業務の効率化への葛藤

今更ですがnoteデビューです。普段はTwitterで呟いていますが自分の脳内を整理しつつアウトプットすることで色々なことを少しずつ変えて行きたいと思います。最初の自分テーマは「業務の効率化」についてです。

メールなんて大嫌いだ。

私と仕事を一緒にしたことがある人は知っていると思いますが仕事が苦手です。と、いうか「仕事ってなに」くらいよくわかってないです。31歳なのに。

夏休みの宿題も「大丈夫、大丈夫」と言いつつ最終日近くになって「やばい」と思いつつ友達に見せてもらったり、泣きながらやったり・・・。そんなやつが一般の会社に就職することもなく起業しちゃったから大変。

思想も行動も基本的に中学生レベルな私です。社会に出たら大事なことだらけ

契約書大事
請求書大事
人に会うこと大事
メールの返信の早さ大事
約束を守ることも大事
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などなど。上げ始めたらきりがない。
そんななかで一番苦手なのがメール！こいつなんなん。
初めてnoteに手を出してる2018年3月16日時点で起業してから8年？9年？が経過していますが仕事を行ううえで一番苦手です。みんな凄い。
面倒なことが嫌いな私ですが大人である以上、仕方がないです。

・・・が！！　、が！！ですよ。CCが凄い。
社内外関わらず「えっこんな情報共有いる？」っていうのまでメールに入ってくるので1日200件とか普通になっていました。メール嫌いって言ってるのに。もう、メーラーを開くことすら嫌いになりました。

返信が超絶楽になった

メール地獄をどうにかしたいと思い昨年から色々なツールを試してきました。
取引先がIT系の人と出版社系の人が多いため「Slack」と「チャットワーク」で悩みましたが

・無意味なメールからは逃げたい
・他の人にも導入してもらいたいので直感的にわかることが大事

上記を意識するとチャットワークで決定し試験的に運用してみました。

とりあえず社長という権限を振りかざして「社内メール嫌！」とお願いして私とのやりとりだけチャットワーク化してみました（みんなごめんね）

打ち合わせのため外出していることも多いのでメールだと細かくかいてもらったりしないとわかりづらいことも短い文言で対応できるので結果的に凄く楽になりました。

楽になったとわかったらスタッフの人達に聞いてすぐに導入。

■メールで残したこと
契約書上のやりとり、作家さんや取引先からの重要そうな内容を転送してもらったり。新規案件の正式稼働報告

■チャットワークに移行したもの
日報、仕事上の質問（言質とられてます）、他質問・・・etc

チャットワーク導入して本当に効果があった

3ヶ月ほど経過しましたが社内メールはほぼ撲滅されました！！(‾^‾)ゞ
長きに渡るにっぽんメール至上主義からようやく抜け出せました。

編集部用のグループを作り、ひたすら業界ニュースや最近流行ってることを時間があるときにみんなで投稿してるので知識格差もそのうちなくなるかも？
今までは個人個人に任せていたので・・・。

そして身近な取引先の方に「ちゃ、チャットワークって知ってますか？」と話をしたら意外と使ってる会社さんも多くて・・・。
大嫌いで時間だけとられることの多いメール作業も苦痛ではないレベルまで戻ってきました！（←ここ重要！

チャットワークを使って良かったと思うこと

・メールの未読件数よりもチャットワークの未読件数の方が精神的にかなり楽
・「いつもおせわになっております～」の定型文、いらなくなった
・弊社関連作品がアニメ化した時の情報共有が取引先ともしやすくなった
・文字だけでもコミュニケーションが凄くとりやすくなった
・レスポンスが以上に早くなって物事の進み方が早くなった

チャットワークでのルール

「業務時間外に投稿しないこと」だけにしました。
ルールって一度作ってしまうと撤廃しようとしても習慣化してしまうため自由度を高くしつつ土日祝日や自分の時間を楽しんでいる時に仕事の通知くるのウザイだろうし・・・
※時間や曜日指定で通知させないようにできる設定も標準実装しています。
※取引先のことも考えてのルールです。

以上。

これから勉強しますので読みづらさとかはごめんなさい。
いつまでnoteも続くかわかりませんが最近はインプット過多で発信することが少なく自分の脳内整理用にnoteを使わせていただきました。
・・・ので、ここで記載しているのはあくまでも執筆時点で思っていることや考えていることなので脳内アップデートした将来は真逆のことを言っている可能性もありますのでご容赦くださいませｍ−−ｍ

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