オフィスの在り方を見直す今こそビジネス電話サービスを。Dialpad×fondesk導入事例
こんにちは、電話代行サービス「fondesk」運営チームです。
今回は「fondesk」とクラウド型ビジネス電話サービス「Dialpad」をセットで導入することで電話フリーなオフィス・働き方を実現している株式会社OKAN様に活用インタビューをおこないました！
オフィス移転やフリーアドレスの導入など、オフィスの在り方を見直している企業様は必見です！ぜひご覧ください。
▼株式会社OKAN
法人向け置き型社食®︎サービス「オフィスおかん」や組織課題解決サービス「ハタラクカルテ」を運営する、2012年設立のHRテック企業。
▼取材相手
株式会社OKAN 総務 松谷さん
コミュニケーション活性化を目指す「Activity Based Working」
fondesk脇村：OKANさんは昔からオフィス設計に注力されていらっしゃいますよね。どのような取り組みをおこなっているのか、ぜひご紹介いただけますか？
OKAN松谷：弊社では「働く人のライフスタイルを豊かにする」というミッションのもと、自分たちのオフィスも働きやすくしようと2019年に「ABW（Activity Based Working）」を採用しました。
ABWとは、個人向けワークスペースや電話用スペース、オープンワークスペースなど、仕事の目的・内容に合った環境を社員自身が選べる、オランダ発祥のオフィス設計です。
オフィスを「ie 家」と称し、集中して作業ができる「SEISHIN 精神」、カジュアルなコミュニケーションを意識した「DAIDOKORO 台所」、リラックスして創造的な作業をする「ENGAWA 縁側」といったスペースを配置しています。
ABWを実現するためには「固定席」や「固定電話」をなくす必要があり、ビジネス電話サービス「Dialpad」「fondesk」をそれぞれ導入することになりました。
▼Dialpad
全世界で導入されているクラウド型ビジネスフォンシステム。インターネットにつながっていれば、会社やコールセンターにかかってくる電話をさまざまなデバイスで受けとることができる。国内1,500社、70,000を超えるユーザーにサービスを提供中。
▼fondesk
導入企業3,000社超の電話代行サービス。オフィスにかかってくる電話の一次取次を専任オペレーターが代行し、チャットツールで用件をお知らせする。申し込みから導入まですべてオンラインで完結。
ビジネス電話サービスをフル活用した業務設計
脇村：それぞれのサービスはどのように使い分けているのでしょうか？
松谷：会社宛の電話はまずDialpadの自動応答が受けて、用件に応じて振り分けています。代表電話あるいはサービスの新規お問い合わせであればfondeskのオペレーターさんにつながり、代わりに用件を承ってもらってSlackに通知してもらう、という流れです。
また、セールスやカスタマーサクセスのメンバーはそれぞれDialpadの個人番号や部署番号も持っていて、お客様とのやり取りに使っています。
それまではお客様から代表電話に着信がある場合、取次でお待たせすることがありました。また、セールスメンバー個人の携帯電話に着信があった場合、他のメンバーが電話対応できないことも課題でしたが、ビジネス電話サービスを導入することで解消されました。社用携帯を持ち歩く必要もなくなりましたね。
脇村：サービスの新規お問い合わせ窓口もfondeskに任せてもらっているとのことですが、「お客様からのお問い合わせは社員が対応すべきだ！」といった社内の声は挙がりませんでしたか？
松谷：最初は抵抗のあるメンバーもいたかもしれませんね。しかし今の仕組みのほうが、全セールスが見ているチャットに用件が通知されるため、適切なメンバーが漏れなく確実に対応できるようになったと感じます。
脇村：たしかに。用件に応じて最適なメンバーが対応できるようになりそうですね。
固定電話なしのオフィス移転がこんなにラクなんて！
脇村：ほかにも、ビジネス電話サービスを導入して得られた成果はありましたか。
