コミュ障の電話対応術③聞きながらメモできない

どうも、みつばです。

小規模飲食店の事務をやっています。
私の体験が何かのヒントになれば幸いです。身バレ防止のため、偽名やフェイクを入れています。

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コミュ障であるが故に、様々な葛藤を抱え、不安を対処しながら生きてきた。

会話が苦手な私にとって、電話対応はやりたくない仕事の1つだった。

そこで私は電話対応の時、以下の2つをコントロールした。

物理的対処
精神的対処

今回は物理的対処のみをお伝えしたい。

見本となる人をマネる

私は経理のアズキさんに「電話の取り方を教えて下さい」とお願いしたが、ろくな教え方じゃなかった。

「電話に出たら、『ありがとうございます。〇〇(会社名)でございます』って言って、用件聞くだけだから」

以上である。

アズキさんは、他に何を教えればいいの？という表情だ。

こちらも具体的に何を教えてもらえれば良いか分からない。習うより慣れろとよく言うが、慣れるまでの間、上手く電話で話せるか不安しかない。

私はアズキさんが電話を取る様子や話し方を観察し、彼女のマネをする事にした。

マネと言っても、荒々しく受話器を置くのはしてはいけない。
良いところだけマネをした。

電話してくる相手を把握する

電話してくる相手は大きく分けて4つあった。

①営業電話
②取引先き業者
③お客さん(飲食店、ネットショップ含む)
④従業員(飲食店の店長など)

かかってくる電話のほとんどは、①の営業電話だった。
しかしよくあるのが

「お世話になります。わたくし、〇〇と申します。社長様をお願いします」

という電話。
こうなると②の可能性があった。

アズキさんからろくに取引先の会社名を教えてもらえてなかったのでこの電話が①なのか②なのか分からず、一度保留ボタンを押して、取引先かどうかを聞いて確認していた。

なぜビジネスにおいて「お世話になります」と冒頭につけるのか。
取り引きしたこともない会社なら「お世話になります」は不適切だろう。

まだ世話をした事もない。
世話になった事もない。

きっと「お世話になります」で電話口の人間を惑わし、社長に直接繋げる為の作戦だ。

メモをする

『電話対応のやり方』で検索すれば必ずと言っていいほど『メモをする』が出てくる。

私は『聞く』と『書く』を同時にするのが苦手だった。

聞くことに集中すると、メモができない。
メモを書くことに集中すると、聞き逃した。

耳からの情報を脳内でイメージして記憶に留めないと、すぐに何を言われたか忘れてしまう。

だから覚えておく為にメモが必要なのだが、書くスピードが遅くていつも間に合わなかった。

いわゆる、視覚優位。

耳より目から入る情報の方が理解しやすかった。

私はスムーズに慣れるまで、ひたすら電話に出て、メモを取った。

上手く行かなくてもいい、失敗してもいい。

繰り返しコツコツ努力すれば、乗り越えられる壁もある。