生産性を劇的に向上させる「3色ボールペン手帳術」
フォレスト出版編集部の寺崎です。
みなさん、ふだん日々のスケジュールを記す手帳（ダイアリー）はお使いでしょうか？
私自身は「紙⇒デジタル⇒紙」という変遷を経て、結局いまは紙のアナログな手帳を愛用しています。
ここ数十年、ずーーーっと毎年買い替えてきたのがクオバディスのA5サイズの「ロディア マンスリーダイアリー」でした。
1か月の予定が見通せるのと、薄くてかさばらないため長年使用してきましたが、１日に打ち合わせや会議が数件入っているとスペースが溢れて書き込めない欠点がありました。
そこで、このたびおなくじクオバディスの週間見開きタイプの「エグゼクティブノート4」に変えてみました。
欧文書体、英数字の書体が気に喰わないのですが・・・まあ、それはいいとして、こちらのタイプに切り替えてみた理由がじつは―――
3色ボールペン手帳術
――を使いこなしてみたかったからです。
というのも、編集に関わった齋藤孝さんの『情報活用のうまい人がやっている3色ボールペンの使い方』に多大な影響を受けたからでした。
今日はその「3色ボールペン手帳術」について同書からご紹介します。
3色で日々のスケジュールを管理する方法
3色でチェックすることで最も有効なのが手帳だ。この身近な情報ツールに3色方式を利用しない手はない。
私自身、50年以上前からずっと手帳を使いつづけているが、3色で書くようになってから、その活用度が格段にアップした。さまざまな予定が輻輳していても、頭の中が混乱するということがない。毎日ハードなスケジュールで動いているが、それをこなしていけるのも、この手帳があるからだ。もう3色手帳なくしては仕事ができないと思うまでになっている。
それほど、3色方式を使うと手帳がクリアに見えてくる。3色がグレードをつけてくれるので、スケジュールの優先順位がはっきりとわかる。それはまさにこの章で述べている「情報を立ち上がらせる、立体化させる」という典型だと思う。
私はこれまでにいろいろな方に3色方式を紹介してお勧めしているが、ビジネスマンの方がいちばん関心を寄せるのが、この3色で手帳をつけるという方法である。実際にやってみたという方からの評判もすこぶるいい。
本書で私はさまざまな提言をしてきているが、とりわけ手帳に関しては、最も強く推奨したい。今すぐにでも始めてほしい。これだけでもやってもらえれば、本書で私が何を言おうとしているのか、3色方式というのはどういう威力を持っているのかということが、はっきりとわかるはずだ。では具体的に説明したい。
まず、使用する手帳は能率手帳である。図を示しておくので、以下のようなフォーマットを備えているものであればいいと思う。
まず基本になるのは、週間予定表である。今さら言うまでもないことだろうが、ほとんどの人の生活は、1週間を単位として動いているのではないかと思う。だから、細かなスケジュールを管理していくには、1週間単位をベースにするのがふさわしい。
いろいろ書き込みをすることと、1週間全体を見渡しやすいということで、片面1ページに1週間の予定が書けるようになっているものがよい。私の使っているものは、週間予定表が左ページ1ページに収まっている。月曜から始まり、日曜で終わるタイプ。上のほうに時間軸がついていて、小さく数字が振ってある。対向ページは自由に書けるメモになっている。
さて書き込み方だが、最重要の用事は赤で書き込んでいく。これを忘れてしまったら人に迷惑をかけてしまうという用件。やはり人との約束ごとが中心になる。すっぽかしてしまったら、社会的に葬られかねないというものを書く。
青で書くのは、まあ忘れてはいけない用事。
赤でも青でもそうだが、時間帯がはっきりしているものについては、何時から何時までと、その部分を囲って枠の中に用件を書く。予定が立て込んでいる場合、枠囲みにせずに、何時から何時までと線を引いて、その下に用件を書くこともある。
緑は、趣味的にやる用事。
私のような仕事の場合、会社員と違って、どこまでが仕事でどこからがプライベートかという境界線が引きにくい。仕事や研究のために本を読むのも、自分で企画を詰めていって原稿を書くのも、自分が好きでやっているので、ある意味、趣味の延長のようなものである。
私は、これは社会的な用事か、個人的な用事か、という判断をして、個人的に、遊び感覚を活かしながらやることは、みんな緑で書くことにしている。だから、仕事であっても、緑で書いているところがたくさんある。
私の使っている手帳には、前のほうに月間予定表、年間予定表のページもあって、月間予定表には、月ごとの課題を書くようにしている。日にちのところを3色で色分けして囲い込み、その間にやらなければならないことを大きく書き入れる。また、年間予定表のほうにはもう少しタームの長い予定を書き込み、そこを見れば年間を通してのイメージがつかめるようになっている。
＊＊＊
もし週間見開きタイプのダイアリーをお使いであれば、ぜひこの3色ボールペン方式をお試しください。