【はじめてのエージェント説明会】実施までの全プロセスをまとめてみた
皆さんこんにちは 🙋🏻♀️ ポテンシャライトの阿部です。
ポテンシャライトでは、日頃からHRパートナーとして、採用企業さまそれぞれのニーズを伺いながら、多岐にわたるお仕事をご一緒させていただいております。
人事 / 採用担当の皆様からは、最近特に「エージェント企業（人材紹介企業）さまとのお付き合い」についてご相談をいただくケースが多いです。
🤔 < 多くのエージェントさまとお付き合い（ご契約）を開始したが、うち（採用企業さま）に注力してくれることが少なく、採用決定まで至らないんだよね。特に「最初の掴み = 企業 / 求人説明会」で場があまり盛り上がらなくて…💦 エージェントさまにどう思われているんだろうか…💦
もちろん、人事 / 採用担当としてエージェント各社さま向けの説明会に慣れている（もしくはエージェントご出身の方）も多いかと思います。
本noteでは、ベンチャー / スタートアップ向け企業様で「今週からどんどんエージェント各社さま開拓しておいて〜（by 経営陣）」などと「突拍子もなく採用活動のスタートダッシュを切らなければならない状況の方」を想定し、エージェントさま向けの説明会の実施方法を詳細にまとめてみました✨
※ 本noteでは、あくまでもポテンシャライトが日々採用のご支援をさせていただく中で感じた / 実施した内容を軸に執筆しております。”採用活動における一視点” として参考程度にご覧いただけますと幸いです。
では、早速はじめましょう！
1. エージェント説明会の重要性
早速ですが、いま、このタイミングで本noteをお読みいただいている方はおそらく「エージェント各社さまとの連携が重要」であることをすでに充分に理解されており、どのように「説明会を実践するか」が気になっているのではと想定しています。
筆者のnoteは前置きが長いことで話題になりつつあるので、今回は大幅なショートカットをして「本当に読んでいただきたい部分」をまとめようと思います。
なので…昨今の市場の変化については こちらのnote をぜひご覧ください！
また、本noteは こちらのnote の「超実践編」という位置付けで整理できればと思います。なぜ筆者が本noteでご紹介する手法をとっているのかの背景になりますので合わせてご覧ください。
いきなりポイントからまとめます。noteタイトルにもあるように「はじめてエージェント各社さま向けの説明会を実施される方」にはぜひ「開催における目的」「運営の障壁になりそうなポイント」と「その解消方法」を意識して読んでいただけたらと思います。
▼エージェント説明会について
- 開催の目的：
企業認知の向上（企業のファンになってもらう） / 求人の理解促進
- 課題 ：
目的達成が難しい上に、運用コスト（マインドシェア / 工数）が高い
上記のように感じられる方もいらっしゃるのではないでしょうか。うまく課題にぶつからないように目的を達成するためにはどうすればいいのか…。もちろん採用企業さまによって様々な解決方法があると思いますが、ポテンシャライトがこれまでに公開しているノウハウを用いながら整理していきます。
2. エージェント説明会「集客」「ご案内」「当日までの流れ」
本項では、エージェント説明会を実施する「準備パート」として「集客 / ご案内（連絡） / 当日までの流れ（スケジュール）」についてまとめます。
2-1. エージェント各社さまの「集客」
まずはじめに、設計する必要があるのが「どのタイプのエージェント説明会を開催するか」です。エージェント説明会を実施するには、具体的に2種類の方法があります。
▼ エージェント説明会の主な2タイプ
① ”個別”エージェントさま向け：1社さまに限定してのCA / RAを集める
② ”複数”エージェントさま向け：複数社さまの担当者（多くはRA）を集める
それぞれメリット / デメリットがあるかと思うので大まかにまとめると以下です。
▼ エージェント説明会の主な2タイプの「メリット / デメリット」
① ”個別”エージェントさま向け：1社さまに限定してのCA / RAを集める
- メリット ：個社限定的な情報 / ポジションを紹介できる
- デメリット：同時刻に複数名以上の参加者を集めることが難しい
② ”複数”エージェントさま向け：複数社さまの担当者（多くはRA）を集める
- メリット ：採用企業側の開催工数を削減できる
- デメリット：エージェント1社に対しての参加者が少なく情報共有が難しい
