「とにかく時間が足りない、ギリギリになる」40代ベテランアシスタント女性との内省面談
「実録！リフレクション面談」
複数の会計事務所の所員の方が業務上で抱えている「どうやって上手くやったらいいかわからない」などのお困りごと、悩み事に対して「出口」を一緒に見つけている個別面談をしています。その具体的な内容をほぼそのまま掲載しますので貴所の面談や相談の参考になれば。
【面談のテーマ：どんなお困りごとだったのか？】
＊所長の顧客訪問時の指導に必要な「業績報告書」の作成を７社担当しているが（その他の担当もある）、とにかく時間が足りない。
お渡しするのが前日か、当日の車の中で説明する事も度々。毎日追われているので対策を立てようにも次々やる事を追いかけているのが精一杯な状態。
【面談した後、実際にどんな振り返りをしたのかの本人メッセージ】
１）「修正しないといけない、と気がついた点は何でしょうか？」
・自分の業務把握の認識が少し甘かった点があります
・自分で抱え込んでしまいやすい点があります。この点は所長やほかの方からも度々指摘を受ける点です。
２）「その気づきに対して、どんな行動をする必要がありますか？」
まず、自分の業務配分の整理が急務です。
業務の〆切に対してどう動くか？に意識がいっていなかったり、そもそも論として〆切の把握をせずに、いっぱいいっぱいになっているものがあったりがあります。
また、どうしても自分で抱えがちな傾向があるため、独りよがりな忙しさ、時間の使い方であることを内省しました。
３）「それをする事は、どんなメリットになりますか？」
自分のオーバーフローの場合は、結局は、所長や周囲の人間がすることになるため、その負担を減らすことが出来ます。
【面談での要点、考え方のポイント】
おそらく「振り返る」事なく、一生懸命に進んできた方なのだと思います。
大きな課題は、この事務所が個人の仕事の負荷が見えていないこと。
この事は急には変えられないが、個人本人としてできる事として「仕事の中で、一番手がかかる工程に対策を集中すること」を面談で洗い出ししました。
やる事いっぱい状態で一人だと振り返る時間もままならなくなります。
ビジネス面談のプロとの対話は、客観的に自分の仕事を「分解」し、ボトルネックに当たりをつけて、実行可能な取り組み方を変える部分を見つめて対処する作業をします。
振り返る時間を強制的に作る。結果、その方が絶対、近道です。
「分解」の考えと、取り組むべき箇所の影響を学んでもらいました。