松谷：まずfondeskについては、やはり私たち総務の業務効率が上がりました。それまで営業電話はすべてコーポレート部門で対応していたので、電話によって作業時間が分断されていたんです。fondeskを導入したことで、「圧倒的にストレスフリーになった」とみんな喜んでいます。
※詳細はこちら：導入事例 : 株式会社OKAN - 新オフィスのコンセプトにベストマッチ。fondeskで電話対応の非効率をなくせた
続いてDialpadは、おもにインサイドセールス部門で成果が出ています。Salesforceから1クリックで架電できる、受電時は相手との接触履歴を見ながら受け答えできるなど、お客様との電話でのやり取りがスムーズになりました。結果としてインサイドセールスチームの架電数は2倍、商談設定数は1.4倍に増加しています。
※詳細はこちら：Dialpad 導入企業インタビュー | 株式会社OKANさま
また、2つのサービスのおかげでコロナ禍でフルリモートになったときも混乱なく在宅勤務へ移行できました。総務やセールス、お客様対応メンバーにとっても非常に助かりましたね。
脇村：全社的にたくさんの成果が出ているようでなによりです！
松谷：あとは……実はまもなくオフィス移転を予定しているんですが、固定電話についてあれこれ用意する必要がないのでめちゃくちゃラクで助かっています。固定電話を用意してどの席に誰に座ってもらうかを考える業務って、地味にツラいんですよ（涙）。
我々同様、出社とリモートのハイブリッドワークをおこなうにあたりオフィス移転を検討する企業様は多いと思います。電話回線に苦労しないためにも、ぜひこのタイミングでビジネス電話サービスの利用をおすすめしたいですね。
脇村：ありがとうございます。たしかに2022年もオフィス移転を検討する企業は多そうですし、とても参考になります。
出社とリモートを織り交ぜた働きやすい職場へ
脇村：感染症拡大が落ち着きはじめてフル出社に戻す企業様もいらっしゃるなか、OKANさんがハイブリッド型を選択される理由をぜひ教えてください。
松谷：感染症対策にはもちろん有効なんですが、子育てしながら働く社員や自分のライフスタイルの確立のためにリモート勤務を希望する社員などのことを考えても、今後も自宅で働ける環境はあるべきだと思います。
一方で、出社した方がコミュニケーションが速い、ランダムなコミュニケーションが発生しやすい側面ってどうしてもありますよね。そのため最近では、新入社員のオンボーディング時などにチーム単位で出社してもらうことが増えています。
オフィスでの対面コミュニケーションと、自宅で働きやすい時間に業務を遂行するハイブリッドなワークスタイルを導入、制度面からもフレックスタイムを拡充するなど、働き方の仕組みを見直しているところです。
脇村：出社だけでなくリモートワークを取り入れることで、社内にポジティブな変化はありましたか？
松谷：一番はフルリモート勤務の地方在住エンジニアを迎え入れられたことでしょうか。エンジニア採用になかなか苦戦していたのですが、エリア条件を広げることによって、これまではご縁がなかった方に入社してもらうことができるようになりました。
脇村：なるほど、採用強化につながっているんですね。
松谷さんのお話を聞いて、サービスを通じて働きやすい職場作り、採用力アップのお手伝いができるよう頑張りたいと改めて思いました。本日はありがとうございました！
さいごに
「出社がいいのか？リモートがいいのか？」という議論は企業のカルチャーや仕事内容によって大きく判断が分かれるものだと思います。しかし世の中の大きなトレンドとして「働く場所を選べるチャンスがあること」は、働きやすい会社の条件の一つであり続けるでしょう。
fondesk・Dialpadは、リモートワーク導入を前提としたオフィス設計をおこなうときこそお役に立てるサービスです。このタイミングで、電話対応の環境・業務フローを一度見直してみませんか？
ぜひ気軽にお問い合わせください！
▼クラウド型ビジネスフォンシステム「Dialpad」
▼電話代行サービス「fondesk」
文章：まこりーぬ（@makosaito214）