仕事の生産性を劇的に向上させる図解フレーム６選
Metagram代表の髙野です。
「仕事を早く終わらせて、遊びに行きたい！」誰もが週に1度は考えてしまうお悩みです。そんな、仕事もプライベートも忙しいビジネスパーソン向けに、MetagramがLucid Softwareさんとコラボレーションして、図解で仕事を効率化させる方法を紹介することとなりました。
Lucidのビジュアルコラボレーション製品群は全世界180カ国以上で利用され、7,000万人以上のユーザーに愛されています。
その第一弾となる記事を発信します！
ずばり、テーマは「仕事を効率化させる図解フレームワーク」です。
チームで図解を共有する
まず、仕事の生産性を向上させるためには、タスク管理だけすればいいわけではありません。効率的な方法で目的を設定し、リソースを最適に活用し、期限を厳守する必要があります。そのためには、チーム間での明確なコミュニケーション、緻密な計画、そして適切なツールの活用が欠かせません。
特に、チームでプロジェクトを進める場合、計画を共有し、チームメンバー間の取り組みを可視化することが不可欠です。メンバー間の認識のズレを防ぐ取り組みによって、プロジェクトがスムーズに進行し、納期を守り、無駄な時間やリソースの浪費を防ぐことができます。そして、生産性を高めるためには、自分ひとりが頑張るのではなく、全体の目標に向かってチームが一致団結し、集中力を保つことが必要です。
このような効果的な組織化の一助として、文字や音声だけの言語だけではなく、視覚的な言語を駆使することが重要です。つまり、図やチャート、グラフなどを使った図解です。図解によって生み出されたダイアグラムは、情報をわかりやすく示し、チームメンバーが目標に向かって効果的に行動することを助けます。生産性向上のためには、図解を活用して、タスクの優先順位を設定し、進捗状況を把握し、必要な調整を行うことが重要です。
そこで図解を用いた思考法『ダイアグラム思考』が活躍します。ダイアグラム思考を用いることが「仕事を早く終わらせて、遊びに行く」ための第一歩となるのです。
図解の重要性
Appleのスティーブ・ジョブスやバージングループのリチャード・ブランソンなど、世界的に有名なリーダーたちは、図解を駆使して効果的なコミュニケーションを図り、生産性を向上させてきました。視覚情報によるコミュニケーションが全体の約55％を占める(※1)という事実を考慮すると、図解を活用することが生産性の向上や職場の士気向上、目的達成の確度強化につながる理由が明確になります。
※1：出典
Mehrabian, Albert. Silent messages. Vol. 8. No. 152. Belmont, CA: Wadsworth, 1971.
人間の脳は文章よりも視覚的な情報を約6.5倍情報を記憶する(※2)と言われています。これは、視覚的な要素を業務の流れに組み込むことで、タスクを参照する回数を減らすことで、生産性の向上が促進されることを示しており、図解は複雑なデータの解釈を効率化するだけでなく、情報の長期記憶にも優れていることがわかります。
※2：出典
ジョンメディナ（2009）『ブレインルールー脳の力を100%活用する』（NHK出版）
チームの生産性を向上する図解フレームワーク４選
では、実際の業務で活躍する、生産性を向上する図解フレームワークを４つご紹介しましょう。
１．ロードマップ
プロジェクトを立ち上げて、まず最初に行うことは、ロードマップのダイアグラムを用いて各ステップの工程と全体像を示すことです。ロードマップを描くことでチームメンバー全員が「いつまでに、何をすべきか」を一目で理解できます。
例えば、新製品の開発プロセスを示すダイアグラムを作成し、各工程（アイデアの提案、デザイン、プロトタイプの作成、テスト、最終製品のリリース）を視覚的に表すことで、各メンバーの役割とタイムラインを明確に共有できます。これにより、誤解やコミュニケーションミスによる手戻り作業が減り、スムーズな業務遂行が可能になります。
２．ガントチャート
次に、ガントチャートやカンバンボードなどのダイアグラムを使用することで、プロジェクトの進行状況を一目で把握できます。プロジェクトでは、ガントチャートを使って各タスクの開始日と終了日を視覚化することで、スケジュールの遅れや重複を避けることができます。いわゆる「予実管理」というやつです。
カンバンボードを使ってタスクを「To Do」「In Progress」「Done」の3つの列に分けて管理することで、チーム全員が作業の進捗状況をリアルタイムで把握でき、リソースの最適な配分やスケジュールの管理が容易になります。
