突然在宅勤務になったあなたへ、今日から始めるべき7つの習慣
このご時世に(このご時世だからだろうけど)タイムリーな記事があがったようなので、誰かの役に立てばと思いざっくり翻訳する。原文は以下から：
筆者は5年間以上在宅勤務をしており、その経験から得られた7つのTIPSを紹介している。
仕事専用のスペースを用意しよう
在宅勤務で一番大変なのは、気が散る要素が多いことだ。家族とか、ペットとか、キッチンとか。
なので、専用の仕事場スペースを用意することが極めて重要だ。専用の部屋があれば完璧だが、難しければ小さなデスクやテーブルを仕事専用に割り当ててもいい。大事なことは、ドアを閉めて独りになれる部屋を使うことである。
それも不可能であれば、良いノイズキャンセリングヘッドホンを買うか、使い捨ての耳栓でも用意しよう。
「勤務時間」の予定を決めよう
在宅勤務の良いところは、自分の予定を完全に自分で決められることである。しかしこれは、うまくやらないと時間や労力をたやすく浪費してしまう。
私の場合は、朝方 ―― コーヒーを一杯(あるいは二杯)飲んだあと ―― が一番仕事をするのに調子がいい。でも人によっては、朝はまず運動から始めるとか、先に私用を済ませたいだろうから、その場合は仕事に集中するのは午後から、あるいは夕方からにしても良いだろう。何度かパターンを試してみれば、どういうやり方が一番良いかすぐ見えてくるはずだ。
いつ仕事をするか、と同じくらい、いつ仕事をしないかを決めるのも重要である。在宅勤務の危険なところは、仕事と私生活とがごちゃまぜになり、常に「勤務中」の気分になってしまうことである。
これを避けるために、事前に仕事から「離脱」する時間を決めておこう。気持ちだけでも離脱することで、ワーク・ライフバランスを健康的に維持するのに貢献する。
仕事に集中する時間も決めておこう
一般的な勤務時間を決めるだけでなく、仕事に集中する時間も決めておくと良い。つまり、メールとかSlackとか、諸々のインスタントメッセージといった、いつもあなたのスマホにやってくるあらゆる通知に邪魔されずに仕事をする時間である。
私は9:30から12:00までを、深く考え事を必要とするような仕事にあてるための集中時間としている。この集中時間の間は、通知をすべてオフにして、やるべき作業に集中するのである。
「ダウンタイム」をメールや会議にあてよう
主要な時間を仕事集中時間に使うとしたら、メールへの返信や会議はいつやるべきだろうか？
私個人的には、朝の20分間をメール確認にあてている。ただ、返信をするのは緊急の用件に対してのみだ；緊急でないものについては午後に返信するようにしている。朝に読んだメール内容をしばらくの間頭の中に漬けておくことで、すぐに返信するよりもより適した返事ができることも多い。
会議についても、可能であれば午後に設定するようにしている。しかし、集中力を必要とするような非常に重要な会議は、朝の時間帯を使う。加えて、毎週決まった曜日にのみ会議を設定するように努めている(私の場合は火曜日と木曜日)。この仕組みにすることで、一週間を通じてより多くのことをこなせるようになった。
適切な休憩をとろう
人間は、活発な活動の合間に小休止をとることで最も効率よく作業をすすめられる、ということは数多の研究によって示されている。
しかし、休憩をとる間隔はどの程度が良いのだろうか？
答えは、状況による。個人個人で異なるし、取り組む仕事内容によっても異なる。私は、極度に集中して作業に取り組んでいるときに、ハンガリーの著名な心理学者ミハーリー チクセントミハーリー(Mihály Csíkszentmihályi)が「フロー(flow)」と表現する体験が始まることを発見した。この種のゾーンに入ると、食事や水分補給、さらにはトイレのためにさえ休憩をとることを忘れて働き続けられるのである。もっと簡単なタスクに取り組んでいるとき ―― 大量のメールをやっつけようとしているときとか ―― にはもっと頻繁に休憩をとっているのに、である。
大事なことは、あなたの心身をリフレッシュさせるために時間を確保することである。5分間から15分間といった小休止であっても、昼食のための正式な休憩時間と同様のリフレッシュ効果があるということは覚えておきたい。
(それから、水分不足にならないように、常にコップ一杯の水をデスクに置くのをお忘れなく)
散歩に行こう
散歩の効果を甘く見てはいけない。
自宅の周囲を一周するだけでも、そのときスタックしていた問題の解決に十分な場合もある。しかし、10分間から20分間、屋外で散歩する方がより効果的である。新鮮な空気と風景の変化の組み合わせは、創造性の向上にかけがえのないものだ。
コミュニケーションが大事
良い関係性は、良いコミュニケーションが基礎にあって成り立っている。
メールやインスタントメッセージに忙殺されないように気をつけてはいるものの、こういったツールは同僚との繋がりを維持するのにとても便利なものである。
そして、ZoomやSkypeといったオンライン会議ツールによって、音声だけでなく表情やボディランゲージも見えるようになったとはいえ、対面でのミーティングを本当に代替できるものはないのである。
---
さて、隔離生活を始める準備はできただろうか？在宅勤務のための新しい習慣を始めるにあたって、ここまで案内した7つのポイントを忘れずにいてもらいたい：
1. 仕事専用のスペースを用意しよう
2. 「勤務時間」の予定を決めよう(「離脱」する時間も)
3. 仕事に集中する時間も決めておこう
4. 「ダウンタイム」をメールや会議にあてよう
5. 適切な休憩をとろう
6. 散歩に行こう
7. コミュニケーションが大事
私を信じて、これらの簡単なステップに従っていけば、オフィスでの勤務に二度と戻りたくなくなることだろう。
そして、あなたの人生における仕事の効率も最高のものにできるだろう。