業務引き継ぎに大切なこと　伝えるということについて

ビジネスにおいてもそうでなくても、誰かに何かを任せてやってもらうときには必要な情報を漏れなく伝えるようにするのはとても大事なことです。

ただ「君、担当ね」とだけ言って打ち合わせしてきたことを伝えもせずに放り投げる、なんて無責任なことはまさかしないと思いますが、

いくら気をつけて伝えても伝え漏れがあったり引き継ぎミスがあったりというのはどうしても起こってしまうもの。

スムーズな引き継ぎによって円滑に業務を遂行できれば、お互い不必要な後戻り作業やわだかまりも生まれてこなくなります。平和です。

結構なことではありませんか。

引き継ぎミスの原因　〜伝える側によっておこるミス

伝える側によっておこるミスとは、伝えた側が伝えたつもりになっていることでおこるミスと言いかえることができそうです。
考えられそうな原因は、ぱっと思いつくところで以下のとおり。

・口頭で言いっ放しにしている
・顧客から得た情報を間違えて理解している
・事実と感想が曖昧になっている

順にみていきましょう。

まず、何の用意もなしにいきなり口頭で言いっ放しにするというのはとても良くありません。

スピード感が重要という意見もあるでしょうが、聞いた方は理解のペースが追いついていないかもしれませんしそもそも聞く体制ができていないかもしれません。

言ったかではなく伝わったかが大切です。文字や写真を用意し、見せるようにしましょう。

２つ目に、引き継ぎ自体は正確でも、そもそも顧客から得た情報を間違えて理解しているという可能性について。これには情報をよく吟味する必要があります。

面倒でも立ち止まって、いったん文字におこして整理してみることでかなりの気付きが得られるはずです。

３つ目に、事実と感想とに情報を切り分けるということはとても重要です。間違えて理解しているという話にも繋がるところがあります。

ただの感想を事実であるかのように伝えてしまうと、聞いた側はやはり間違えて理解してしまいます。

引き継ぎ資料を用意しよう

伝える側が自覚し心がけたいこと、それは打合せの直後というのは脳がヒートアップしている状態だということです。

打合せが終わってそのままのテンションで電話をかけて一方的にまくしたてるというのは、

間違えているかもしれない情報を、
事実と感想をごっちゃにし、
口頭で言いっ放しにしている

という三重のやらかしであるということを心に刻みましょう。

顧客と打ち合わせしたのなら、議事録なりメールなり写真なり何かしらの記録があるはずです。
遠回りなようでも、それらをもとに引き継ぎ資料を用意したいところです。

じっくりまとめる時間がとれなくても、取り交わした内容の記録を印刷して見てもらう程度ならばそれほど時間をかけずに出来るはずです。

まとめ

誰かに何かを伝えるということに際し、これだけ心がけておきましょう。
だいぶ変わってくると思います。

・口頭で言いっ放しにせず、文字や写真にして「見せる」
・自分が間違えて理解しているかもしれないと「立ち止まる」
・事実と感想は、はっきりと「切り分ける」

情報を整理し資料を作成するという作業をとおして、漏れなく正しい引き継ぎをしていきましょう。

正確な情報伝達と円滑な業務遂行によって、
健康で文化的でちょっと豊かなビジネスライフを送りたいものですね。
それでは。