３．バーンダウンチャート
ダイアグラムはチームメンバーのモチベーションを向上させることもできます。図解を使って進捗状況を視覚的に表示することで、チームメンバーが自分の貢献を明確に認識でき、やる気UPにつながります。
営業チームのパフォーマンスをバーンダウンチャートで表示し、月ごとの目標達成率を視覚化することで、チーム全員が達成感を共有しやすくなります。各メンバーが自分の進捗を確認し、目標に向かってどれだけ進んでいるかをリアルタイムで把握できるため、士気が向上します。
４．インフォグラフィック
インフォグラフィックを使うことで、複雑なデータを簡単に理解しやすくなります。例えば、マーケティングキャンペーンの成果を示すインフォグラフィックを作成し、キャンペーンの効果（ウェブサイトの訪問者数、コンバージョン率、売上増加など）を視覚的に表示することで、チーム全体がデータを直感的に把握できます。
これにより、情報をチーム全体で共有しやすくなり、全員が共通の理解を持つことができます。
図解の初心者必見！導入しやすいダイアグラム２選
では、ダイアグラムをどうやってプロジェクトに導入すればよいかについて考えましょう。初心者でも作りやすい、以下の2つのダイアグラムが特におすすめです。
１．マインドマップ
マインドマップとはテーマを中心に据えてから関連するアイデアを発散的に描くダイアグラムです。例えば、新しい製品をテーマにしたマインドマップでは、開発、マーケティング、販売戦略などに枝分かれします。
マインドマップは、ブレインストーミングやアイデアの整理に非常に役立ちます。生産性の面では、マインドマップを用いることで、業務上の問題解決や新しいプロジェクトの立ち上げにおいて、従来よりも生産性の高いアプローチを生み出すことが可能となります。
アイデアを多視点から構造化して可視化できるダイアグラムであるマインドマップは、思考の整理や新しいアイデアの発掘を容易にし、メンバー全員が自由に意見を出し合い、協力して新しい発想を生み出すための重要な手段となります。
２．スイムレーン
スイムレーンは、手順をカテゴリーに分けることで、目標達成のための構造的なフレームワークを提供するダイアグラムです。部署やチームごとにタスクを割り当てるのに役立ち、説明責任の明確化やチーム間の連携を促進します。
また、スイムレーン図は業務プロセスの可視化を通じて、無駄を省き、効率化を図るためのツールとしても効果的です。これにより、業務の流れを明確にし、各チームメンバーが自分の役割を理解しやすくなります。このような可視化されたプロセス管理により、チーム全体の生産性が向上し、目標達成に向けた効率的な作業が可能となります。
まとめ
図解は、業務の生産性を向上させるための強力な手段です。これらのツールを活用することで、コミュニケーションの明確化、業務の効率化、モチベーションの向上、データの理解と記憶が実現できます。
図解を取り入れることで、全体的な業務プロセスが改善され、生産性が飛躍的に向上します。ダイアグラムを活用し、仕事とプライベート、どちらも楽しめるビジネスパーソンにレベルアップしちゃいましょう。
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Metagramとは
Metagramは「日本を図解先進国」にするために代表：髙野雄一が立ち上げた個人事業活動です。図解には「あらゆるモノゴトを多視点から構造化して可視化する」チカラがあります。『ダイアグラム思考』を用いることで、個人の思考を深めるだけでなく、 人々のコミュニケーションを認識のズレなく円滑にすることができます。国や地域、業種や業界、年齢や役職を問わずに、 誰もが図解でコミュニケーションできる世界を目指します。
代表者：髙野雄一
代表者プロフィール：
1989年栃木県生まれ。
「日本を図解先進国にする」ためにMetagramを創立。アカデミアとビジネスの両サイドから図解のアプローチをし、「ダイアグラム思考」を創案。アカデミアでは、慶應義塾大学大学院SDM研究科の研究員として図解を研究し、東京理科大学オープンカレッジの講師として、ダイアグラム思考の普及活動を続けている。ビジネスでは、元富士通のデジタルコンサルタントとしての知見を活かしながら、図解を社会実装するためのトライ&エラーを最前線で繰り返している。2024年1月に書籍『ダイアグラム思考』（翔泳社）を出版。Amazonカテゴリで１位を獲得している。