オンラインイベント開催前にやっておくべき4つのこと

イベント情報局です☀︎

今回は、今後オンラインイベントの開催を考えている方向けに、オンラインイベントを開催する前に最低限やっておくべきことを書いていきます(^^)


オンラインイベントを開催する前にやっておくべきことは一つしかありません。


それは、事前準備です。

「準備8割、実行2割」という言葉があるように、何かを実行する際は実行する前の準備が非常に大切です。

たとえば、営業マンがお客さんに向かってプレゼンテーションを行う際、何も準備せずにいきなりプレゼンを行うことってありませんよね？😅

プレゼンをする前に事前にプレゼン用の資料作成をしたり、プレゼンの練習やイメトレをしてから本番のプレゼンに挑むのが普通です。
オンラインイベントもいきなり開催するのではなく、事前準備が必要不可欠です。


では、具体的に何を準備しておけば良いのでしょうか？

今回は、イベントの企画まで決まっている という前提で、最低限やっておくべきことを4つ、ご紹介していきます😌

◉事前準備その1
✔︎通信環境は問題ないか確認する
オンラインでイベントを行う場合、通信環境が整っているのが大前提になります。イベントの最中に主催側の通信状態が悪くなってしまうと、音声が途切れてしまったり、最悪の場合、イベントを一から再開し直さないといけなかったり、参加者の方々にストレスを与えてしまいかねません。
参加者の満足度を上げるためにも、オンラインイベントを開催される際は事前に通信が安定しているか、電波の状況が問題ないかは必ずチェックしておきましょう！

◉事前準備その2
✔︎マイクとスピーカーが正常に機能するかの確認
ホスト（主催）をされる場合は必ずマイクとスピーカーが機能するか確認しましょう。
これもオンラインイベントを行う場合は当然のことですね！
ウェビナーツールはZoomがおすすめです（Zoomがおすすめな理由はこちら）
インストールがまだの方はZoomをインストールするところから行いましょう！

◉事前準備その3
✔︎告知をする
イベントの企画が決まったら開催日時を決め、告知文を作成したらイベントポータルサイトに掲載しましょう。
オンラインイベントの増加に伴い、オンラインイベントを掲載できるサイトも増えてきてますので、ご自身のイベントの内容に合わせて、掲載先を変更してみても良いでしょう。


◉事前準備その4
✔︎会の流れをイメージしておく
どのような流れで会を進行していくのか、事前に頭の中でシミュレーションしておきましょう。
特に、オンラインで初めてイベントを開催する時はやはり緊張するものなので、事前に頭の中で流れをシミュレーションしておくことで、本番でも慌てずに済みます。
自分が納得いくまで何回もシミュレーションしてみてください。また、スムーズに進行するために "台本" を用意しておくのも手です。

以上、イベントの企画が決まっている 前提で最低限事前に準備しておくべきことをご紹介しました。

今後オンラインイベントを開催される方の参考になれば幸いです(*^_^*)

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