Google WorkspaceのDriveとCloudSearchが便利すぎる！

こんにちは、ゆかりです。
今日はGoogle Workspaceで使っているgoogleDriveとCloudSearchの使い勝手が良いので記事にしたいと思います。

それではいってみましょう！

Google Workspaceって何？って方は以前のマガジンからどうぞ。

Google Workspace（旧Gsuite）のこと｜ゆかり｜note

検索してわかったすごさ

GARMINのスマートウォッチを調べようとしたらHPでは情報が足りず、自分が購入した時に量販店でいただいたパンフレットがあったよね。
とgoogleDrive検索してみました。

※Google Workspace（有料版と呼んでいます）というグループウェアを1名で契約して使っています。（企業で使われていることが多いツールです）
無料版と同名のgoogleDriveの機能ですが有料版は少しずつ機能が違っていたりします。お使いになる方はお気をつけ下さいm(_ _)m

googleDriveを開いて「GARMIN」と入力して検索

シンプルで好きな画面です。
ちょっと大きくしますね。

ファイル名の一部を消去しています。

こんなに検索結果が出るとは思えませんでした！

GARMINと名前のついたファイル
ガーミンと名前のついたフォルダ
日付の入ったPDF
日付や別名がついた画像ファイル

画像データは以前スマートウォッチのアプリ画面と
昨日の記事で使ったNotionスタートページでした。

データ内部の検索まで出来るってすごいですね。
googleさんの実力として覗かれているのかなと恐怖を感じることもありますが、大概は便利に使わせて頂いています。

見たかったパンフレットもPDFで発見！

プレビューが早いので便利です。

安心して放り込める！

内容の検索までできるのであれば、スキャンしたときのリネームに時間を取られなくてすみます。これ私にはすごく良い機能です。

リネームするにしても、まめな性格をしていないので英文字にするかカタカナか自分で覚えていられてません。

ScanSnapで放り込めば指定フォルダに入るのである程度ファイルも絞れますし、今後は安心してスキャンできます。

できるだけ所有した瞬間にスキャン出来ればタイムスタンプがずれなくていいですしね。

googleと言えばやっぱり「検索」

Google Workspaceで便利な「Cloud Search」

Google Workspaceでは、Cloud Searchという機能が便利だと言われています。
先程はgoogleDriveを検索しましたが、こちらでは全文検索可能とのこと
検索枠の下にタブが表示されています。

メール　　（Gmail)
ドライブ　（googleDrive）
サイト　　（googleサイト）
グループ 　（google内で作成されたグループ）
カレンダー（googleカレンダー）

同様の結果しか出て来ませんが、こんな感じで中身も少し見えます。
パンフレット内が精密にテキスト化されているのがわかります。

便利過ぎて使わない手はないですね。

これだけ検索できれば、フォルダ作成いらないのでは？と思ってしまいますね。
私の苦手なフォルダ作成・・・最低限でよさそう！

顧客名にしても業務名にしても横断するデータが多かったので
そこに時間を取られるのが面倒すぎてフォルダ管理が苦手なんです。
良いやり方しっていたらぜひ教えてください！

散らかるのが嫌というだけで、ExcelとかWord、PDFなどでフォルダ分けしていました。それなら考えなくていいし、その中で数が増えてマージしたいものがあればフォルダ作っていました。

M1MacでgoogleDriveのアプリが使えるようになれば最強！

残念ながら私の所持しているM1チップのMacBookではgoogleDriveのデスクトップアプリが対応していないとのこと。
最近オープンデータ版が出ていて4月中にはリリースと言われているのでそれまではwebでアクセスしています。
対応されたら検索含めてだいぶ便利になりそうで今からワクワクしています。

さいごに

今日はgoogleはやっぱり検索が便利！という記事でした。
みなさんはCloudのDriveって契約していますか？

今までPCが壊れる度にデータを無くしていたのでほぼ全部のデータがCloudに入っています。
自分でバックアップ取るよりプロにお任せしちゃっています。
あまりの大容量だと料金が高くなってしまいますが個人のデータだけであればそこまで大きなデータは必要ないですね。

もしよければお使いのCloudDriveでオススメがあったらそのポイントとともに教えてください(*^_^*)
私もチェックしたいと思います。

最後まで読んでいただいてありがとうございます(*^_^*)
また違う記事でお目にかかれますように！