【イタリア大学院留学】2. ビザ申請（前編）: 書類不備で申請保留となったはなし
どうも皆さま、こんにちは。
イタリアのビーチの盛況っぷりに圧倒されてます、アラサー社会人留学生です。
お初にお目にかかるみなさま、初めまして。私がなぜこの記事を書くに至ったのかについてはこちらを見ていただけるとわかりやすいかもしれません。お時間が許す際にご覧ください。
さて、今回はイタリア渡航前最大の関門（だと思われる）ビザ申請について記録していきたいと思います。
すでに留学に向けて検討されている皆さまは多かれ少なかれビザ申請について触れることがあるかもしれません。ですが、特にイタリアビザ申請については以下の点を肝に銘じておくとスムーズに進むかと思います（過去の私に届け、、、！！）。
早めの準備を（申請時期に関わらず最優先で進めること）
必要書類の確認を十二分に
ビザセクション担当の皆さまと仲良く！
この記事の題の通り、私は書類に不備があり普通はならない「保留」という扱いになりました。しかし、ビザセクション担当の方、大学の学生課の方、外務省の担当者さまによくしていただき、今こうして記事を書くことができています（この記事が届くかわかりませんが、この場をお借りして感謝申し上げます）。
また、私がビザ申請に向けて準備を進めるにあたり、以下のページを参照させていただき、大いに助けられました。この場をお借りして感謝申し上げます。
それでは、ビザ申請〜保留までの流れを振り返っていくことにします。お時間が許す範囲でお付き合いいただけると幸いです。
【本編に入る前に】
こちらは「2024年7月時点」の「大学院正規入学」に向けたビザ申請の記録です。申請時期や留学目的の違い（e.g., 交換留学、語学留学、研究留学など）によって対象ビザの種類及び必要書類が異なる可能性があるほか、申請に必要な書類は頻繁に変更されています。申請される方は必ずご自身で大使館などが発信している公式情報をご確認ください。
申請の前に：必要書類の確認
大学院に合格し、進学先をイタリアに決定してからしばらくは仕事もあり、ビザ申請に本腰を入れたのは6月に入ってからのこと。
この時点で勘の良い皆さまは察しがつくかと思います。動き出しが遅すぎました。
どのくらい遅かったのか、私が用意した以下の必要書類及びそれらの取得にかかる時間から推察いただければと思います。
ビザ申請用紙
即日：目的に応じたものを大使館のWebサイトからからダウンロードし、必要事項を記入します。出入国日、経由国などを記入する必要があることから、この時点での航空券手配を強くお勧めします。
証明写真
即日：パスポートサイズ、背景は白です。
パスポート原本とそのメインページ、ビザ、出入国スタンプのコピー
即日（パスポートを既に取得している場合）：帰国予定日から3ヶ月以上の有効期間があり、かつ未使用のページが見開きで2ページ以上残っていること。カラーコピーを推奨します。
大使館の所轄行政区域に継続して直近６か月以上居住していることが証明できる、直近（１か月以内）に発行された住民票
即日〜数日：管轄地域について、ざっくりと「東日本→大使館、西日本→領事館」です。発行日に注意してください。
UNIVERSITALY（イタリアのオンライン出願システム）の出願記録
即日〜？？？：大学が求めている場合、CIMEAまたは等価証明書を添付すること。等価証明書については後述します。
住居に関する書類（賃貸契約書、寮などへの入居証明書など）
即日〜数日：住居確保の難しさは大使館も把握しており、現地で住居を探すために1ヶ月程度のホテル（民泊）予約し、その領収証を持っていくことで受理していただけます。
留学資金を証明するもの（私は以下に該当しました）
（自己資金の場合）即日〜1週間：直近6ヶ月間の資産を確認できる通帳のコピーとその原本。私は記帳をサボっていたため記録が全て合計金額としてまとめて記録されてしまい資産を確認できず、その代わりに1年分の給与明細を提出し、安定した資産があるとして受理いただきました。通帳提出が最も楽なので、通帳お持ちのみなさまはこまめに記帳しましょう！
（奨学金を受給する場合）即日〜数週間：奨学金発給証明書
滞在期間をカバーする保険の証書（原本とコピー）
数週間〜数ヶ月：オンライン契約が可能な保険だとしても証書の郵送に最低1週間、郵送での契約であれば月単位で時間がかかります。額が額なので、早めに契約しましょう。
上記に加え、ビザ申請を最低でも出発3週間前までに行う必要があります。後述する予約の取れなさも相まって、気付かぬうちに相当ギリギリの線を行っていたのでした。
いざ申請：予約が取れない、、、！！
必要書類の準備と並行して、大使館でのビザ面談を予約します。
イタリア大使館は原則オンライン予約での受付となっており、大使館サイトから誘導されるイタリア外務省のページでユーザー登録・申請予約をします。
「渡航2ヶ月前くらいだし、予約すれば楽勝っしょ」と当時の私は思っておりました。しかし、いくら予約しようと画面を開いても、出てくるのはこの画面ばかり。
・・・後からイタリア留学を経験した方に話を聞いたところ、特に留学出発者が集中する初夏の時期は予約が集中し、予約できてもビザ申請が1ヶ月以上先になるとのこと。これまはずい。
急遽イタリア大使館に電話で連絡し、ことの事情を説明した上で申請予約を受け付けていただきました。あぁ、よかった。
その後も面談日まで何度か質問をしに連絡させてもらいましたが、ビザ担当者の方と連絡を取る際は（電話、メール関わらず）以下の点に気をつけると比較的トラブルなく進むかと私個人の意見として思います。
とにかく下手に出ること：
先方がちょっとでも不機嫌なそぶりを見せたら謝っておきましょう。担当者との関係性は割と重要です。要件は簡潔に、わかりやすく：
営業ではないですが、こちらの要件を20秒程度で伝えられるようにしましょう。食い下がらず、言われたことに従う：
時折理解が難しいことを伝えられたりしますが、その際も変に食い下がらず「承知しました」と伝えて穏便に済ませましょう。不明なことがあればその後でメールで至極丁寧に聞くと答えていただけます。
なんとか準備を終えて、いよいよビザ申請当日です。
申請→書類不備のため保留
当日は予約した時間にイタリア大使館/領事館のビザセクションに向かいます。
（東京のイタリア大使館の場合、入り口が代表/領事部/ビザ部で異なります。正面（代表入り口）から見て一番奥のビザ部の入り口のインターホンを押して「ビザ面談に来た〇〇です」と伝えると、門を開けてくれます）
慶應に近い方が正面（代表入り口）、ビザ部入口は慶應から一番離れた
画像左上付近です。
入り口で警備の方にパスポートを確認してもらい、携帯含めた荷物を全て入り口のロッカーに預け、金属探知機を通って大使館に入ります。
大使館の中に持っていけるのは申請に必要な書類とそのほか暇つぶしの紙類（本など）です。タイミングによってはかなり待つので、何かしら書籍を持っていくと暇しないかもしれません（私は15分程度の待ち時間だったように思います）。
そしていよいよ面談。カウンター越しに担当の方とのやりとりです。
給与明細の束や1ヶ月分のホテル予約明細などにツッコミが入りつつも順調にチェックしていただき、当時はなんとかなりそうと思ってました。しかし、そうであればこの記事は題名詐欺になってしまいます。
「あなたの申請には等価証明書が必要です。提出してください」
当時の私は必要書類を全て大学に提出したと思っており、等価証明書も「卒業証明書か何かの別名」としか考えておりませんでした。また、大学からもそのような書類を名指しで求められた認識ではなかったため「大学に提出しました！！！」の1点張りで貫いた結果、私の申請は保留となりました。そして、1ヶ月後までに大学に提出した「等価証明書」と更新された「Universitaly」の記録を提出することとなり、その日は解散となったのでした。
そして、帰宅後に「等価証明書」を確認し、自分が盛大にやらかしたことに気づいて青ざめて、、、
ビザ取得まで一息で記事にしようかと思いましたが、超大作となってしまうので一旦ここまでとしたいと思います。次回は普通に生きていたらまず関わらないであろう「等価証明書」を1ヶ月で取得した話をしようかと考えています。
この情報を必要としている方に届いたら、そして少しでも楽しんで読んでいただけたのなら幸いです。
それでは、また。