プロジェクトマネジメントって？社内研修の内容や様子を紹介します
マーケティングチームのモギです。
フュージョンでは、社員のスキルアップを目的に、外部講師の方を招いた社内研修を毎年数回おこなっています。
今期の最初の研修は「プロジェクトマネジメント」がテーマ。
外部講師のマーケティングコンサルタント岩野さん（プロフィール）により、3/13（月）～3/15（水）の3日間で開催されたので、当日の研修の様子や内容を簡単にご紹介します！
そもそもプロジェクトって？
さて、ここでひとつ問題です。
次のうち、どれが「プロジェクト」と言えるでしょうか？
１．今年のクリスマスに向けて、ケーキの販売促進プランを策定する
２．5月31日までに、DMの制作作業をすべて完了させる
３．カスタマーサポートのコールセンターを24時間体制で滞りなく運営する
正解は１と２です。みなさん答えられましたか？
「期間や期限が決まっていて、目的が明確なもの」がプロジェクトです。
プロジェクトってそもそも何？については、アドベントカレンダー2022でも少し書いているので、ご興味のある方はあわせてどうぞ。
この研修の一日目では、あらためて「プロジェクト」とは何かについて基本の認識合わせをしたうえで、「プロジェクトマネジメント」に必要な考え方・フレームワークを学びました。
プロジェクトマネジメントスキルを持つメリット
プロジェクトマネジメントは「決められた期間の中で目的を達成するために必要なマネジメント」のことですが、フュージョンではプロジェクトマネジメントが必要なシーンが数多くあります。
というのも、伴走型でのマーケティング支援を実施する以上は、クライアントや案件に合わせてプロジェクト形式でのお仕事を進めることがほとんどだからです。
全社員がプロジェクトマネジメントスキルを習得することで、プロジェクトで発生するリスク・課題・タスクを識別できるようになり、クライアントと認識を合わせて業務を前に進められるようになります。
マネジメントの最小単位である「課題」と「リスク」「タスク」の違い
プロジェクトマネジメントで大切なことは、
・目的を達成するために発生する課題を最小限にすること
・発生した課題を解決すること
この2点になりますが、着実に行うためには「リスク」「タスク」も可視化して識別する必要があります。
ここでまた問題です。以下の3つはそれぞれ「リスク」「課題」「タスク」のどれにあたるでしょうか？
１．新サービスに伴う業務が回らない可能性がある
２．テストの担当者を決める
３．作業量の全体像が見えていない
答えは以下でした。
１：リスク
２：タスク
３：課題
ぜんぶ正解できましたか？
プロジェクトメンバーが複数いる場合は、どのくらいの粒度で切り分けて管理するか、実際の運用に合ったルールの整備が大切というお話がありました。クライアントも含めたプロジェクトでは、特に重要ですね！
プロジェクトマネジメントに欠かせないスコープ記述書・WBS・ガントチャート
二日目と三日目は、プロジェクトマネジメント実践として、スコープ記述書とWBS、ガントチャートをワークショップ形式で作成しました。
当日のアジェンダはこちら。
プロジェクトスコープとは？スコープ記述書作成ステップ
プロジェクトスコープとは、依頼のあったプロジェクトの概要や詳細、成功を見極めるための要因について作業を実施する上で理解しなければならない内容のことです。言い換えるとプロジェクトで対応する範囲と制約を明確にすることなのですが、具体的には下記のステップでドキュメントにします。
プロジェクトの目標/目的を定義する
プロジェクトの成果物を定義する
要求事項を集める
要求事項を整理する
要求事項から成果物を定義する
プロジェクトの除外事項を定義する
プロジェクトの制約事項を定義する
プロジェクトスコープ記述書（ステートメント）としてまとめる
プロジェクト実施後にどのくらい計画どおりだったかを振り返り、プロジェクト期間中に発生した出来事含めドキュメント化してナレッジを溜めると、別のプロジェクトでも知見や経験が生かせるようになるのでとっても良いですよね。
WBSを作るメリットや作り方
プロジェクト記述書を作ったあとは、模造紙と付箋をつかったワークショップでWBSの作成に取り組みました。
WBS（Work Breakdown Structure）とは、プロジェクトマネジメントで計画を立てる際に使用するプロジェクト全体を細かいタスクレベルまで分割した構成図です。
WBSを作るメリットとしては、以下が挙げられます。
プロジェクトの全体像が把握できる
作業を分担しやすくなる
工数の見積もりがしやすい
各作業の関係性が見えやすくなる
作業範囲の共通認識ができる
進行管理がしやすくなる
今回の研修では、チームに分かれて手書きの付箋を使いながらWBSを作成しました。
イメージはこんな感じ。
実際やってみたのがこれ。
みんな楽しく会話しながら取り組んでいました！
WBSを作成するときは、それぞれの要素に依存関係がないかを確認するのがポイント。この依存関係の有無や順番が明確になると、このあとのスケジュール作成結果であるガントチャートに落としやすくなります。
ガントチャートを作るときはツールを活用
ガントチャートは、WBSをスケジュールにしたものですが、フュージョンではプロジェクト管理ツールとしてBacklogを使っているので、実務ではBacklogを活用することが多いです。
WBSで整理した要素別に、具体的に必要な日数を出してスケジュールを組むのですが、ここでのポイントは下記。
プロジェクトの目的や成果物に対応しているか。プロジェクトの全体像や範囲を正確に反映しているか
プロジェクトの成果物や作業を時系列に表しているか。作業の開始日と終了日が明確か
作業の依存関係や順序を明確にしているか。作業の前提条件や後続条件を示しているか
作業に必要な工数やリソースを見積もっているか。見積もりの根拠や方法が明らかか
作業の進捗や品質を管理するための基準や方法を示しているか。進捗報告や品質検査のための計画やツールを用いているか
プロジェクトの関係者と事前に合意をとっているか。ガントチャートの変更は承認プロセスを経ているか
視覚的にわかりやすくしているか。色や記号などを使っているか
これらを意識して、ワークショップではWBSの付箋を加工しながらお手製のガントチャートを作りました。
日々学んで、より良い伴走型支援を実現します
社内研修を通して、社員それぞれがよりよいクライアント支援ができるように、プロジェクトマネジメントについて理解を深められたのではないでしょうか。
フュージョン社員はいろいろな経歴を持った人たちが集まっているので、それぞれの持ち味を生かしながら共通スキルも身につけて日々の業務に取り組んでいます。
より良い伴走型マーケティング支援ができるように、これからもスキルアップですね！
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