会議の種類を意識することの大切さ

はじめに

会議の種類って僕は基本的に4つ。甘めに見て5つが重要な会議タイプだと思っています。

• discuss

• share

• report

• decision

• agreement（幻の5つ目）

これを前提として考えたときに、今、何の会議なんだっけ？
を意識するかしないかで会議参加意図が大きく変わるかなと思ってます。

会議の種類の解説

会議の種類は参加者がどういう意識をもって参加すべきかを明確にできる材料です。これは何の会議なのか？という事を明確にすることは会議の効率を大幅に向上させる事が出来る手段です。

ディスカッション（Discuss）

アイデアや意見を出し合い、情報を共有するためのオープンな会議です。創造的な解決策を求めるブレインストーミングセッションや、問題解決のための議論が行われます。

情報共有（Share）

チームメンバーや関係者間で情報を共有するための会議です。プロジェクトの進捗報告や新しい方針の説明など、重要な情報が伝達されます。

報告（Report）

定期的に行われる進捗報告会議で、プロジェクトのステータスやKPIの達成度合いが詳細に報告されます。この会議は経営層やステークホルダーへの報告にも使われることが多いです。

意思決定（Decision）

重要な意思決定を行うための会議で、具体的な選択肢について議論し、決定を下します。このタイプの会議では、事前の準備が非常に重要です。

合意形成（Agreement）

チームや関係者間での合意を形成するための会議です。合意に達するためには、参加者間の調整や交渉が必要となることがあります。

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これらの会議のタイプを理解し、適切に運用することで、会議の効率を大幅に向上させることができます。各会議が目的に合った形で進行されることを確認し、時間の無駄を避け、生産性を高めましょう。
また、基本的には予めアジェンダが出ていることでしょう。
会議の種類を意識すると共に、自分がその会議で何の役割を果たしていくか？その会議で何のアウトプットをするか？
を意識するとよりよい時間が過ごせます。

組織やプロジェクトと会議の関係

会社というのは人数が多くなると部署や部門が出来、どんどん組織になっていきます。この組織が大きくなっていく過程ってとても面白い時間の一方で、弊害も出やすくなってきます。長く貢献してきてる方は感じにくいのですが、新しく入ってきた方が感じやすいポイントとして、どこで「ディスカッション、情報共有、報告、意思決定、合意形成」が行われているか分からない！
というものです。
これは組織の不協和を生み出しやすいポイントだったりします。

そのため、組織を作る時は会議体を明確にし、どのように情報が流れるかの情報設計を意識する。

という作業が必要不可欠です。
特に情報設計ですが、長く貢献してきてる方は感じにくい部分です。ほぼほぼ勝手に情報が入ってくるので。なので、全ての情報が遮断された時にどのように情報を得るか?を考えられるといいですね!

会議体の情報は全正社員が無意識に参加していて、探そうと思えば自分の力だけで探せる場所に記載する という事を意識するといいでしょう。

終わりに

会議の前にはアジェンダ準備しましょう！