理想の管理部門とは
「みんなが働きやすく、それぞれの業務に集中できる環境を作る。」
しっかりと自分のミッションを意識している管理部門担当の方であれば、きっと概ねこのようなことを理想に掲げ、社内の環境整備に励んでいることかと思います。
ではもう一歩踏み込んで、その理想の環境とは具体的にはどういった状態のことを指し、目指していけばよいのでしょうか？
初めての方は初めまして、きさいです。
2024年2月、株式会社フジゲームス入社。経営管理部配属。
部内では経理を主担当としていますが、あまり明確に業務分担をしているわけではなく、労務総務まで幅広く担当しています。
これまで何社かバックオフィスを経験してきましたが、特に中小企業の場合は（当然といえば当然ですが）色々と業務や知識が属人化しがちです。ただ少人数のうちから管理面をカッチリ固めてしまうと、それはそれで管理コストや取り回しの面において逆にデメリットにもなり得ます。
しかしながら、徐々に会社規模が大きくなるにつれメンバーやモノが増えると、無駄なコミュニケーションコストや属人化リスクがより明白になり、それをいつまでも放置しているといずれ収集のつかないことになってしまいます。そうならないために、早めに意識しておきたいことがひとつだけあります。
とりあえずこれ
私の考える、冒頭の理想の環境を作り上げる方法のひとつの答えは、社内における「（他部から管理部へ向けての）クエスチョンマークを０にする」ことです。例えば以下のような質問がしょっちゅう起こっている状態は改善していく必要があります。
「◯◯ってどこにありましたっけ？」
保管場所が明確にされていない証拠です。電子データであればファイルやフォルダにはきちんと命名規則やルールを設け、物理のモノであればキャビネットにラベルを貼り整理整頓をし、誰がいつ見ても、何がどこにあるのかがわかりやすくします。貸出の場合は行方がわからなくならないよう、貸出先や返却期日などの報告フローも必要です。
「◯◯ってどうやって使うんですか？」
マニュアルを作りましょう。複合機のセッティング、備品の使い方。PCの初期設定やアプリのインストール方法まで書いておけると理想です。経理労務においても同様で、勤怠の付け方、休暇申請の方法、経費申請の区分けやフローなど、他部門とやり取りする物事については専門知識がない人にもわかりやすい言葉で書く必要があります。簡単なものでもマニュアルがないと、既存社員にとっては当然のようなことも新しくジョインした方にとってはわからないことだらけだったりします。
「◯◯さんって今日いないですか？」
リモートと出社のハイブリッドだったりする場合、特に他部門の出勤状況がわからなかったりします。全員が見られるカレンダーに休暇やリモートor出勤、会議中の時間など予定をしっかり入れます。また、その話しかけた人は特定の人に用事があったのでしょうけど、その内容は属人化している業務である可能性があるので注意です。
以上は一例ですが、他にもたくさんあります。そしてそれらの情報の集約場所として、社内ポータルサイトのようなものは必須だと考えています。とりあえずここを見ればだいたいわかる、というものがあれば、お互いに手を止める回数が減り、それぞれの業務に専念できます。中には、「ちょっと管理部に聞きたいことあるけど、今日は月初だし忙しいかな・・・」なんて気にしている方も実はいるかもしれません。
もちろんポータルサイトはその運用や内容の更新もセットで行う必要があるため、個人的にはアクセス性やカスタマイズ性の高いNotionの利用を推奨しています。PDFやExcelマニュアルからは脱却しましょう。
何度も同じような質問と回答を繰り返すようなことは、AIやチャットボットにでもやらせましょう。そして発生してしまった無駄なコミュニケーションコストは管理部の責任にあります。
もちろん、コミュニケーションを取ること自体を否定しているわけではありません。ただ、こういった細かい改善の積み重ねが会社全体のやり取りをよりスムーズにし、そして管理部としての基本的なPDCAであり、ひとつの行動指針になり得ると思っています。そして、将来的には内部統制や不正防止といった点からも情報の見える化をしておくことは、いつか必ず役に立つ日がくるはずです。
まあしっかりマニュアルを書いたところで読まずに何度も聞いてくる奴はいるので、そういうのは「またお前か！」とあしらいながら教えてあげましょう。
まだ入社したての新人ですが、新人だからこそわかる見えない社内情報がたくさんあります。自分自身のミッションとして、そういった部分の改善にも積極的に取り組んでいきたいと考えています。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました！