簡単！計算式をセルにメモするだけ！何をしているかが目で見て、わかりやすく
公認会計士の福原俊です。
今回は、セルに計算式をメモすることによる、効率アップをまとめてみました。
Ｅｘｃｅｌの計算式を確認しているときに、こんなことを思ったりしたことありませんか？
・業務を引き継いだ時に、これってどう計算しているのか、わからなくなる
・去年もこの計算をしたけど、計算式がどうなっているか思い出せない、または、思い出すのに時間がかかる。
・担当者が作成した資料を紙でチェックしているときに、これってどう計算しているかがわからない。
・データでもらっているけど、計算式をトレースするがどこで計算しているのかがわかりづらい
わたしも経理の担当者や責任者をしていたときに、計算式を確認するときにこのようなことを思うことが何度もありました。
では、わたしがどのように対応しているかを今回まとめてみました。
計算結果のとなりに、計算式を書いておく
Ｄ５に計算式をＤ３×Ｄ４と書きます。
もっとわかりやすく書くなら、単価×個数でいいです。
これを読んだ方は、なんだそんなこと？！
そんな簡単なことでいいのと、驚かれるかもしれません。
それでいいんです！！！
こんな簡単なことでも、効率がアップします。
まずはやってみてください！
なぜ、計算式を書くといいのか？
資料作成者からすると、こんないいことが！
計算式を書く行為が自分の考え方を整理できる。
計算式をもとにセルに計算式を作るときに、正しい計算式に戻ることができる。
とくに、計算式が長いと、途中で計算式がわからなくなる。
正しい計算式を書いておくと、自分が作成したセルが正しいかを確認できる。自分が作成した計算式でも、久しぶりに作成するときに、思い出すのが早くなります。
業務を引き継いだ時に、計算式を理解する時間が短くなる。
結果、理解に使う時間が増えてくる。
チェック者からすると、こんないいことが！
資料作成者のメリットに似ています。
紙で資料をもらったときに、どのような計算式がわかりやすい。
データでも同様に、計算式がわかりやすい。
チェックが早くなると、担当者へのフィードバックが早くなる。
さらにこんないいことが！
担当者とチェック者がお互いにわかりやすい状況をつくると、チェックの時間が早くなる。
それにより、担当者とチェック者とのやりとりの時間が短くなり、結果として、業務の時間が早くなる。
担当者のかたは、チェック者が見やすいようにすることで、結果として、自分の作業時間を短くし、結果をだすことにつながります。
まとめ
今日は、セルに計算式を書くことをまとめました。
やっていることは簡単です。
ここでのポイントは自分がわかりやすくするとともに、周りのひとにもわかりやすくすることです。
これにより、結果として、自分の業務自体を効果的・効率的にすることにつながります。
Ｅｘｃｅｌで資料を作成するときに、チェックする人がわかりやすいようにすることを考えながら、資料を作ってみるといいです。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。今後も頑張っていきますので、スキ・フォローなど頂けますと、大変うれしいです。
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