【残業削減施策①】会議時間を減らして早く帰ろう！役割分担カード

働き方改革をしていると残業時間問題が必ずと言っていいほどでてきます。
弊社は建設業ということもあり、残業時間の上限規制が2024年4月から始まるため、絶対に取り組まなくてはならない課題です。

残業時間の理由

そこで、なぜ残業時間が多くなってしまうのかをカエル会議で意見出しを行ったところ「会議時間が長い」という意見がたくさんでてきました。
「参画意識の低下」「沈黙の時間が長い」など、会議時間内に無駄なこともあるようです。

そこで、会議時間短縮のために集中し、全員が責任を持って参加するためにも会議で必要な役割を決め、毎月交替で作業分担をすることにしました。

会議に必要な役割

会議には以下のような係があれば進行がスムーズにいくと思います。

①進行係
②記録係
③時間管理係
④上下監督係
⑤脱線注意係
⑥反応係

役割分担カード

上記の役割が書かれた役割分担カードを作成し、人数分用意します。
役割は6種類ですが今回は7名の会議なので反応係が2枚あります。

役割カード

役割決め方法

役割カードを裏返し、ひいていきます。

役割決めはくじ引き方式にしています。

くじ引きでなく、順番に交代して全ての役割を担当するのも良いと思います。

どの担当に当たるかドキドキ

なぜくじ引きなのか

私がくじ引き方式にしているのはその場が盛り上がるからです。くじを引くのは何だかドキドキしますよね。会議前に「何が当たった？」「良かったー」など、みんなの明るい声が聞こえ、コミュニケーションが取れると感じます。
盛り上がった勢いで会議に臨むと発言力が増して意見交換が活発になり、良いアイデアが出て決定や結論が出やすくなるため、時間短縮にも繋がっています。

ちょっとしたことなのですが、私は仕事や働き方改革に遊び心を持って取り組もうと思っています。
自分たちが楽しめるからこそお客様にも喜んでもらえるサービスを提供したり、働き方改革を続けられると思うので。

会議が長い原因

会議というと静かで緊張感があり、重たい雰囲気になることが多いと思いますが、それが会議時間を長くしているのかもしれません。
暗い雰囲気の会議は予定時間をオーバーしたり、長時間になることが多いと思います。

会議が盛り上がり長くなりそうな場合もありましたが、「時間管理係」がいるので会議時間をオーバーすることはなくなりました。

全員が参画意識をもって会議に参加し、活発に議論して良い結果を出せている役割分担カード、是非お試しください。