直近、ポテンシャライトにて運営させていただくエージェント説明会は「① ”個別”エージェントさま向け」が多いです。理由としては、フロントのエージェントご担当者さま”以外にも”採用企業さまをc直接知っていただく機会提供をするためです。（ただ、一定の運営コストはかかるのでご状況に合わせてご選択ください。）
また「どのエージェントさまにお声がけしたらいいのか」については こちらのnote にまとめております。合わせてご覧ください。
2-2. エージェント説明会の「ご案内方法」
エージェント説明会の実施が決定し、どのエージェントさまにお声がけするかを設計した後は「実際のお声がけ」となります。具体的にどのような内容にするべきか留意点をまとめます。
▼ エージェントさまへのご案内の留意点
① 参加するメリットはあるか？
② 参加しやすい曜日・時間帯か？
③ 参加意思（出席）を伝える方法は明確か？
それぞれ詳細を整理します。
▼ 詳細：エージェントさまへのご案内の留意点
① 参加するメリットはあるか？
- ●●というポジションの具体的な紹介イメージを掴むことが出来る
- ●●という特典がある
などといった「求人票 / 普段の連絡からは得られない情報や特典」があることが明確であると参加しやすいです。
② 参加しやすい曜日・時間帯か？
- 曜日：月金は対求職者連絡で忙しいことが多い
- 時間：午前中は連絡対応、18時以降は面談などが集中している ⇨ お昼 / 昼過ぎが好ましい
また、月末は「直近で進捗がある求職者」に注力していることがあるため（営業的な締日であるため）避けた方が良いとされています。
③ 参加意思（出席）を伝える方法は明確か？
- フォームに回答する
- メールに返信する
といった「参加するためのアクションが明確に記載されている」ことが重要です。意外と「よく読まないとどうアクションすればいいかわからない連絡」もあるので一度お送りする前に読み返してみましょう。
2-3. エージェント説明会の「当日までの流れ」
実際にエージェント説明会が決定してから、実施当日までの流れを整理します。連絡から余裕を持って2週間ほど期間があると、開催（採用企業さま）側の準備も充分に進められるのではないでしょうか。
▼ エージェント説明会までのスケジュール
=== 開催2週間前 ===
① 説明概要の決定
② お声がけエージェントの設定
③ エージェントさまお声がけ（日程調整）
④ 当日の開催概要のご案内（オンラインURLなど）
=== 開催1週間前 ===
⑤ 資料作成
⑥ アンケートフォーム作成
=== 開催3日前 ~ 当日 ===
⑦ リマインド：当日の開催概要のご案内
大枠のイメージとしては「参加概要のご案内」をしてから「個社のニーズに合わせて資料作成（ or 既存の資料をアレンジ）」出来るとベストかなと思います。
3. エージェント説明会「資料作成」「当日・実施中の流れ」
次に、エージェント説明会の中でも「ちょっと重めタスク」である資料作成から当日 / 実施中の流れをまとめます。複数の人事 / 採用担当の方から「エージェントさま向けの説明資料どうしましょう…💦」といったお悩みを伺うことも多く、心理的・工数的負担が多い項目なのではないでしょうか。
3-1. エージェント説明会の「資料作成」
実際に当日お話しする説明内容から「どんなことを盛り込んだら良いのか」について整理します。基本的な内容と「追加でお伝えできるとより良い内容」をまとめました。
▼ エージェント説明会の資料内容
- 基本的な項目
- ご挨拶
- 会社概要説明
- 採用計画と募集ポジション共有
- 質疑応答
- 追加でお伝えできるとより良い内容
- 募集背景 / ポジションの期待値説明
- 応募意思獲得のための訴求方法紹介
- 採用における「競走」企業との違い説明
※ 挿入した画像2枚は こちらのnote に詳細をまとめています。
ポイントとしては「エージェントさま一人ひとりが目の前の求職者に会社 / ポジション紹介ができるか」どうかです。具体的なトークイメージを持っていただくことが出来るかが重要なポイントとなっています。
具体的なお話しする内容イメージは、ぜひ こちらのnote をご参照ください。実際の説明会の個別事例をご紹介しております。
また「どうやってスライドに落とし込むか」については、合わせて こちらのnote をご覧ください。ポテンシャライトで実際に活用しているプラクティスをまとめています。
