【1日24時間の限界を超える。】実際に試して、時間効率化の効果があった具体的な方法4選。by業務日報2307
0.はじめに
今年も変わらず日を追うごとにやることが多くなっていきます。
これはやりたい、実現したいことが多いのでしょうがいないのですが、やはり少しでもスピードを上げて、少しでも多くの作業をやりたいといつも考えています。
ここ1カ月ほど、新しいやり方を取り入れ、仕事のスピードが格段にアップしたので、僕が実行した4つの方法を備忘録的に書き綴りたいと思います。
1.GoogleドキュメントやDraftsでメッセージや長文テキストの叩きを移動中に音声入力で作成する。
1つ目は音声入力を利用することで、メッセージや長文テキストの叩き作成の時間を大幅に短縮できたことです。
移動中に音声入力でApple WatchからDraftsにメモをとったり、スマホでGoogleドキュメントにメッセージや長文テキストを音声入力で作成することで、テキスト入力に割いていた時間が驚くほど短縮出来ました。
全作業の6～7割はテキスト作成なので、移動中だけでなく、文章の叩き作りはまず音声入力で作ることはかなりおススメです。（最初は歩きながら一人で喋っている自分に照れてしまいます。）
2,朝晩タスクのリストアップ＆優先順位付け、Googleカレンダーでリマインドする。
基本5～6個のプロジェクトを同時並行で進めているので、ずっとマルチタスクで進んでいます。
朝、仕事を始める前と夜仕事を終える時にプライベートのタスクも含め、リストアップをして、優先順位を立てて、作業に入る。
仕事終わりに明日のタスクと優先順位を立てて、全てGoogleカレンダーでリマインドを掛ける。
これによって俗に言う「緊急だけど、重要じゃない」とか「緊急でも重要じゃない」ことに一切意識が行かなくなり、無駄な作業に時間を費やすことをかなり減らすことが出来ました。
ちなみにタスクのリストアップツールはGooglekeepとlinoがおススメです。
3.明確な分業化、役割分担を明確にして、徹底的に仕事を振ることにした。
最も効率化が上手く行ったと思うことが、徹底的に得意分野の仕事を適任者に振ったことです。
今まではまず自分でやってから、スタッフにお願いをしていましたが、完全に割り切って、「自分が経験するためにやる。」から「依頼する為のマニュアルを作るためにやる、」と自分がそのタスクに触れる時間をを最小限に抑えたことです。
誰でも一人でできることには24時間という限界がありますので、まず仕事を振ることを前提に考える様にしました。
一切のマイクロタスクを行わず、自分が行う仕事とスタッフに依頼する仕事を明確に区分しました。これにより僕もスタッフも自分がやること、人にお願いすることの役割分担がハッキリしたことで、僕だけでなく、社内全体の業務処理スピードが格段に速くなりました。
4.スタッフへのプロンプト（依頼内容）を精密化した。
依頼内容を伝える際に、まず目的と期待される結果を明確にする、その上で必要であればかなり細かな指示書（ほぼ手順書）を用意する様にしました。
更にニュアンスを伝えるためにこちらも必要に応じて音声ファイルをセットにしました。
電話コミュニケーションは他の内容も入る場合が出るので、あえて音声ファイルにしています。これにより質問もほぼ無く、スタッフの作業精度とスピードが大きく向上しました。
手順書＋音声ファイルの組み合わせは現時点でかなり効果が高い方法だと感じています。
このようにして、社内外問わず、ニュアンスも含めズレが出ない依頼が可能となり、自らが集中すべき業務に専念し、全体の作業効率を大幅に向上させることができました。
5.おわりに
仕事を始めてから、ほぼ毎日、時間効率化を高める努力をしてきたつもりでしたが、こう考えてみると、まだまだやっていないアイデアがあるんだなと感じました。
ということで、今後も引き続き、更なる効率化を追求したいと考えています。
また、新しい技術には常にアンテナを張って、取り入れながら、個人としても会社として、更なるスピードアップをしていきたいと改めて思うのでした。
今回も最後までお読み頂きありがとうございました。
何かのご参考になれば幸いです。
すだのぶひこ
6.参考情報
Googleドキュメント 音声で入力する
AppStore「Drafts」
Apple Watch
Googleカレンダー
Google Keep の使い方
オンライン付箋サービス – lino