クラウドHRソフトウェアが人事を変える10の方法
人事部は、もはや山積みの事務処理に追われ、バックオフィスに閉じこもる必要はありません。インターネットと最新のテクノロジーのおかげで、人事部はクラウドベースのHRソリューションを活用して、採用、勤怠の管理、オンボーディングやオフボーディングの実施など、テクノロジーに精通した部署へと完全に変貌を遂げました。
人事部はこれまで膨大なデータ、それらの管理、処理などに大変な労力と時間を費やしてきました。クラウド型人事ソフトの導入により、人事担当者は給与計算や記録管理などの管理業務を削減し、簡素化できるようになりました。その代わりに、従業員エンゲージメント等、激しい競争において会社の命運を左右するような問題に焦点を当てることができます。
90年代のHR
1995年、Hannaford Brothers社の食料品店のマネージャーが確定拠出型年金（401k）を確認したいと思ったとき、彼は音声起動型の電話システムにダイヤルする必要がありました。
対話型の電話システムは、90年代の人事エコシステムの中心にありました。多くの従業員にとって、当時人事業務に使用されていた16ラインのタッチトーンシステムは最先端のものでした。HRプロセスは、オフィスの地下のどこかにある冷房の効いた地下室に隠された大きなメインフレームコンピューター上で実行され、従業員のトレーニングやオンボーディングはレーザーディスク上で行われていました。
ピツニーボウズのWorkday実装担当ディレクターであるヴィンセント・トゥッチロ氏に、この時期に人事担当者として直面した課題について尋ねたところ、彼はある特定の問題点を強調しました。
"人事記録を更新するには人事のプロでなければならなかった。新入社員の記録がシステムに入る前に従業員を解雇することもありえたくらいだった。"
今日の視点から見ると、90年代の人事は古風に見えるかもしれませんが、今日のような状況になるために必要なステップでした。人事リソースがボトルネックになっていることに悩んでいた従業員は、「セルフサービス」がどのようなものになるか新たな視野を与えられました。数年というスパンの中で、人事担当者はこのようなイノベーションを覚えています。
"紙じゃなくてパソコンで人事の仕事ができるなんて奇跡的だった"
ジョシュ・バーシン｜バーシン＆アソシエイツ代表取締役社長兼CEO
クラウド・ソフトウェアが人事を変えた10の点
90年代後半に登場したHRソフトウェアは、シンプルな自動化を切実に必要とする中小企業に好まれていました。機能が強化され、より複雑になるにつれ、イノベーションは徐々に大企業へと広がっていきました。2000年代初頭以降、初期に登場した「万能型」の人事ソフトウェアから、採用、トレーニング、評価、その他の人事関連業務を管理できる専門的なシステムへと大きくシフトしてきました。クラウドベースの人事システムは、情報化時代に生き残り、成功するためのコンピューティング能力と能力を企業に与えてくれます。
以下では、クラウド型人事ソフトがどのようなメリットをもたらし、どのように職場を改善してきたのかを見ていきましょう。
#1 ペーパーワークを減らす
従業員の記録を大きなファイルキャビネットに保管していた時代は終わりました。クラウドベースの人事ソフトを使えば、すべてのファイルをクラウド上に安全に保存し、Box、Google Drive、Dropboxなどのアプリを使って即座にアクセスすることができます。
データはデジタルで保存されているため、人事担当者はクラウド型人事ソリューションから数秒でファイルを検索したり、印刷したりすることができます。あるレビュアーが説明するように、クラウドHRソフトウェアは、彼らの事務処理を半減するのに役立ちました。
"ADP Workforce Nowは、大企業にも中小企業にとっても素晴らしいです。アプリとオンラインシステムを通じて、非常に簡単にタイムカードを管理することができます。300人以上の従業員を抱える企業では、ADPのおかげで人事・給与部門の事務処理を半分に減らすことができました。従業員が必要とする情報のほとんどは、ADPの多くのセクションの1つで入手できます。また、公開登録もペーパーレス化され、追跡がはるかに簡単になりました。
クリスタル・Hさん | 人事・給与計算｜自動車関連｜201-500名
#2 リアルタイムで正確なパフォーマンス評価
