リモートワーク活用サービスのご紹介～年末調整編～
GLASS総務部の柳堀です。
私は、総務部のメンバーとして、従業員が働きやすい環境をつくるべく、社内制度を整えたりしています。
さて、今回は、リモートワークを実現するために活用しているサービスの続編として、「年末調整編」をご紹介できればと思います。
※「社内文書編」の記事も是非ご覧ください！
はじめに
早いもので、もう年末も目前ですね…！
管理部のみなさんは、そろそろ「年末調整」について準備されている頃ではないでしょうか？
そこで今回は、「年末調整」で利用しているサービスについてご紹介できればと思います。
SmartHR
年末調整機能
GLASSでは、年末調整で「SmartHR」というクラウド人事労務ソフトを利用しています。
「SmartHR」とは、従業員に関する人事・労務情報を一元管理し、入社時や年末調整などの手続きをペーパーレス化できるクラウドツールです。
年末調整の時期、管理部では毎年書類の回収・確認作業が大変ですよね…
さらに書類に不備が発生した場合、再提出を求めると回収に時間がかかってしまうところも、悩みの種かと思います。
そういったことを解決するために、GLASSではペーパーレス化・業務効率化を目指して「SmartHR」を使用することにしました。
このサービスは、従業員がシステム上で必要な情報を入力していけば、情報に基づいて自動で書類が作成されるようになっています。
対話形式のアンケートに答えていくだけで、回答により必要な項目に分岐していき、最終的に書類が完成するというわけです。
（回答していけば書類が出来上がるので、「どこに何をかけばいいの？」という疑問もなくなります！）
従業員側にとっても、工数や時間が削減できてメリットになると思っています。
また、基本情報や保険情報などは、前年分のデータ引継ぎができるので、変更がない限り入力不要（確認のみでOK）になります。
実際に私自身も、データ引継ぎのお陰で、だいぶ時間が短縮されたという実感がありました！
（代表のPaulも「各段に楽になった」と喜んでいました！）
そして、一覧画面で進捗確認もできるので、未提出メンバーへのリマインドがしやすいのも特徴です。
この画面から「再通知」（リマインドメールの送信）ができるので、個別に連絡する工数も削減できます！
また、従業員からの情報提出が完了すると、すぐにプレビュー画面で書類の内容確認が可能になります。
提出されたものから都度確認ができるので、スキマ時間で少しずつ作業を進められるところもメリットだと思っています。
（内容に不備がある場合は、システム上で差し戻しができるので、修正依頼も簡単にできちゃいます。）
ちなみに、「源泉徴収票」もアップロード可能です。
SmartHR上で一斉に従業員へ配布できるので、郵送・直接配布・メール送付等、個別に対応する必要もありません。
（送付間違いが起きないというのも安心ですよね！）
以上、ざっくり機能の説明をしてきましたが、とっても便利ですよね！
SmartHRを使用することで、迅速に書類を回収することができ、業務が効率化できると思います！
もちろんデータはクラウド上で管理できるので、紙書類を保管する必要もなく、ペーパーレス化にも繋がります！
入社手続き機能
補足として、「SmartHR」の入社の手続き機能についても、少しご紹介します。
入社時には、様々な書類の回収が必要になるかと思いますが、SmartHRはそれらの手続きにも対応しています。
入社前に、プライベートアドレス宛てにSmartHRから招待フォームを送信すれば、従業員情報を入社者自身に登録（データ提出）してもらうことができます。
入社者にとっても時間があるときに手軽に入力できるので、負担が軽減されるのではないかと思っています。
入社日に書類の持参忘れが起きないところも、双方にとってメリットになりますよね！
また、管理部側では紙書類の配布・回収作業から解放される上に、入社前に情報を提出してもらうことができるので、その後の公的機関への手続きもスムーズになるかと思います。
※登録された情報が、社会保険等の手続き書類の書式に反映される仕様になっているので、そのまま電子申請も可能です！
（電子申請には、「電子証明書」「e-Govアカウント情報」を連携する必要があります。）
最後に
今回も、リモートワーク推進につながるようなサービスについてご紹介してみました。
今年の年末調整は、こういったサービスの活用にチャレンジしてみてはいかがでしょうか？
私と同じように少数精鋭の総務部の方やオンライン化で悩んでいる方に、この記事が少しでも参考になれば嬉しいです。
だんだん涼しい季節になってきて、今年も残り3ヶ月を切りましたね。
（1年が本当に早い…！）
残りの2024年も充実した日々を過ごせますように！
この記事を読んで、少しでもGLASSにご興味を持っていただけましたら、是非弊社HPよりご応募ください！
※カジュアル面談も実施しておりますので、不明点などお気軽にお問い合わせください。
