ヒューマンタッチな採用オペレーションの裏側を公開！超具体的な仕組み化事例を3つ紹介します
「選考応募は増えたのですが、その結果採用オペレーションが追いつかなくって…」「テンプレばかりの採用オペレーションになってしまい、温かみが足りない気がするんです…」
※ 採用オペレーション = 面談面接の日程調整等、候補者様との連絡やりとり
こちらは最近いただいた採用オペレーションに関するお悩みです。ベンチャー / スタートアップ企業様でも、組織フェーズに合わせたオペレーション体制を整えていらっしゃるかと思いますが、どうすればより良い候補者様の選考体験に繋がるか…頭を抱える方が多いように感じています。
🤔 < どうすれば採用オペレーションが候補者体験を向上させ、且つ効率的に運用できるのだろうか？
採用オペレーションにおける半永久的な問いだと思います。そこで、上記のような「採用オペレーション」についてのお悩みを抱える方（またご興味がある方）へ向けて、参考になるような 具体的な仕組み化（＝効率化）事例 3つ を本noteにてご紹介できればと思います。
※ 本noteでは、あくまでもポテンシャライトが日々採用のご支援をさせていただく中で感じた / 実施した内容を軸に執筆しております。”採用活動における一視点” として参考程度にご覧いただけますと幸いです。
では、早速はじめましょう！
1. 採用オペレーションとは
採用オペレーションの仕組み化の方法をご紹介する前に、そもそもの「採用オペレーション」の定義とその範囲、また「どのような採用オペレーションが”良い”と評価されるか」の整理をしてみます。
1-1. 採用における「オペレーション」の定義
大前提として、本noteでの「採用オペレーション」を定義したいと思います。
上記の表において緑枠で囲っている内容を「採用オペレーション」と定義しています。
- 書類選考合否連絡
- 面接日時調整連絡
- 面接日時確定連絡/面接詳細情報連絡
- 面接前日リマインド連絡
- 面接後のお礼メッセージ
- 面接合否連絡
- 最終面接調整連絡
- 最終面接確定連絡/最終面接詳細連絡
- 内定連絡
- 日々の候補者様とのメッセージやり取り
応募から内定承諾に至るまでのメッセージ等の連絡やりとり全てが内包されています。こちらの場合分けと詳細なOX（Operation Experience）については、過去にもノウハウをアウトプットしておりますのでぜひ合わせてご覧いただきたいです。
付随して、こちらのnoteでは「採用オペレーションにおける業務改善」についてのノウハウをまとめています。本noteもこちらの内容を参考に、採用オペレーションに対して「どこ」を「どう」改善するかの観点を紐解いています。併せてご確認いただきたいです！
1-2. ”良い” 採用オペレーションの追求
多くの企業様では既に採用オペレーション体制が構築され、日々「もっと良くするためにはどうしたらいいか？」と試行錯誤されているかと思います。ベンチャー / スタートアップ領域に限らず、採用市場が激化する中で、選考の「体験設計」にこだわった企業様が多く存在しています。選考フローにおいて、他社よりも良い印象を与えられることが非常に重要な要素となっていると感じます。
では、”良い” 採用オペレーションとはなんでしょうか。
ポテンシャライトでは「滞留がないこと」と「人間味のあるコミュニケーションが取れているか」だと考えています。（多くの企業様と会話させていただく中で、やはり選考後の評価が高い企業様はこの2つが特によく設計されている印象です。）
この「滞留がないこと」と「人間味のあるコミュニケーションが取れていること」を分解すると…
滞留がないこと = 採用オペレーションの「設計」がうまくできている
一定の抜け漏れがないか、安定したパフォーマンスを発揮できるか
人間味のあるコミュニケーションが取れていること = オペレーティブになり過ぎる故に候補者様に対する「おもてなしの観点」が欠けていないこと
採用オペレーションを細かく設計をする一方で、個人（候補者様）に対しての丁寧で温かみのある対応ができているか
相反するような内容を並べていますが、どちらも等しく重要であり、どの候補者様にも一定以上のクオリティにて対応する必要があります。
つまり…
- 仕組み化できるところは徹底的に実施（滞留なしを実現する）
- 仕組み化して得た時間で、おもてなしを体現する（人間味のあるコミュニケーションをとる）
このバランスを上手く取ることができるか、採用オペレーション担当者（採用チーム）が一丸となって改善を続けることが重要だと思います。
上述した「おもてなし」の観点については、こちらのnoteにてかなり詳しく記載しておりますので、併せてご覧いただけますと幸いです。
2. ”仕組み化”が効果的な採用オペレーションフロー：3選
