データとデータベースの縦横が違っても大丈夫！形式を選択して貼り付けで一発
こんにちは、公認会計士の福原俊です。
データを落としてみたら、ほしいデータと縦と横が逆になっていることがありませんか？
データをコピーして、データベースに貼り付けし終わったときには、１～２時間が経過していませんか。
また、コピペするのが大変だから、貼り付け先シートを作っておいて、「＝（イコール）」でつないだりしていませんか。
このように、データベースに入れる表形式と、データの表形式が異なると、うえのような作業が起きてしまいます。
こんなときは、「形式を選択して貼り付け」を使ってみてください。
いままでかかっていた作業時間が、短時間でデータベースへの貼り付けが終わります。
今回はこの「形式を選択して貼り付け」について、まとめてみました。
業務を短時間でするためのポイントは？
業務効率に大事なポイントは、
なるべく自分で数字を入力しない。
コピペをするorリンクを貼るなどしてデータが飛ぶようにする。
自分で数字を入力すると間違えることがあります。修正にも時間がかかります。
自分で数字を入力しなくても良い場合には、仕組みなどを使って、自動で数字が入力されるようにしていきましょう。
今回の「形式を選択して貼り付け」はコピペの応用版です。
この形式を「形式を選択して貼り付け」のなかに、「行/列の入れ替え」があります。
データの縦と横が貼り付けたい先と表形式が異なる場合に、これを使うと短時間で貼り付け作業が終わります。
では、実際にやり方を見てみましょう。
形式を選択して貼り付けのやり方
もとのデータをコピーしたうえで、貼り付け場所のセルを選んでおいてください。
そのうえで、ホーム＞貼り付け＞形式を選択して貼り付けを選択します。
次に、行/列の入れ替えにチェックをいれてください。
こんな感じで縦と横を入れ替えた結果が貼り付けされました。
今までひとつひとつ、コピペでやっていたのが、一気にできてしまいます。
このようなことはたくさんやっているかたはショートカットは必需品です。
ぜひ、「形式を選択して貼り付け」がすぐにだせるようにショートカットを覚えおいてください。
何度も何度もやるなら、ショートカットキーは必須
行/列の入れ替えの作業をたくさんやっているなら、「形式を選択して貼り付け」だけでもかなり業務が効率になります。
さらに「形式を選択して貼り付け」をだすショートカットキーを覚えてつかうと、さらに業務の効率につながります。
キーボードだけで、「形式を選択して貼り付け」ができるようになると、マウスを探しに行かなくてよくなるので、このマウスとキーボードの「行ったり来たり」が減ります。
たかが少しの時間と思わってますよね！！！
たしかにひとつひとつを見ればたかがという時間です。
ただこれが60歳以上まで働くことを考えると「ちりつも」で積み上げるとかなりの時間になります。
では、「形式を選択して貼り付け」のショートカットキーをご紹介をします。
「Ctrl」＋「Alt」＋「V」
このような作業をする人はこのショートカットキーを使って、業務の効率化をしていきましょう。
このような作業をしないかたは、こんな機能があるんだということを頭の片隅にいれておいて、いざ使う時がありましたらご活用ください。
まとめ
本日は、「形式を選択して貼り付け」のうち、行列の入れ替えをご紹介しました。
業務を効率にすすめるうえで、データを直接触らないようにすることは大事なポイントです。
データが行列で反対でしたら、これを利用すると、短時間で行列の入れ替えができます。
またコピペには今回のようなやり方もありますので、またご紹介させていただきます。
今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。今後も頑張っていきますので、スキ・フォローなど頂けますと、大変うれしいです。
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