【NotebookLM②】NotebookLMが変える！AI時代の社内コミュニケーションの常識

お疲れ様です。
ファンヴォイスの須田です。

前回に引き続き、「NotebookLM」の導入、活用についてお話したいと思います。

社内業務の効率化を進める上で、FAQの作成と管理は重要な課題の一つです。しかし、従来の方法では、情報をまとめるのに多くの時間と労力がかかっていました。そこで今回も「NotebookLM」を活用したFAQ作成の流れについてお話したいと思います。

「NotebookLM」を使えば、社内マニュアルや過去のFAQデータをアップロードするだけで、AIが自動的に重要なポイントを抽出し、FAQのベースを作成してくれます。

例えば、「クレーム対応の手順」や「返品ポリシー」に関する情報も、瞬時に要約され、FAQがすぐに完成するため、作業時間が大幅に短縮されます。さらに、チーム全体でリアルタイムに共有し、最新の情報を簡単に反映できるため、FAQの更新作業も効率的です。

では、NotebookLMを使った具体的なFAQ作成の流れについて簡単にご説明したいと思います。

NotebookLMを使ったFAQ作成の流れ
NotebookLMに社内のマニュアルや過去のFAQをアップロードすることで、AIが自動的に要約を生成し、FAQのベースを作成します。たとえば、「クレーム対応の手順」や「返品ポリシーに関するよくある質問」など、重要なポイントをすばやく抽出してくれるため、FAQの作成が非常に効率的です。

さらに、FAQの管理者が必要に応じて加筆・修正し、最新情報を反映することで、質の高いFAQが完成します。このプロセスは迅速で、作業時間が大幅に削減されました。

チームでの連携と情報共有
NotebookLMを使うことで、FAQの情報をチーム全体でリアルタイムに共有し、共同編集ができるようになりました。これにより、情報の一元管理が可能になり、全員が最新の情報にアクセスできる環境が整いました。さらに、部門間での情報共有がスムーズに行われるため、社内全体の業務効率が向上しました。

また、社内FAQはGoogleドライブの権限設定を利用して、アクセス制限をかけることができるため、必要なメンバーのみが閲覧・編集できるようになっています。これにより、情報の漏洩を防ぎながら安全にFAQを管理できます。

生産性の向上
NotebookLMを導入した結果、FAQ作成にかかる時間が大幅に短縮されました。これまでは数時間かかっていた作業が、数分で完了するようになり、その分、他の業務に時間を割くことができるようになりました。特に、FAQの更新が頻繁に必要なプロジェクトでは、このツールの導入が大いに役立っています。

FAQボットへの応用
NotebookLMで作成したFAQを、AIチャットボットにも応用しています。これにより、社員からのよくある質問にボットが自動で回答し、担当者の対応負担を軽減しています。社内チャットボットは、NotebookLMから生成されたFAQデータをベースにしており、社内の誰でも簡単に最新のFAQにアクセスできます。

まとめ
NotebookLMを導入することで、社内FAQの作成や管理が効率化され、社員間での情報共有もスムーズになりました。AIの力を活用しながら、機密情報の扱いには十分な配慮を行い、セキュリティを確保した上での運用が可能です。

NotebookLMは、FAQ作成だけでなく、他の社内文書やプロジェクト管理にも応用できるツールです。適切なセキュリティ対策を講じつつ、業務の効率化を実現できるNotebookLMを、今後は他の業務にも活用していきたいと思っています。

今回も最後までお読み頂きありがとうございました。
何かのご参考になれば幸いです。

すだのぶひこ

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