社内がザワつく「退職代行」の電話、fondeskユーザーはどうやって対処すればいい？
こんにちは。この９月にfondeskに入社しました、ササジマです。ウイスキーと多国籍料理が好きです。どうぞよろしくお願い致します。
今回のテーマはとあるTweetをきっかけにぜひ書かせていただかねば！と思い筆をとっております。その内容がこちらです。
センシティブな電話内容が、社内全体に通知されてしまった！
「退職代行」って他人事だと思っていたが、まさか受け付ける日が来るとは…。しかもfondesk導入してて、全社に受電内容が展開されてしまった…。
fondeskにはこういったトラブルを防止する「センシティブな通知の防止機能」がございます。めったにかかってこないような内容でも、いざというときにできるだけ備えられればと思い、実装している機能です。みなさまに活用していただければと思い、本noteに活用のコツをまとめました。
センシティブな通知の防止機能とは？
fondeskでは「センシティブな通知の防止」の設定をすることが可能です。
設定したキーワードが、あて先または通知の内容に含まれていると、「この電話にはセンシティブな内容が含まれる可能性があります。マイページから内容を確認してください。」という表示に変更され、マイページを開かなければ内容を見られなくなります。これによって、電話の内容に含まれる個人情報や秘密情報が広く共有されてしまうのを防ぐことができます。
例えば今回のような退職代行の電話をセンシティブ設定するには、どんなキーワードを設定したら良いでしょうか？実際に退職代行サービスを提供されている方にお話をお伺いしてみました。
退職代行サービスのプロに推奨キーワードを相談してみました。
fondeskのユーザー様であり、退職代行サービス「退職110番」をご提供されているの相川祐一朗様にお話をお伺いさせていただきました。
【まとめ】
・推奨キーワードは「弁護士法人、法律事務所、退職代行」
・退職代行サービス提供者にとっても、fondeskを利用することで総務人事担当者氏名等を事前に知ることができて便利。
fondesk：とあるユーザー様の社内で、従業員の方が退職代行サービスを利用し、全社に知れ渡ってしまったということが起きてしまいました。ずばり、退職代行サービスについてお電話を会社にされるときはどのような言葉を使いますか？
相川様：お電話するとしたら「弁護士法人あおばの相川と申します。〇〇さんのご依頼を受けてご連絡差し上げています。人事もしくは総務の方いらっしゃいますか？」とするでしょうか。しかし、退職の意思伝達などをお電話でお伝えすることは至極稀です。基本的に郵送かFAXで文書でお送りします。
fondesk：なるほど、お電話は稀なのですね。
相川様：電話口で名乗ったとしても、私が弁護士である保証はないわけです。連絡先などの情報を明記し、捺印をした文書をまずお送りするというのが基本です。
fondesk：確かにおっしゃる通りですね。退職にあたっては個人情報を取り扱うかと思いますので、そのほうが安心ですね。書類をお送りした後のコミュニケーションはどうなりますか？
相川様：最初にお送りする書類には、退職意向の通達と共に、離職票・源泉徴収票など必要書類をお送りいただきたい旨をお伝えしています。大体がそのままスムーズに進行します。時には、内容について問い合わせのお電話をいただくこともありますが、ご存知のように私はfondeskを使っており、受電報告を見てご担当者様の部署やお名前、お問い合わせ内容を知ることができるので、スムーズに必要なコンタクトを取ることができていると思います。
fondesk：そういった部分でもfondeskがお役に立てて嬉しいです！退職代行サービスといっても各社様いろいろな運用があると思いまして。センシティブキーワード設定しておく場合、どんな言葉をチェックしておけばよいと思われますか？
相川様：士業者が提供している退職代行サービスについては「弁護士法人」や「法律事務所」とは名乗ると思いますので、そのあたりでしょうか。
fondesk：名乗りですね。士業者ではない会社さんの場合は「退職代行〇〇の田中と申します。」など、名乗られるかもしれないですね。私も、お電話の際は「電話一次請けサービスfondeskのササジマと申します。」とお伝えしたりしますから。すると、弁護士法人、法律事務所、退職代行あたりのキーワードが良さそうですね。貴重なご意見をいただき、ありがとうございました！
他にはどんなキーワードを設定しておけばいい？
退職代行以外にもセンシティブなシーンはいくつかありますよね。代表的なキーワードとシーンを洗い出してみました。
◆シーン - 退職代行会社からの電話
従業員が退職代行を利用すると、社内周知前の退職情報がSlackなどの受電メモで流布してしまう可能性があります。急なことに社内が動揺して、不信感を持たれるのは避けたいですよね。
予防キーワード：弁護士法人、法律事務所、退職代行、退職
◆シーン - 新型コロナ関連の電話
従業員が新型コロナウイルスに感染、または濃厚接触者になるということが珍しくない状況の今。会社への確認電話などがあった場合は、共有範囲を最小にしておきたいですね。
予防キーワード：陽性、濃厚接触、PCR、コロナ
◆シーン - 警察、医師などからの電話
従業員が何らかの理由で警察署や病院におり、連絡が来る可能性もあると思います。こちらも会社への確認電話などがあった場合は、共有範囲を最小にしておきたい内容のものが多いと考えられます。
予防キーワード：警察、事件、事故、病院、入院、産業医
◆シーン - 銀行、税務署などからの電話
個人の住民税についてなど、住民税とは言わず特別徴収と言う場合が多いようです。また、ローンを組むのに会社に確認の入電がある場合がありますね。
予防キーワード：特別徴収、納税、給与、口座、在籍
◆シーン - 裁判所、弁護士などからの電話
会社や個人宛井、裁判所や弁護士からの連絡があるかもしれません。公表前情報や、個人情報が含まれる事が多いと思いますので取り扱いには気をつけたいものです。
予防キーワード：審査、起訴、裁判
◆シーン - 従業員の人間関係についての電話
ドラマでしか聞いたことがないような電話が実際にあるかもしれません。二次トラブルなどに繋がらないよう、配慮が必要かもしれません。
予防キーワード：不倫、浮気
＊例えば弁護士事務所などでfondeskをご活用頂く場合、警察や不倫などのキーワードはお仕事柄よく見られるのではと思います。お仕事柄や用途、運用方法によって設定すべきキーワードは異なります。そのため、デフォルト状態ではキーワードを設定しておりません。
＊言葉の使い方は無数にあり、発信者によっては別のニュアンスで伝えるケースもございます。そのため必ずこのキーワードで上記のようなケースを防げるとは限りません。何卒、ご承知おきいただけますと幸いです。それでもできるだけ防止するべく、一例としてキーワードのご提案をさせていただきました。利便性とのバランスも考慮しながらご設定いただけますと幸いです。
長文をお読みいただき、ありがとうございました。
ユーザーのみなさまにおかれましては、ぜひキーワード設定機能をご活用ください。導入をご検討のみなさまにおかれましても、ご参考まで。引き続き、シンプルであることによる利便性と、必須設定のバランスを検討し、より良いサービスを目指してまいります。