人事の重要な機能の一つは、従業員のパフォーマンスを評価することです。以前は、評価には終わりのないペーパーワークが必要で、データを収集するのに多くの時間がかかっていました。
クラウド型のHRソフトウェアを使えば、従業員のパフォーマンスをリアルタイムで自動的に追跡することができます。データ分析では、内蔵のダッシュボードやレポート、機械学習を活用します。クラウド型人事ソリューションは、人事チームが適切な新しいシステムを導入したり、数時間で追加トレーニングを提供したりするのに役立ちます。
現在、従業員パフォーマンス管理ソフトウェアのカテゴリに分類される製品は 70 以上あり、これらは人事担当者がパフォーマンス・データを追跡し、活用するのに役立つクラウド HR ソフトウェアのサブセットです。ここでは、このカテゴリで最高評価の製品であるUltiproでパフォーマンス評価を実行することについて、あるレビュアーのコメントを紹介します。
"Ultiproによって、複数の人事プロセスを自動化することができたので、人事チームはより戦略的な取り組みに集中できるようになりました。人事チームは、ステータスの変更、福利厚生の変更や更新、パフォーマンスレビューの開始など、Ultiproによって自動化できたいくつかの機能について心配する必要がなくなりました。"
パトリック・C. | 人事担当者｜個人・家族サービス｜従業員数501名～1000名
#3 従業員のエンゲージメント向上
クラウド型人事システムは、ビッグデータとモバイル技術を活用して従業員をエンゲージメントします。例えば、Ceridian Dayforce HCMのようなツールを使えば、人事部は数分で従業員にパルス・アンケートを送信し、会社が従業員により良いサービスを提供するためのフィードバックを収集することができます。クラウド型人事システムは、時間の追跡や従業員の給与管理にも役立ちます。
従業員のエンゲージメントが競争上の優位性の重要なポイントであることを、過去10年の間に人事チームが学んできたことは疑いようもありません。従業員のエンゲージメントは、顧客満足度の向上、知識の共有、新規応募者の関心、ビジネスの俊敏性、収益性の向上につながります。効果的に使用すれば、TrinetやOracle HCM CloudのようなHRソフトウェアを使用して、職場の人間性を高め、長期的な定着率を向上させることができます。
#4 給与・給付金情報への24時間365日のアクセス
クラウド型人事ソフトを使えば、従業員はいつでもどこでも給与や福利厚生に関する重要な情報にアクセスすることができます。給与のうちどれくらいが税金や401(k)などに使われているかを簡単に確認することができます。
従来の人事システムでは、従業員は電話システムを介して人事情報にアクセスしていました。これらのシステムは、常に利用できるわけではなく、より多くのスペースを必要とし、また、クラウド型人事システムが持つ帯域幅（周波数の幅）を持っていませんでした。クラウド型人事システムでは、いつでも常にアクセスできるようになっています。
また、クラウド型人事システムは、従業員が給与や福利厚生の設定を簡単に変更できるようにします。クラウドHRシステムを使用している従業員は、人事担当者の助けを借りずに、ダイレクトデポジットの設定や健康保険の変更などを行うことができます。
#5 高速展開
サービスとしての HR ソフトウェアは、導入と管理が簡単です。エンドユーザーからのレビューによると、スタンドアロン型やレガシー型の人事システムと比較して、より簡単に導入することができます。サービスとしての HR ソフトウェアでは、セキュリティの更新やメンテナンスは SaaS プロバイダが管理するため、心配する必要はありません。
TriNetプラットフォームのレビュアーの一人は、高品質の顧客サービスを提供してくれたため、このソフトウェアの導入やメンテナンスが特に簡単だったと述べています。
"TriNetは、人事と従業員の両方にとって使いやすいオンラインHRISシステム、費用対効果の高い福利厚生プログラム、給与管理、勤怠管理ソリューションまで、私たちが必要とするすべてのものを提供してくれます。私がこれまでに経験した中で最高のカスタマーサポートチームと仕事をしていますが、タイムリーに問題が発生した際には、素晴らしいアドバイスや指導をしてくれます。
ダイアン・ジー｜人事部長｜ホスピタリティIT｜従業員数51名～200名
#6 安いHRソリューション
