フォルダを階層化するだけ！コストをかけずに全作業時間を削減

公認会計士の福原俊です（https://fukuhara-cpa.jp）。

今回はフォルダを階層化して、体系化をすることについてまとめてみました。

フォルダの階層化をまとめようと思ったのは、以前こんな経験があったからです。

フォルダをみたらビックリ！

みなさんもこんな経験ありませんか？

共有サーバーに個人名フォルダがたくさん！
この人だれですか？
「なつかしー？！」前にこんな人もいましたね！

そうなんです！
個人名フォルダがたくさん並んでいる。そして、今はもういない方たちのフォルダもありました。

「どうやったら、探している資料が見つかるんだろう？」と不安を覚えました。

ただ、不安だけ！！！

「そもそもなぜフォルダの階層化が出来ていなかったのか？」という疑問も湧きました。

フォルダの階層化はチームの約束

たどり着いた結論は、一つです。

私がチーム内での階層化についての約束事をチーム内で話し合っていなかったということにたどり着きました。

階層化はチーム内での約束。

チームの業務の仕方から派生するものです。その表現がないということは、チームでの話し合いがないからです。

これは大いに反省すべきことですし、どこから改善していったらいいのかは見えてきました。

いきなり全部をきれいにするのは難しい。
チームのメンバーとフォルダの階層化を徐々に修正していくといいという結論に至りました。

フォルダ名がメンバーの名前だったら、要注意

フォルダの階層化されていないのでよくあるのが、

さきほど書いたように、各メンバーの名前がついたフォルダが散見される状況です。

データは共有サーバーにあるが、各メンバーの名前がついたフォルダが並んでいて、作業資料をそのなかに保存。

階層化というよりもフォルダを各自が作成して、そこに置いているだけ。

これだと本人以外どこになんの資料があるかがわかりません。

ジョブローテーションをしたら、個人から個人に資料が引き継がれ、いろいろな個人フォルダに分散され、もう追跡が困難になります。

フォルダを２階層に分けてみる

今回はシンプルにフォルダの階層化を、作成年度、単体・連結・開示の2階層で分けることにしました。

あまり階層が多いと、よくわからなくなるので、シンプルにやってみました。

この二層にするときのルールとして、シンプルにしました。

シンプルにしたほうがメンバーがわかりやすく、この体系を続けていきやすいからです。

私も使ってみたら、シンプルなほうが頭を使わず、直感で分かりやすかったからです。

階層化するときに、階層をしすぎると、使いにくくなります。このバランスが大事ので、2〜3階層ぐらいがよさそうでした。

フォルダを階層するときに、番号を振るとさらにわかりやすい

たとえば、会社資料を体系化するときです。

今回はA社（子会社２）、B社（子会社１）、C社（親会社）、D社（子会社３）という前提です。

親会社か子会社、子会社でも規模が大きい会社順にみられるようにする。
番号の有無によって、下記のように順番が変わってきます。

順番の付け方の考えた方は、

よく見る情報を上のほうに置いて、探しやすくしたい。

よく見る資料として、２つの特徴があると考えて、上の順番の付け方にしてみました。

①親会社の資料は単体決算も作成しているから、子会社の資料よりもひんぱんに見る。

②子会社のうち、規模が大きい会社は重要性が高いので、規模が小さい会社よりもよく資料を見る。

まとめ

今回はフォルダの階層化についてまとめました。
階層化は2〜3ぐらいがシンプルで続けやすい。また、階層化するときに番号をつけて並べてみる。

階層化に自分たちの意思を反映させると、資料が探しやすくなり、全作業時間の短縮になります。

フォルダ階層化を進める上で大切なことは、階層化はチームの約束ごとなので、まずはチームでどうしたら、みんなで仕事がしやすいかを話しみることが大切です。　ここからスタートすると、階層化が進みます。


今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

業務効率は自分が少しでも楽になれるものだと思い楽しんでやってみようと思えるようになってから、業務効率を考えることが続くようになりました。
また、チームの力を借りると、さらにいいものができます。

焦らず、みなさん一緒にやれるところからやってみましょう

今後も頑張っていきますので、スキ・フォローなど頂けますと、大変うれしいです。

私のHPになります。
よろしくお願いいたします。
https://fukuhara-cpa.jp