当日「グッと引き込まれるプレゼンテーション」を実施するためには、当然ながら資料だけではなく「話し方」も重要です。こちらのnote にもポイントとなるコミュニケーション手法についてまとめております。ご参考になれば幸いです。
3-2. エージェント説明会の「当日・実施中の流れ」
いよいよエージェント説明会の当日を迎えました。当日、及び実施中の流れについて整理します。
▼ エージェント説明会・実施の流れ
① 参加者よりご挨拶
② プレゼンテーション実施
③ 質疑応答
④ アンケート実施
⑤ ネクストアクションの提示
⑥ 終了のご挨拶
それぞれ詳細なポイントを記載します。
▼ 詳細：エージェント説明会・実施の流れ
① 参加者よりご挨拶
- 採用企業さまよりご挨拶、また1社複数名参加の説明会の場合、参加者を代表してご挨拶いただくと一方的な場とならずアイスブレイクになります。
② プレゼンテーション実施
- 長くても20分程度で一度休憩等を挟めると聞いている側の集中力が保たれます。
- よく「会社概要」と「採用ポジション紹介」で一度ブレイクを挟むことが多いです。
③ 質疑応答
- チャットで質問できる
- 口頭で質問できる
それぞれOKですとあらかじめお伝えできると「質問する側の心理的ハードルが下がり」より活発な質疑応答の時間となります。また、あらかじめ「よく●●について聞かれるのですが…」と人事 / 採用担当側からの「想定質問」を用意しておくと、当日あまり質問がなくて場が凍りつくことが避けられます。
④ アンケート実施
これは実施できると素晴らしい項目です。具体的なフィードバックをエージェントさま側から受ける機会が少ないため、直接アンケートとしてコメントをいただくことで採用活動に直結した気づきを得ることが可能です。
⑤ ネクストアクションの提示
- ATSから推薦していただきたい
- 不明点は「メール（ or 電話）で聞いてほしい」
など、エージェント説明会の目的に応じて採用企業さま側がエージェントさまにとっていただきたいアクションは異なるかと存じます。それぞれ明確な提示ができると「ただ説明会を聞いて終わり」にはなりません。
⑥ 終了のご挨拶
採用企業さま側からのメッセージとまではいきませんが、最後まで明るく締めくくることが出来ると、初めてお会いしたエージェントさま側の参加者の方にも好印象を持っていただくことが可能です。
4. エージェント説明会「実施後」「振り返り」「推薦までの流れ」
エージェント説明会を実施したあとは、誰もがほっと一息つきたくなるかと多います…！ですが、このタイミングでもう一踏ん張りできると、その後の求職者ご推薦に繋がるのでぜひ参考にしていただきたいです。
▼ エージェント説明会「実施後」のアクション
① お礼メールの送付
② アンケート結果の集計 / 質問への回答
それぞれ詳細をまとめます。お礼メール1つでも工夫できるポイントはたくさんあります。
▼ 詳細：エージェント説明会「実施後」のアクション
① お礼メールの送付
- 当日使用した資料の展開
- 特にご留意いただきたいポイントの再周知
- ご推薦までのアクション（ATSからの推薦方法など）の提示
など、ご参加いただいたことのお礼はもちろんですが、それぞれ「当日お伝えした要点」を再度まとめられると良いです。
また、当日はバタバタしてしまうことが想定されるので、お礼メールは下書きに用意できるとスムーズな送付が可能かと思います。
② アンケート結果の集計 / 質問への回答
説明会で実施したアンケートの結果集計は2~3日中に実施することをお勧めします。稀にアンケートの中に「エージェントさま側からの質問」などが記載されていることがあり（コメント記載欄とかにいただくことがあります）それらをもれなく対応するためにはご回答にも目を通すことが必要です。
また、フィードバックなどが速やかに反映されるなどはエージェントさま側からの印象UPにも繋がるため、ぜひ振り返りの実施をお願いします。
5. 最後に
いかがでしたでしょうか。本noteでは、具体的にエージェントさま向けの説明会をどのように実施したら良いかをまとめました。個社ごとの工夫ポイントなどは企業さまによって異なるかと思うので、ご担当者さまそれぞれのオリジナリティ溢れる説明会になると良いなと思っています。
今回ご紹介しきれなかった、エージェントさまを活用した採用については、ポテンシャライトも様々なnoteを公開しておりますので、それぞれのお悩みに合わせてぜひご覧ください！
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