クラウドベースの人事システムは、独自の人事管理ソフトウェアよりも初期投資を抑えて、より多くの価値を提供します。クラウドソリューションを導入すれば、データの改善や時間の節約など、すぐに大きなリターンを得ることができます。これは、製品の改善や従業員の満足度向上に注力するためのリソースを増やすことができることを意味します。
クラウドHRソリューションは、従業員にセルフサービス機能を提供します。これらの機能により、従業員は自分で福利厚生を受け入れたり、変更したりすることができます。セルフサービス機能により、人事担当者の負担が軽減されるため、人事システムを管理するために必要な人事スタッフの数が減ります。クラウド型の人事システムを利用することで、スタッフは他の人事ニーズに集中することができます。
#7 セキュリティへの新たなアプローチ
クラウドベースの人事制度が導入される以前は、セキュリティ対策として、耐久性のある南京錠を使用したり、アーカイブに耐火性を持たせたりする必要がありました。現在では従業員の記録がデジタルで保存されるようになったため、企業は機密情報の安全性を確保する方法を再考する必要があります。欧州全域でGDPR法が施行されているため、データセキュリティは特に国際的なビジネスに関連しています。GDPRは個人データを再定義し、従業員の個人情報を保護する責任を企業に課しています。
良いニュースは、ほとんどのクラウド型人事ソフト会社がセキュリティに真剣に取り組んでいることです。企業の機密データを保護するための最新のメカニズムをすべて備えています。その結果、規制が変化してもセキュリティを維持するのは企業ではなく、クラウド型人事ソフト会社にかかっています。
#8 イノベーションへのアクセスのしやすさ
自社開発の人事管理ソフトウェアが古くなったらどうしましょう？アップグレード、導入、トレーニングは、総所有コストを容易に上昇させます。クラウドコンピューティングのおかげで、新興企業も大企業も、クラウド型人事ソリューションのイノベーションに平等にアクセスできるようになりました。クラウドは、ソリューションを簡単にアップデートする方法を提供します。つまり、企業はソフトウェアやテクノロジーに継続的に追加投資をする必要がなくなりました。
イノベーションにアクセスすることで、小規模企業はテクノロジーのトレンドを先取りし、変化に対応しながら新しいソリューションを採用することで、大企業に対抗することができるようになります。
#9 戦略部門として人事をスピードアップさせる
おそらく、クラウド型人事システムの最も大きな影響は、人事チームとそれ以外の組織の間のギャップを埋めることができるということでしょう。従来、人事部門はバックオフィスにあり、情報の遅れや深刻なコミュニケーションギャップに悩まされてきました。
今日では、従業員のエンゲージメントを向上させ、職場文化を向上させることが求められているため、人事部が先頭に立ち、先頭に立つことが求められています。クラウドコンピューティングのおかげで、これが可能になりました。データは一元化され、よりアクセスしやすくなり、レポートは瞬時に作成され、傾向や情報の分析はより簡単かつ迅速になりました。これらのツールを使用することで、人事部門は従業員の採用、定着、パフォーマンスを向上させるためのより良い意思決定を効果的にリードすることができます。
#10 予測分析
一度採用されて働いていれば、人事システムのAIは従業員の定着率や昇進の問題を解決することができます。企業全体のデータを見ることで、AIはどの従業員が不満になるリスクがあるかを予測し、問題に積極的に対処することができます。例えば、研修不足や職場環境の問題などでパフォーマンスが低下していることを表面化させることができるかもしれません。これらのHRソリューションは、従業員が辞めたり、生産性が低下したりする前に、従業員の問題を発見し、改善することができます。これはまだ新しい技術ではありますが、専門家はこの技術がなぜこれほどエキサイティングなのかを説明し、企業の競争力を維持する上で人事部が戦略的に重要な役割を果たすようになると予測しています。
ビッグデータ・メード・シンプルのウェブサイトに書かれているEva Wislow氏が説明しています。
"優秀な従業員を雇うことが難しいのと同じくらい、従業員をチーム内に維持することも難しい。そのため、60%近くの組織が従業員の定着を最大の問題と考えている。しかし、AIにはスタッフのニーズを分析し、予測する能力があります。