さて、ここからが本題です。（前提が長くなってしまいすみません💦）
より”良い”採用オペレーションを実現するための具体的な施策をご紹介します。
本noteにてフォーカスするのは、「滞留をなくす」そして「人間味のあるコミュニケーション」を実現するための土台になるような例だと思っています。また、まずはそもそもの「採用オペレーションを設計する」タイミングである方はこちらのnoteをご確認ください！以下の具体的な施策に入る前に必ず意識していただきたい内容が記載されています。
2-1. 対応の「優先順位」を明確に設定する
前項にてご紹介したように、採用オペレーションには数多くの対応事項が存在します。
- 書類選考合否連絡
- 面接日時調整連絡
- 面接日時確定連絡/面接詳細情報連絡
- 面接前日リマインド連絡
- 面接後のお礼メッセージ
- 面接合否連絡
- 最終面接調整連絡
- 最終面接確定連絡/最終面接詳細連絡
- 内定連絡
- 日々の候補者様とのメッセージやり取り
よく「どれから対応したら良いかわからず時間がかかってしまう」というご相談をいただくのですが、業務時間内に優先的に実施すべきアクションを整理してみましょう。
そして採用チームで共通認識を持つことによって、社内のみならず、候補者様や人材紹介エージェントの担当者とも円滑なコミュニケーションを図ることが可能です。
そこで、採用オペレーション業務をタスク管理でよく用いられる「緊急度」「重要度」でレベル分けしてみました。
毎朝、採用オペレーションの対応を開始するタイミングでこちらの優先順位を確認。その上で、順次対応をすることで「滞留」を極限に減らした対応が可能になるかと思います。
例）以下、5件の採用オペレーションを実施する場合の対応順序
- エージェントからの質問「副業の可否」について（一次日程面接FIX済み）
- 書類選考 合格した候補者2名 / 一次面接日程調整待ち
- 最終面接社内調整済み / 候補者連絡待ち
- 翌営業日の一次面接 3件の前日リマインド
- 新規応募 2件
回答）新規応募は即対応。残りは「重要度」「緊急度」の優先順位に基づき対応する
① 新規応募 2件 ⇨ 社内書類選考実施
② 書類選考 合格した候補者2名 / 一次面接日程調整待ち ⇨ 日程調整をする
③ 最終面接社内調整済み / 候補者連絡待ち
④ エージェントからの質問「副業の可否」について（一次日程面接FIX済み）
⑤ 翌営業日の一次面接 3件の前日リマインド
朝、採用オペレーション業務を開始したタイミングでこの優先順位に則って対応を行うことができると非常にスムーズです。ぜひ参考にしていただけますと幸いです。
2-2. 「ワークフロー」の活用（Slack事例）
次は、実際にツールを用いた仕組み化の事例です。多くのベンチャー / スタートアップ企業様にてコミュニケーションツール「Slack」を導入されているかと思います。今回は「ワークフロー」にフォーカスして事例をお伝えします。
例）労務関連書類の確認依頼
オファーレターなどはほとんど多くの場合、複数名が関与して確認作業を行っているかと思います。その際に、まずは「作成した文面を確認してもらう」。その後、作成書類が「確認OK」だった場合は「次アクションの担当者がメンションを受け取りスムーズに作業ができる」という部分に注目した仕組み化です。
▼ 本件における課題感
オファーレターは確認してもらえるが、次のアクションまでの「連携」がシームレスではなかった（※ 次のアクション = オファーレターの社内共有 / 面談の準備）
▼ 解決におけるポイント
次のアクション担当者が「漏れなく」メンションを受け取ること
▼ 具体的な解決方法（👆gifの詳細）
① オファーレターの「確認依頼」をワークフローから行う
② 確認は「ボタンの押下」にアクションを限定する
③ 次アクションの担当者は「ボタンの押下」がきっかけで自動的ににメンションを受け取る
④ オファーレターの展開アクションの実行
⑤ 完了報告もスレッド内の「ボタンの押下」にて完結させる
▼ 改善された内容 = 仕組み化した部分
- 誰かが「確認したことがわかる」
- 確認したという意思表示を「ボタン押下」に統一する
- 確認した人が、次の担当者をメンションしなくても「自動」でアクションが促される（ボタンを押下すると自動的にメンション付きメッセージが投稿される）
このように、何度も確実に発生する業務は整備をしてしまうと途端に工数削減が可能です。ワークフローの作成手順をインプットする、そしてワークフローを作成するという工数は十分にペイできると思っています。
他にも以下のような「週に複数回発生する採用オペレーション」に対してワークフローの導入が可能かと思います。いくつか記載します。
- 求人の新規公開 / 非公開（複数媒体への情報アップ）
