スケジュール表を見直すと、毎月発生しているトピックが見えてくる！新たなトピックは忘れずに追加
こんにちは、公認会計士の福原俊です。
前回の業務共有の中で、新しいトピックをまとめておくことを書きました。
今回は、まとめた表の利用方法について書いています。
せっかく時間をかけて作ったものをそのままにしておくのはもったいないです。
ぜひ見直してみてください。
決算が終わった後のスケジュールを見直す
月次決算が終わったあとに、毎月のトピックを比較しながら、見ていくと
①同じような事象が毎月発生している
②新しいトピックは、来月以降も発生する可能性あり
など、
俯瞰してみる。
すると、従来のスケジュールに追加したほうがいい事項が見えます。
①同じような事象が毎月発生している場合
例えば、
４月、５月で同じ部署からの請求書が経理部に届いていないことがありました。
このようなことがある場合には、
・なぜ、このようなことが起きたのかを、部署のなかで原因を確認にする。
・部署内で解決できなければ、事前に該当部署に相談する。
月次決算中に対応すべき事項が減りますので、決算がスムーズに行く可能性が高まります。
②新しいトピックは、来月以降も発生する可能性ある場合
例えば、
５月のときに営業部売上明細の依頼がありました。
「最近よくくる依頼だなあ」と思ったら、今後も毎回毎回必要なのかを検討してみましょう。
まずは、営業部に聞いてみましょう。
相談事項は、
・対象月や前年同月分は必要？
・フォーマットはどんな感じ？
・どのタイミングで、誰に渡せばいい？
などです。
それを受けて、経理部では担当を誰にするのか、作成の仕組みづくり、何営業日でこの資料が作成できるかなどを検討します。
新たに追加したほうがいいものは、スケジュール表に入れる
①②を検討し、
月次決算時にどのような対応を、どのタイミングで実施しようかを決めて、それをスケジュール表に落とし込んでいきます。
実は毎回依頼されていることをスケジュールに落とし込んでおくと、事前に用意ができるので、その分業務がスムーズにいきます。
まとめ
今回はトピックをまとめた表の利用方法です。
まとめた表は終わってから見てみると、結構いいネタがあります。
単月だけでなく、複数月にわたってみると、また見えてくるものが変わってきます。
忙しいときに考えるのは難しいので、時間をとって、チームで今月の業務を見直してみるといいと思います。
やるべきことが見てきますし、チームメンバーからもスケジュールに追加したほうがいい項目について、話が出てくると思います。
月次が終わるたびに、少しの時間でいいので新たな依頼事項がないかをスケジュール表とにらめっこしてみましょう。
また、スケジュール表をもとにチームで話す機会を少しでもいいので増やしていくと、チームの考えていることの共有になりますし、チーム力アップにつながると思います。
緊急ではないですが、重要なことです。
忙しくないときの時間の使い方は結構重要ですよね。なかなか難しいですが。。。
みなさん一緒にやれるところからやってみましょう。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。今後も頑張っていきますので、スキ・フォローなど頂けますと、大変うれしいです。
私のHPになります。
よろしくお願いいたします。
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