個人の相性を判断し、誰が昇給すべきか、ライフワークバランスに不満を持っているかもしれない人を明らかにすることができる。このような分析により、人事担当者は実際に問題が発生する前から積極的に問題を解決していく余地を与えてくれるのです。"
あるいは、米マーケティング企業トレポイントの創業者兼CEOであるビル・カーモディ氏がInc.comの人事部でAIについて書いていたように、AIは人事部でも活躍している。
"何千人もの従業員がいる場合、社内には豊富なデータが流れています。予測分析は、そのデータを解読することで、世界のさまざまな地域でどの時期に、より多くの人材を雇用する必要があるかを予測するために必要な種類の洞察を提供します。
あるいは、重要な存在である社員が仕事を辞めようとしているかもしれない時にアラートを出したいと思うかもしれません。適切な機械学習があれば、過去のデータや、個人がどのように入社し、成長し、最終的には離職していくのかを予測することができます。"
クラウドベースのHRソフトウェアの未来
Deloitteの2017年の調査によると、現在、多くの人事プログラムがデジタルツールやモバイルツールを活用しています。調査対象となった人事チームの41%はモバイルアプリの作成に積極的に取り組んでおり、他にもソーシャルメディアを活用して人事情報を配信している企業もあります。また、33%が何らかの形の人工知能技術を使ってHRサービスやソリューションを提供しています。このように継続的なイノベーションと拡大を続けていることから、クラウドベースのHRソフトウェアがどこに向かっているのかを知ることができます。現在では、すべての従業員がアクセスしやすく、使いやすいサービスを提供しようとする努力が増えています。
もしあなたがまだクラウドベースの人事管理に切り替えていないのであれば、あなたは遅れをとっていることになります。SelectHubの調査によると、調査対象となったHRソフトウェア購入者の100%がクラウドソリューションにオープンであり、クラウドへのアクセスは調査対象となった購入者から求められている機能の第1位となっています。SaaS型人事ツールは、人事機能を1つのクラウドベースのアプリに統合し、従来のオンプレミス型ソリューションよりも簡単に導入することができます。
クラウドベースのHRシステムは自動化を採用しており、人事担当者は時間を節約し、従業員は自分自身にサービスを提供することができるようになっています。SaasのHRソフトウェアを使用することで、企業はすべての自動化されたシステムを活用して人事労務を削減し、従業員は最小限のトレーニングで給与計算や福利厚生情報にアクセスできるようになります。
クラウド型人事の次なるステップ
クラウドHRはHRテクノロジーの基本となりましたが、ユーザーのニーズをより満たすために進化を続けています。SelectHubの調査によると、人事システムの最大の失敗は、機能の欠如、自動化の欠如、集中化の欠如です。
その結果、クラウドベースの人事プラットフォームは、異なる製品のスイートを提供するのではなく、より多くの機能を単一の製品にパッケージ化し、自動レポーティングなどの新機能を追加し始めています。また、業界特有のニーズを満たすために開発された業種別のHRソフトウェアも一般的になりつつあります。
あなたのビジネスに最適な人事管理ソフトウェアを検討する際には、考慮すべき要素がたくさんあります。人事管理ソフトウェアのバイヤーズガイドでは、人事管理ソフトウェアを購入する際の主な注意点、注意すべき点、困難な点をすべて網羅しているので、お客様のニーズに合った最適な製品を見つけることができ、お客様の決断を信頼していただくことができます。
アフター・Withコロナに自動化・DXによって売上増を希望される店舗の方へ
info@founder-z.com までご連絡ください。アフターコロナ・Withコロナ時代の省人化・自動化にベストなアプリケーションとその組み合わせを、貴店舗の状況に合わせて提案・導入サポートいたします。
参考：https://www.trustradius.com/buyer-blog/10-ways-cloud-hr-software-is-changing-the-way-hr-works
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？