無駄な時間をなくすためという一つの気づきについて、昨日記事を書きました。
我が家の整理整頓はまだ道半ばですが・・・。
今日は、職場の整理整頓を書いてみようと思います。
私の職場は、まだまだ紙が多いので、書類に振り回されているのですが、出来るところから改善しています。
紙を減らす工夫
今年退職した上司ですが、非常にもの持ちが良かったので、５年以上前の会議録とか、研修資料とか、もう絶対見ないよね？っていうものがたくさんあったのです。
なので、実際に現在必要なものを置くスペースが少なく、必要なものを探せないこともありました。
全部、捨ててしまいたい・・・そんな衝動にかられる私。
実際に、個人情報を含む書類も、かなり煩雑になっていて鍵のかかるスペースに入りきらなくなっていました。
さすがに、その状況をなんとかしないと・・・と上司も思ったらしく、書類の整理の指示がありまして、ようやく私の出番です（笑）。
私の勤める病院は、いまだ紙カルテですので、患者さんに必要な書類、正式な書類はカルテの中に入っています。なので、私の部署にある個人情報を含む書類は、重複した書類になりますので、本来私の部署で保管をしておく必要はないのではないか、と私は考えています。そもそも、カルテと別に保管しておくことは、よくないのではないかと思うくらいです。
そうは言っても、今までそうやって保管してきた歴史があるので、根本的なことは変えず、書類整理のルールを作りました。
●最低限残す書類を決める
●保管期間を決める
●毎月することを決める
●年に１回することを決める
最初は大変でしたが、一通り整理が終われば、あとは毎月することをしていくだけで、書類が整います。一応、マニュアルも作りましたので、誰でも出来るようになりました。
あとは、今年、上司が退職したので、会議録とか研修資料は破棄しました。怒られちゃうかなって思いつつも、絶対見ないよね？って思ったのです。
すると、一つの棚が空になり、ずいぶんとスッキリしました。普段、仕事の中で使う資料や患者さんの家族へ説明する時に使う資料など、一つのところにまとまって入れておけるようになったので、すごく仕事がしやくすくなりました。
これからの見通し
私の勤める病院も、あと数か月で電子カルテに移行する予定になっています。
しばらくは、紙カルテと並行したり、紙で動くことも多いでしょうから、少し混乱するかもしれません。でも、半年くらい経てばきっと落ち着いてきて、紙が動くことも少なくなるような気がします。
そうすると、今まで保管していたものが無くなったり、また変わってくるところもあると思います。
出来るだけ紙が動かない環境になってくれたらいいなと、期待をしているところです。
整理整頓は何のため？
職場の整理整頓を表すことばに５S活動というものがあります。なじみのある方も多いかもしれません。
医療における5S活動とは、整理・整頓・清掃・清潔・躾（しつけ）の5つのプロセスを踏んで、医療安全や病院経営の健全化を目的とする活動です。
５S活動は、医療現場だけではなく、製造業、サービス業、建設業などでも広く知られる言葉、取り組みです。
やはり煩雑な環境よりも、スッキリとしてモノがどこにあるかわかる環境というのは仕事がしやすく効率がよくなります。
気持ちの面でも、スッキリとした環境は気持ちがいいですしね。
これからも、職場環境には気を使っていきたいと思います。紙だけじゃなく、パソコン内も整理が大事ですね。
そして、最近気になっているのは、病院の花壇の雑草です。車の中に鎌を入れているので、時々、帰り際の5～10分くらい草刈りをしているのですが、なかなか出来ていないのが現状です。１時間くらいまとまった時間を取ってスッキリしたいところですが・・・（笑）