特別号 欠かせないパートナー
はじめに（チームより）
フローレンスは、親子を取り巻く社会課題の解決を目指しているNPOで、現在、約数百名が所属しています。多様なメンバーの「働く」を支えているのが、法務・総務業務を主に担っている通称「オペレーションズ」です。
メンバーは、普段は現場で働く保育スタッフや、特別支援学校を卒業して入社したスタッフなど、色とりどり。
バックオフィスの仕事現場やその思いを、個性的なメンバーがリレー形式で紡ぐ言葉から感じ取っていただければうれしいです。
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まえがき
こんにちは。
医療的ケアシッター ナンシー事業部マネージャーの黒木です。
このnoteをお読みの方は、医療的ケア児をご存知でしょうか。
たんの吸引や経管栄養などの医療的ケアが日常的に必要な児童のことです。全国に2万人いると推計されています。
わたしたち医療的ケアシッター ナンシーは、「すべての障害児家庭がなんにでも挑戦でき、笑って希望を描ける社会」というビジョンを掲げ、医療的ケア児とご家族のもとをナースが長時間訪問する、という事業を運営しています。
普段は利用者やナースについてご紹介することが多いのですが、今日はナンシーの事業を支える事務局スタッフについてお話ししたいと思います。
医療的ケアシッターナンシーの事務局業務
ナンシーの事務局業務は、「本部機能」業務と「チームサポート業務」に大別できます。
「本部機能」業務には、利用料を国や自治体、利用家庭に請求する請求業務や、人事業務などが挙げられます。
月初はみんな請求業務に大忙しです。障害福祉の請求はそもそも複雑なのですが、長時間訪問を実現するために複数の制度を提供していたり、自治体によって全然ルールが異なるのに、ナンシーの事業では30を超える自治体に訪問先があるので、ナンシーの請求業務は障害福祉の中で日本一複雑かも、と思う時もあります。
また、月末は勤怠の締めや給与計算などの人事業務に追われます。
加えて「チームサポート」業務があります。
ナンシーはエリアごとに3チームにわかれて活動をしています。その現場チームのマネジメントを、看護師リーダーと一緒に行っています。
毎週行われる各チームのミーティングで、訪問スケジュールを調整したり、訪問先についての情報を共有したり、利用者の特別な要望に対して対応できるか検討したり。チームミーティングで決めきれない時は、リーダーが集うミーティングで解決策を検討し、各チームに戻します。
訪問以外の利用者対応もチームサポートスタッフの仕事です。新規の利用者には、看護師リーダーと一緒に挨拶に伺い、お話を聞いたり説明をしたりします。利用者がお住まいの自治体とやり取りするのもチームサポートスタッフの役目です。
事務局を支えてくれるスタッフ
ナンシーには、チームサポートスタッフが3チームにそれぞれ1名ずつ、さらに事務局機能スタッフを請求専門で1人、人事専門で1人、その他なんでもござれを1人の、計6名を配置して、盤石の体制で業務を行っています。
、、、と言えたらいいのですが。
実際は事務局スタッフは3人だけなのです。
つまり、全員がチームサポートをこなしながら、請求や人事と言った事務局機能を手分けしてこなしているのです。
私は、前職でも本部の経験が長いのですが、請求や人事、現場チームのマネジメントは、別チームが担当していました。まさに、ナンシーの事務局スタッフは一人で2役3役4役こなす、とても幅広い業務を担当しているのです。
そんな大変な業務を笑顔と情熱でこなしてくれる事務局スタッフ3人に感謝感謝です。
欠かせないパートナー
さて、そんなナンシー事務局スタッフにとって欠かせないパートナーが、オペレーションズのまおさんです。
まおさんには、訪問の予定をPCに入力するという仕事をメインで担ってもらっています。
私達は月に300件から400件、医ケア児家庭に訪問しています。
そして、１件１件の訪問の記録を残すのですが、そのうち、訪問時間のように予め入力できるものは、まおさんがクラウドに入力しておいてくれるのです。
実際に訪問したナースは、実績と間違いないか確認して承認だけすればいいので、事務作業の負担が減り、その分、訪問そのものや訪問の準備に時間を使うことができます。
まおさんが担ってくれる以前は、事務局スタッフが総掛かりでやっていました。マネージャー含めた6人が集まって、2時間かけて1か月分を入力していたのです。
そのくらい量がある作業を、まおさんは一人で毎週、着実にやってくれています。
他にも書類のファイリングも手伝ってくれていて、とても助かっています。
まおさんの仕事ぶりを見ていると、フローレンスWayの「Go！Go！前のめり」を思い出します。
例えば、いつも仕事をしてくれる曜日が祝日のときは、自分から別の曜日を候補としてあげてくれます。
また、緊急事態宣言で神保町オフィスに出社できないときは、リモートで業務を行ってくれています。
終わりに
以上、ナンシー事務局スタッフとオペレーションズのまおさんについてご紹介しました。
私達は看護師ではないので訪問はできません。でも私達の仕事が医療的ケアがあるお子さんとそのご家族の笑顔につながっていることをイメージしながら、仕事をしていけたらと思っています。
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♥ 総務メンバーのあとがき ♥
今回、このnoteにナンシーチームに記事の執筆をお願いしたのには理由がありました。
ナンシーはオペレーションズが仕事の依頼を受けるにあたっての業務整理と切り出し方がピカイチなチームだと感じているからです。
オペレーションズが理解しやすい作業手順を構築したうえで、難しい漢字や言い回しを避けた専用マニュアルを準備。依頼作業についてはメンバー全員が熟知してくれているので、まおさんが作業をしている時間はチーム全体でのサポート体制をとってもらっています。
また、予定していた時間より早く作業が終わると「余った時間は、他の作業をお願いしたい」と言ってもらえます。これは、まおさんとのコミュニケーションがとても円滑で、ナンシー事務局に数多くある業務の一つ一つが、わかりやすく仕組み化されているからなのではないでしょうか。
業務を担当しているまおさんは、ナンシーのお仕事が大好きです。ナンシースタッフをとても信頼し、毎週の作業時間を楽しみにしていて、チームから頼りにされていることを心から喜んでいます(^^)