032.Gmail疲れをなくすために行ったこと①

みなさま
ごきげんよう。
いつもレスの早い先輩が、お酒を飲んでいるときにも
すぐにレスしようと返信したメールが暗号だらけで、
先輩のお茶目な一面に少しときめいたことのある千葉です。

今日は、gmailについて少し話していければと思います。

私は仕事やプライベートでもgmailを活用しているのですが、
すぐにレスを返し続けることを意識した結果、gmailが夢に出てくるようになりました。

このままでは、夢でも仕事がはかどってしまうことに気づき、
良い意味で、何か効率的に仕事ができないかと考えたときに
自分で事業をしていたり、フリーランスで案件2件掛け持ちしている1,000万プレイヤーの友人たちから教えてもらったのが以下の3つの方法です。
（本投稿では、1つ目のラベル付けについて記載していきます。）

1.ラベル付け
2.スヌーズ機能を使う
3.必要ないメールは配信停止

1.ラベル付け

まずラベルについてですが、
正直、活用してはおりましたが、
来たメールを、分かりやすくジャンル分けするという意味合いで使っておりました。

ただ、今回お伝えするのは、届いたメールをラベルで自動的に振り分けることで、各ラベルフォルダに自動的にメールが入る方法で、
今まで行っていたメイントレイで、一つ一つ確認して、仕分けやチェックをする作業がなくなりました。

手順1:gmail画面左下で新規ラベルを作成

手順2:gmail右上の歯車マークをクリックします。
手順3:すべての設定を表示をクリックします。
(※ちなみにgmailの背景もこのクイック設定で変更できます。)

手順4:フィルタとブロック中のアドレスをクリックします。

手順5:新しいフィルタを作成をクリックします。

手順6:フィルターにかけたいワードを入力し、フィルタを作成をクリックします。

手順7:受信トレイをスキップをクリックします(すぐ対応しないメール、スキップに☑️を入れております)
手順8:すでに作成したラベルを選択します。
手順9:〇〇通の一致するメールにもフィルタを適用する(過去メールも一括でフォルダに入れます)

これをすることで、受信トレイで、メールを仕分ける作業が減り、
すぐ返す必要があるメールや、情報共有のメール、重要なメール
などを仕分ける作業が減ることが分かりました。

仕分けの作業って意外と頭使うので、
その作業をフィルター機能にお願いして
自分はその仕分けられたラベル内で、一つ一つ作業をしていくと
脳みそが単一作業に慣れ、集中して、取り組めることも分かりました。

少しでも脳みそのタスクを減らすことが効率化につながると感じてますので
是非皆さんも使ってみることをお勧めします。

今日はこの辺で終わりたいと思います。
次回は今回の続きでgmail疲れをなくす方法を投稿する予定です！
それではまたね~