- 日次での確認項目のリストアップ
- 書類選考のリマインド
筆者はワークフローによる仕組み化が大好きなのでよく作成しています。この他にもたくさん作っているので、ご興味がある方はぜひご連絡いただけますと嬉しいです🙌
2-3. （2名体制以上の場合）「音声」を用いた引き継ぎ
採用オペレーションにおける「滞留をなくす」ことについては、かなり見えてきたと思います。では続いて「人間味のあるコミュニケーション」はどのようにレベルアップさせるのか。
かなり長く思考してきたのですが、やはり「個人（採用オペレーター）がどのように文面を受け取り」そして「候補者（並びにエージェント）に対して何を伝えたいのか」これを正確に理解することが重要だと思っています。
一企業に在籍する採用オペレーター同士でさえも、文面のコミュニケーションだとどうしても認識や細かいニュアンスにギャップが生じてしまいます。（仕方ないことだと思っています。）
そのため、採用オペレーター2名体制以上の場合、または現場の面談面接官と採用オペレーターにて「音声」つまり実際に話して所感を補足することでより人間味のあるコミュニケーションが実現できると思います。
🤔 ＜ いやいや、余計に工数がかかるでしょ・・・！
Slackの音声メモはもちろん、よくloomというツールも使って「文章を補足する」ことを行っています。倍速でも再生できるので、何度もSlack文章をやりとりするよりも格段に効率は上がっているはずです。（ ⏩ loom はコチラ）
また、この「音声」での引き継ぎは必ずしもミーティング（同じ時間をその時に共有すること）でなくでも大丈夫です。重要なのは「個人的にこの文章や対応は●●として受け取っているので、▼▼ のような対応が良いと思う」と補足できる程度で構いません。
細かなニュアンスが伝わること、全員が共通認識を持つことでより手厚い採用オペレーション対応が可能になります。
3. 番外編：採用オペレーション担当者の心構え
さて、本項では番外編として「採用オペレーション担当者」としての心構えをご紹介できればと思います。心構え、といっても大袈裟なものではなく、採用オペレーションを担当された方であれば誰もが一度はご経験されるのではないか、という内容を記載します。意外と皆さんの多くが同じようなお悩みを抱えられたことがあるかもしれません。
3-1. 安心してください。リマインドは必ず発生するものです。
採用オペレーションを実施するときに、心苦しく感じるのは「候補者」と「社員」へのリマインドかと思います。滞留をなくすためとはいえ、採用オペレーションを実施する側から、「催促されているような感覚にならないか…」となかなかリマインドしにくいなと感じる方もいらっしゃるかと思います。
ここでぜひ心に留めていただきたいこととしては、丁寧かつ端的にお伝えすること、タイミングを設計することでそこまでリマインドを受け取る方は気にしていないこともあります。むしろ「助かる」といった言葉をいただくこともあります。
毎分毎秒のリマインドは、流石に気を悪くするかもしれませんが…。候補者様にとっても、社員の方にとっても、余裕を持って対応いただけることがより良い選考体験に繋がるため、少々心苦しいタイミングがあってもリマインドは実施いただけると良いかと思います。
3-2. 月曜日の午前は心と時間に余裕を。
月曜と祝日明けの初日、特に連休明けは大体連絡が多くて驚くものです。（きっと採用オペレーションをご担当いただいたことのあるどなたもご経験があるかと思います🙌）
予め「月曜は忙しくなるぞ」という心構えと、時間に余裕を持つことで、採用オペレーションでもミスが発生しにくくなると思いますし、採用選考における、おもてなしの観点を持つ余力が生まれるかと思います。ポテンシャライトからの企業様へのご支援では、月曜や祝日明けは採用オペレーション体制を一時的に増員する / 工数を増やすなどして対応することもあります。できるだけポジティブなマインドセットで対応できると、一つひとつのアクションも丁寧になるかと思います。
4. 最後に
「お気に入りのショップに行って素敵な店員さんと会話が盛り上がった時」「仲良しな美容師さんに最高なヘアスタイルにしてもらった時」など…あの「行って良かった〜✨」と思うあの瞬間が採用の選考体験でも実現できたらな…と、筆者は思っています。
採用オペレーションを追求することは、なかなか難しいですし、リソースにも限りがあるかと思います。その中でも、真摯にビジネスに取り組んでいらっしゃる企業様とそのビジネスを飛躍させるかもしれない候補者様をしっかりお繋ぎできるように、日々採用オペレーションの改善に努めています。また効果的な事例があれば、継続してnoteにてアウトプットしていきます🔥
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